هل تدور عجلاتك وأنت تحاول إنجاز المزيد من المهام؟ هل قائمة مهامك تفوق جهودك؟ من السهل أن تتخلف عن الركب وينتهي بك الأمر بالشعور بالإرهاق، ولكن إذا كان قرارك لعام 2024 هو معالجة كل شيء في قائمة مهامك، فقد تساعدك أنظمة الإنتاجية.
تتناسب أفضل أنظمة الإنتاجية بشكل طبيعي مع سير عملك، سواء كنت تحاول تنظيم حياتك الخاصة أو تحسين الإنتاجية في العمل. يمكنها مساعدتك في التغلب على المشتتات، والحفاظ على التركيز، وسحق قائمة المهام تلك.
ما هي أنظمة الإنتاجية المناسبة لك؟
استعد لرفع مستوى إنتاجيتك! اطلع على هذه الأنظمة الإنتاجية الـ 15 التي ستساعدك على تحقيق أهدافك هذا العام.
ما هي أنظمة الإنتاجية؟
قد يكون نظام الإنتاجية إطار عمل، أو طريقة، أو أداة مصممة لمساعدتك على إنجاز المهام بكفاءة أكبر.
تركز أنظمة الإنتاجية المختلفة على مساعدتك في التغلب على العقبات المختلفة. قد تعاني من المماطلة، أو التنظيم، أو الشعور بالإرهاق من قوائم مهامك. مهما كان ما يعيقك، فهناك نظام إنتاجية يمكنه مساعدتك في ذلك.
تذكر، على الرغم من ذلك، لا يوجد نظام إنتاجية مثالي! قد تحتاج إلى مزج ومطابقة أطر وأساليب وأدوات مختلفة لإنشاء نظام يساعدك على تحقيق أهدافك. ستساعدك تجربة بعض الأنظمة على معرفة ما يناسبك (وما لا يناسبك!).
15 نظامًا للإنتاجية لمساعدتك على إنجاز المزيد في عام 2024
1. تقنية بومودورو
خذ فترات راحة موقوتة باستخدام مؤقت ClickUp وتقنية بومودورو
إذا كنت تواجه صعوبة في الحفاظ على تركيزك أثناء العمل، فقد تساعدك تقنية بومودورو. يقسم هذا النظام الشائع لإدارة الوقت جدولك الزمني إلى فترات زمنية مركزة تليها استراحة لمدة 5 دقائق. بعد الانتهاء من أربع دورات من دورات بومودورو هذه، تأخذ استراحة أطول لتعود إلى العمل وأنت تشعر بالتركيز والانتعاش.
حقيقة ممتعة: بومودورو هي كلمة إيطالية تعني الطماطم. لماذا تسمي نظام إدارة الوقت باسم شيء تستخدمه في صلصة المارينارا؟ تقول الأسطورة - لقد ألهم مخترع النظام مخترع هذا النظام - مؤقِّت المطبخ على شكل طماطم.
2. طريقة إنجاز المهام (GTD)
طريقة "إنجاز المهام"، التي ابتكرها ديفيد ألين، هي نظام إنتاجية شائع يساعدك على إزالة الفوضى من عقلك والتركيز على مهامك. وإليك طريقة عمله:
- التقط كل ما تحتاج إليه وتريد القيام به عندما يخطر ببالك
- قم بالتوضيح من خلال وضع تلك العناصر في واحدة من ثلاث فئات:
- إجراء تالٍ (مهمة قابلة للتنفيذ الفوري)
- مشروع سيستغرق وقتاً طويلاً
- مادة مرجعية لوقت لاحق
- نظّم قائمتك، وقم بتجميع المهام المتشابهة معًا بناءً على الفئة والأهمية
- راجع قوائمك لإضافة عناصر جديدة أو تعديلها مع تغير أهدافك
- تفاعل مع قوائمك، بدءاً بالمهام الأكثر أهمية أولاً
يمكنك تخصيص نظام الإنتاجية المرن هذا لتلبية احتياجاتك والتكيف مع الأولويات المتغيرة.
هل تريد تجربته؟ تحقق من نموذج طريقة GTD المجاني هذا وشاهد كيف يعمل.
3. حظر الوقت
تتبع وقتك وجدولك الزمني بسهولة باستخدام قالب جدولة حظر الجدول الزمني من ClickUp
حظر الوقت هو أسلوب آخر لإدارة الوقت حيث يمكنك إنشاء مجموعات من الوقت في جدولك الزمني مخصصة لمشاريع أو مهام محددة. يمكنك التعامل مع جدولك الزمني كقائمة مهام.
