كيفية تنفيذ إدارة المشاريع المؤسسية

لنفترض أنه لم يتبق أمامك سوى يومين فقط على النشر، وأدركت أن البرنامج الذي كان من المفترض أن تسلمه لا يزال غير مكتمل ويحتاج إلى وقت وجهد إضافيين.

يبدو أن فريقي الواجهة الأمامية والخلفية لم يكونا متزامنين وفشلا في تقدير مدة المشروع بدقة.

أنت الآن عالق الآن مع منتج غير مكتمل، وفريق عمل مرهق، وعميل غير سعيد على الأرجح. ألا يبدو ذلك مؤلماً؟

تقدم إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) نهجًا منهجيًا لمواءمة المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية، وتحسين تخصيص الموارد، وضمان تسليم المشروع بشكل متسق في جميع أنحاء المؤسسة.

ولكن ما هي إدارة المشاريع المؤسسية بالضبط، وكيف يمكن أن تساعد في نجاح المشروع؟

ما هي إدارة المشاريع المؤسسية؟

إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) هي نهج لإدارة المشاريع والبرامج المتعددة عبر المؤسسة. إنها تتجاوز إدارة المشاريع الفردية بمعزل عن بعضها البعض وتركز على مواءمة جميع أنشطة المشاريع مع أهداف العمل والأهداف الاستراتيجية العامة للمؤسسة.

المنهجيات الشائعة في إدارة المشاريع المؤسسية

هناك منهجيات مختلفة تستخدمها الفرق عادةً لتنفيذ إدارة المشاريع المؤسسية. بعض المنهجيات الشائعة في إدارة المشاريع المؤسسية هي:

1. الرشيقة
2. الشلال
3. سداسية سيجما
4. اللين
5. كانبان
6. سكروم

قد تتساءل الآن كيف تختلف إدارة المشاريع المؤسسية عن إدارة المشاريع التقليدية.

بينما تركز الإدارة التقليدية للمشاريع على المشاريع الفردية، فإن إدارة المشاريع المؤسسية تركز على منهجية واحدة يمكن استخدامها على مستوى المؤسسة لكل مشروع، مما يحدد منهجية حل المشاكل.

ويمكن أن تكون هناك استثناءات تختلف فيها أنماط إدارة المشاريع في إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الفردية، ولكن يجب أن يتبع كل مشروع بشكل عام نفس المنهجية.

الاختلافات الرئيسية: الإدارة التقليدية للمشاريع مقابل إدارة المشاريع المؤسسية

• النطاق: تدير إدارة المشاريع المؤسسية إدارة المشاريع المتعددة في وقت واحد، في حين أن إدارة المشاريع التقليدية تتعامل عادةً مع مشروع واحد في كل مرة
• الهدف: تضمن إدارة المشاريع في إدارة المشاريع المؤسسية توافق جميع المشاريع مع الأهداف المؤسسية، في حين أن كل مشروع في إدارة المشاريع التقليدية هو مشكلة جديدة يجب حلها بطريقة مختلفة
• توحيد المعايير: تطبق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية عمليات موحدة في جميع أنحاء المنظمة، في حين أن إدارة المشاريع التقليدية تهدف إلى إكمال المشروع كيفما أمكن

فهم دور مدير المشروع المؤسسي ## فهم دور مدير المشروع المؤسسي

يعد مديرو المشاريع المؤسسية جزءًا من مكتب إدارة المشاريع المؤسسية ويلعبون دورًا أساسيًا في تنظيم المشاريع المعقدة داخل المؤسسة.

وفي حين أن مسؤوليات مدير المشروع المؤسسي يمكن أن تختلف وفقاً لحجم المؤسسة واحتياجاتها، إلا أن هناك واجبات محددة يجب أن يقوم بها في إطار دوره.

تشمل مسؤوليات مدير مشروع المؤسسة ما يلي:

• إدارة المحفظة: الإشراف على العديد من المشاريع والبرامج والمسؤولية عنها عبر فرق العمل
• تحسين الموارد: تخصيص الموارد بفعالية عبر مختلف المشاريع بحيث يتم تحسين عمل الجميع على أكمل وجه
• التوحيد القياسي: توحيد المعايير: تطبيق معايير متسقة وموحدةسير عمل إدارة المشاريع والممارسات في جميع أنحاء المنظمة
• مراقبة الأداء: تتبع مقاييس المشروع، والعمل على الانتكاسات، والإبلاغ عن التقدم المحرز والميزانية والجدول الزمني
• إدارة أصحاب المصلحة: التعامل مع المديرين التنفيذيين وأعضاء الفريق وكبار القادة والشركاء الخارجيين
• التحسين المستمر: تحديد مجالات تحسين العمليات والتأكد من أن الفرق تتبعها
• الإرشاد: الإرشاد: إرشاد وتثقيف مديري المشاريع والموظفين والإدارة حول طرق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية
• تطبيق التكنولوجيا: تنفيذ التكنولوجيا: اختيار ونشر المناسببرمجيات إدارة المشاريع المؤسسية* الحوكمة: ضمان الامتثال للسياسات التنظيمية
• التخطيط الاستراتيجي: المساهمة في تخطيط المشاريع على المدى الطويل بما يتوافق مع إدارة المشاريع المؤسسية

اقرأ أيضًا: أفضل 10 برامج لأتمتة التسويق للمؤسسات في عام 2024

مكونات إدارة المشاريع المؤسسية

يتألف نظام إدارة المشاريع المؤسسية من سبعة مكونات حددها معهد إدارة المشاريع (PMI) . دعونا نحاول فهم كل مكون من خلال تخيل إدارة المشاريع المؤسسية كآلة دقيقة.