كنظام للإنتاجية، يعد هذا نظامًا جيدًا إذا كانت لديك مشاكل في الحفاظ على التركيز، حيث يكون لديك مهمة واحدة فقط في جدولك الزمني في كل مرة. كما أنه يمكن أن يكون مرنًا للغاية من خلال السماح لك بتحديد أولويات المهام مع تغير أهدافك وطاقتك. يمكنك تجربته الآن مع هذا قالب مجاني لحظر الجدول الزمني .
4. كل هذا الضفدع
ألهمت مقولة لمارك توين هذه الطريقة الإنتاجية:
"إذا كانت وظيفتك هي أن تأكل ضفدعًا، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت مهمتك أن تأكل ضفدعين، فمن الأفضل أن تأكل الضفدع الأكبر أولاً."
تشجعك هذه الطريقة على "أكل الضفدع" أولًا أو القيام بالمهمة الأكثر تحديًا أو أهمية في اليوم أولًا. هذا نظام إنتاجي سليم للأشخاص الذين يماطلون أو الذين لديهم أكبر قدر من الطاقة في الصباح. من خلال إنجاز تلك المهمة الكبيرة أولاً، فإنك تمنح نفسك شعوراً بالإنجاز وتحدد مسار بقية اليوم.
5. نظام Zen to Done (ZTD)
رتب مهامك واعرضها باستخدام مرشحات مختلفة في قالب إدارة المهام ClickUp Task Management Template حتى تتمكن من البدء في بناء إجراءات إنتاجية أفضل ببطء من خلال نظام Zen to Done
يعمل نظام Zen to Done من خلال نهج بسيط للإنتاجية. فبدلاً من اتباع نظام إنتاجية معقد على الفور، يمكنك بناء عادات إنتاجية ببطء مع مرور الوقت.
ويستخدم بعض الأفكار نفسها في طريقة GTD من خلال البدء بالتقاط قوائم المهام وتوضيحها ومراجعتها. ولكنها تذهب خطوة أخرى إلى الأمام، حيث تشجعك على اليقظة الذهنية وتجعلك تركز على مهمة واحدة في كل مرة دون القلق بشأن ما سيأتي بعدها. قد لا تنجح هذه الطريقة مع مهام محددة، لكنها طريقة ممتازة لإضفاء الهدوء على الفوضى التي تعاني منها.
6. مصفوفة أيزنهاور للقرار
مصفوفة أيزنهاور للقرار، والمعروفة أيضًا باسم مصفوفة العاجل والمهم، هي مصفوفة لاتخاذ القرارات يمكن أن تساعدك على تحديد أهم مهامك لهذا اليوم. تنقسم المصفوفة إلى أربعة أرباع:
- المهام العاجلة والهامة: قم بها أولاً
- المهام غير العاجلة والهامة: خصص لها وقتًا في وقت لاحق
- المهام العاجلة وغير المهمة: فوضها للآخرين إن أمكن
- المهام غير العاجلة وغير المهمة: قم بحذفها من قائمة مهامك
تساعدك طريقة الإنتاجية هذه في الحفاظ على تركيزك على المهام المهمة والتخلص من المهام التي تشوش يومك. انظر كيف تقيس قائمة مهامك مع هذا قالب مصفوفة أيزنهاور المجاني .
7. تجميع المهام
تجميع المهام هي طريقة إنتاجية حيث تقوم بتجميع المهام المتشابهة وإكمالها في جلسة واحدة مركزة.
فبدلاً من الانتقال من المكالمات الهاتفية إلى رسائل البريد الإلكتروني إلى كتابة تقرير، فإنك تبقى في منطقة واحدة في نوع واحد من المهام. هذه طريقة رائعة لتقليل التبديل بين السياقات ومساعدتك على التركيز. استخدم تطبيق إدارة المهام لتتبع قائمة مهامك وتنظيم المهام المتشابهة معًا.
8. مهمة واحدة
تخلص من التبديل بين المهام من خلال العمل في ClickUp Docs، الذي يوفر جميع الأدوات والوظائف التي تحتاجها لإنشاء المستندات وإنجاز العمل وإتمام المهام دون التنقل بين منصات متعددة
قد يضرك تعدد المهام أكثر مما يساعدك. بدلاً من ذلك، جرّب القيام بمهمة واحدة. المهمة الواحدة هي طريقة للتركيز على مهمة واحدة وإنجازها في كل مرة. فأنت تعطي انتباهك الكامل للمهمة التي بين يديك، مما قد يؤدي إلى تقليل الأخطاء وزيادة جودة العمل. وقد يساعد أيضًا في تقليل الإرهاق الذهني والضغط النفسي.
9. طريقة آيفي لي
تُعد طريقة Ivy Lee أحد أنظمة الإنتاجية الأقدم في هذه القائمة، لكنها لا تزال تقنية رائعة لإدارة الوقت. ولاستخدام طريقة آيفي لي، عليك:
- اكتب ست مهام
- ترتيبها حسب الأهمية
- ابدأ يومك بالتركيز على المهمة الأولى فقط
- الانتقال إلى المهمة التالية في القائمة فقط عندما تنتهي من المهمة التالية
- ترحيل أي مهام غير منتهية إلى اليوم التالي
يمكن أن يكون التركيز على ست مهام يومية فقط طريقة رائعة لتحديد أولويات قائمة مهامك وتقليل الشعور بالإرهاق. إنه نظام بسيط وقابل للتكيف يمكن أن يجعلك أكثر انتباهاً لمهامك.
10. طريقة كانبان
كن أكثر إنتاجية مع طريقة عرض لوحة كانبان القابلة للتخصيص بالكامل
قد تكون طريقة كانبان أفضل نظام إنتاجية للمفكرين المرئيين. فهي تستخدم لوحة وبطاقات (أو ملاحظات لاصقة) لتنظيم المهام وإدارتها. تنتقل المهام عبر الفئات على لوحة كانبان تمثل سير عملك بشكل مرئي.
إنها أداة إنتاجية مفيدة تصلح للمشاريع الشخصية ومهام العمل ويمكن أن تساعدك في تحديد أماكن الاختناقات في سير عملك. إنها أيضًا طريقة رائعة للتعاون مع فرق العمل لأن الجميع يمكنهم رؤية المهام على اللوحة ونقلها عبر الفئات أثناء عملهم. هذا أيضًا نظام إنتاجية سهل التكيف مع بيئة افتراضية.
11. طريقة Inbox Zero
هل أنت غارق في البريد الإلكتروني؟ طريقة Inbox Zero للإنقاذ!
تشجعك استراتيجية الإنتاجية هذه على إبقاء صندوق بريدك الإلكتروني فارغاً (أو شبه فارغ) قدر الإمكان. فبدلاً من الاكتفاء بتنظيف صندوق بريدك الوارد من حين لآخر، يمكنك التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة عند وصولها لمنعها من التراكم.
هل تبدو هذه مهمة شاقة؟ من الأسهل أن تتعامل مع صندوق الوارد الخاص بك كمحطة طريق بدلاً من زنزانة احتجاز.
ستقرر كيفية معالجة كل رسالة بريد إلكتروني واردة من خلال الرد عليها أو تفويضها أو جدولتها أو أرشفتها أو حذفها. خصص وقتاً محدداً للتحقق من بريدك الإلكتروني بدلاً من الرد على كل رسالة حتى لا يقاطع البريد الإلكتروني سير عملك.
12. المهام الأكثر أهمية (MIT)
يمكن للفرق التعاون لتحديد المهام الأكثر أهمية في مهام ClickUp Tasks
يشجعك نظام إنتاجية المهام الأكثر أهمية على تحديد المهام الأكثر تأثيراً في اليوم والتركيز عليها. بدلاً من محاولة إنجاز العديد من العناصر، يمكنك التركيز على إنجاز العناصر الأكثر تأثيراً.
ببساطة، هذا ببساطة هو النوعية أكثر من الكمية. لاستخدام نظام الإنتاجية هذا، ستختار بعض المهام الأساسية التي تؤثر بشكل كبير على أهدافك الأكبر، ثم تركز وقتك على إنجاز تلك المهام والتخلص من المشتتات.
يمكنك بعد ذلك مراجعة MIT الخاص بك في نهاية اليوم وتحديد ما يجب القيام به غدًا. يمكن أن تكون هذه طريقة رائعة لتركيز وقتك وإحداث تأثير أكبر على مسؤولياتك الشخصية.
13. تدوين اليوميات
إذا كنت تحب مزج أنظمة الإنتاجية الخاصة بك مع القليل من الإبداع، فقد تقع في حب تدوين اليوميات النقطية. فبدلاً من القيام بكل شيء رقميًا، استخدم الورقة والقلم لتتبع جميع قوائم مهامك، واكتب قوائم بأفكارك وخططك ومهامك.
هذا النظام الإنتاجي قابل للتخصيص، بحيث يمكنك تضمين التسجيل السريع وإدارة المهام وتدوين اليوميات في دفتر واحد. يمكنك أيضًا استخدامه لتخطيط الأهداف طويلة الأجل أو تتبع العادات أو كنظام تقويم فريد من نوعه. هناك الكثير من الإلهام الرائع على الإنترنت حول استخدام دفتر اليوميات كنظام إنتاجية قوي.
14. نظام تقويم سينفيلد
يُعرف نظام تقويم سينفيلد أيضًا باسم طريقة "لا تكسر السلسلة" للإنتاجية. يركز نظام الإنتاجية هذا المستوحى من المسرحية الهزلية الكلاسيكية، على بناء الاتساق والزخم من خلال تتبع تقدمك بصرياً.
سوف تختار مهمة أو عادة أو هدفًا تريد إنجازه كل يوم، ثم تضع علامة X كبيرة على الأيام التي تنجزها في التقويم. الفكرة وراء هذه الطريقة هي أنك لا تريد كسر سلسلة علامات X على التقويم، لذلك تكون أكثر تحفيزًا لإنجاز مهمتك. إنها طريقة بسيطة لكنها قوية لتحفيز نفسك لتكون أكثر اتساقًا.
15. النظام الثلاثي اليومي
يشبه النظام الثلاثي اليومي طريقة معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا. باستخدام هذا النظام الإنتاجي، تختار أهم ثلاثة أشياء تريد إنجازها يوميًا.
يجب أن تؤثر المهام التي تختارها بشكل كبير على أهدافك، ولكن كن واقعيًا بشأن ما يمكنك تحقيقه. اكتب مهامك الثلاثة، ثم خصص وقتًا في جدولك الزمني للعمل عليها، مهمة واحدة في كل مرة. يمكن لهذا النظام البسيط لإدارة المهام أن يساعدك على التركيز وترتيب أولويات قائمة مهامك بلا رحمة.
الحفاظ على الإنتاجية مع ClickUp
يمكن لميزات إدارة المشاريع في ClickUp مساعدتك في إدارة أنماط الإنتاجية الشخصية وجهود الإنتاجية على مستوى الفريق
هناك الكثير من أنظمة الإنتاجية التي يمكنك الاختيار من بينها، ولكن النظام المناسب يساعدك على الشعور بمزيد من التنظيم والتركيز والتحكم في قائمة مهامك. فكّر في أسلوب عملك وأهدافك، واستخدم هذه الرؤية لمساعدتك في العثور على نظام يساعدك على أن تصبح أكثر إنتاجية. منصة ClickUp لإدارة المشاريع المساعدة من خلال تنفيذ أنظمة الإنتاجية الأكثر شيوعًا بسلاسة. وسواء كنت ترغب في استخدام حظر الوقت أو طريقة كانبان أو إنشاء نظامك الخاص، يمكنك القيام بذلك في ClickUp.
استخدم مكتبة القوالب المجانية لإنشاء مساحة عمل مصممة خصيصًا لتلبية احتياجاتك والتي تتضمن أدوات الإنتاجية التي تحتاجها لإنجاز كل شيء. قم بالعصف الذهني على اللوحات البيضاء في ClickUp، وتعاون في المستندات، وتتبع أبحاثك في الملاحظات. كل ذلك موجود في منصة ClickUp، لذا يمكنك أن تقول وداعاً للتبديل بين السياقات ومرحباً بالإنتاجية الشخصية.
يمكنك إضافة ClickUp AI إلى حسابك أيضًا! استخدم الذكاء الاصطناعي كمساعد شخصي، واطلب منه إنشاء مسودات بريد إلكتروني، أو تلخيص ملاحظات الاجتماعات، أو حتى إنشاء خطط تسويقية. ما كان يستغرق ساعات أصبح الآن يتم إنجازه في ثوانٍ، وفجأة تبدو مهامك اليومية أكثر سهولة في الإدارة.
تخلص من الفوضى واستمتع بوهج الكفاءة المنظمة مع ClickUp.