في داخلها لدينا

• تحليل المخاطر: الماسح الضوئي اليقظ، الذي يكتشف المزالق والفرص المحتملة قبلتنفيذ المشروع. وهذا يساعد مديري المشروع على اتخاذ خطوات مستنيرة والاستعداد لأي انتكاسات محتملة
• تقدير المشروع: يستخدم المتنبئ بيانات المخاطر والتاريخ لتحديد جداول زمنية واقعية واحتياجات من الموارد. وهذا يساعد مديري المشاريع على معرفة ما إذا كانت الموارد والوقت اللازمين لإكمال المشروع كافيين
• مراجعات المشروع: مراقبة الجودة ومقارنة الأداء بالتقديرات وإجراء التعديلات. في حالة حدوث زحف في النطاق أو أي انتكاسات أخرى خلال المشروع، تساعد هذه الخطوة مديري المشروع على التدخل والمراجعة وإعادة الجميع إلى المسار الصحيح
• التدريب على إدارة المشروع: العقل المتطور والتعلم من التجارب لتحسين الأداء في المستقبل. يساعد التدريب على إدارة المشروع من قبل مكتب إدارة المشاريع في المؤسسة على تدريب الجميع في الفريق للبقاء على نفس الصفحة
• إدارة المشاكل المتطورة: يعالج حلال المشاكل التحديات المعقدة من خلال إنشاء عمليات لحل كل مشكلة أو عقبة. يصبح مكتب إدارة المشاريع المؤسسية هو صانع القرار أو الوسيط خلال هذه التحديات
• تتبع الوقت: يقيس الكرونومتر الوقت الذي يستغرقه إكمال المهام والمشاريع للتقديرات والمراجعات الحالية والمستقبلية. وعادةً ما يكون مكتب إدارة المشاريع المؤسسية مسؤولاً عن تحليل الجداول الزمنية
• برنامج إدارة المشاريع المؤسسية: الجهاز العصبي المركزي الذي يربط بين جميع المكونات ويضمن التدفق السلس للمعلومات من أجل نجاح المشروع. يعمل برنامج إدارة المشاريع المؤسسية كمصدر وحيد للحقيقة مع سجل لجميع الوثائق والمشاريع والمهام والعمليات وأي أجزاء أخرى من المشاريع

تعمل هذه الأجزاء في تناغم، حيث يعمل كل منها على تعزيز الأجزاء الأخرى. يغذي تحليل المخاطر التقدير، ويضع خطوط الأساس للمراجعات. تغذي المراجعات التدريب، مما يعزز الكفاءة الكلية. تستخلص المشكلات المتصاعدة رؤى من جميع المكونات، بينما يحافظ تتبع الوقت على مزامنة كل شيء.

تعمل أدوات برمجيات إدارة المشاريع المؤسسية في جوهرها على تسهيل التواصل السلس وتوفر مكانًا لجميع معلومات المشروع والوثائق والسجلات.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 أدوات برمجية لتخطيط موارد المؤسسات لتخطيط الموارد في عام 2024

فوائد إدارة المشاريع المؤسسية

مع توسع المؤسسة وتطوير فرق عمل مختلفة، غالبًا ما ينتهي الأمر بهذه الفرق إلى العمل في صوامع. كمؤسسة متنامية، يجب أن تحافظ على الزخم من خلال توقع أي انتكاسات وحل المشاكل أثناء سير العمل.

هذا هو بالضبط سبب أهمية إدارة المشاريع المؤسسية. فهي تساعدك على إنشاء جميع عملياتك، وتتبع كيفية إنجاز العمل ومعالجة التحديات، و وجود مكتب مخصص لإدارة المشاريع المؤسسية لضمان إنجاز ذلك.

لنلقِ نظرة على بعض الفوائد الأخرى لإدارة المشاريع المؤسسية:

• يضمن مواءمة جميع المشاريع ومساهمتها في النجاح المؤسسي وليس فقط النجاح الفردي أو الجماعي
• تحسن تخصيص الموارد في جميع أنحاء المؤسسة بحيث يكون هناك مجال أقل للعمليات المهدرة
• تؤدي إلى وفورات كبيرة في التكاليف من خلال إدارة أفضل للموارد
• يوفر رؤى تستند إلى البيانات من أجل اتخاذ قرارات أفضل بشأن المشاريع
• يقوم بتوحيد العمليات ويقلل من ازدواجية الجهود بحيث يعرف الجميع ما يفترض بهم القيام به
• يعزز رؤية المشروع والتواصل بين أصحاب المصلحة وفرق العمل
• يؤهل المؤسسات للاستجابة بشكل أفضل لتغيرات السوق وكذلك المنافسة
• يعزز ثقافة مشاركة المعرفة في جميع أنحاء المؤسسة

اقرأ أيضًا: أفضل 10 برامج لإدارة سير عمل المؤسسات في عام 2024

التحديات في تنفيذ إدارة سير العمل المؤسسي ## التحديات في تنفيذ إدارة سير العمل المؤسسي

نظرًا لأن إدارة المشاريع المؤسسية يتم تنفيذها على المستوى التنظيمي، فلا بد أن تكون هناك بعض التحديات.

وتشمل بعض هذه التحديات ما يلي:

• المقاومة التنظيمية: قد يقاوم الموظفون التغييرات في طرق العمل المعمول بها
• التعقيد: يمكن أن تكون أنظمة إدارة المشاريع المؤسسية معقدة أو صعبة التنفيذ
• مشكلات التكامل: قد يكون دمج إدارة المشاريع المؤسسية مع الأنظمة والأدوات الحالية أمرًا صعبًا
• التحول الثقافي: غالبًا ما تتطلب إدارة المشاريع المؤسسية الإلكترونية لإدارة المشاريع تحولًا نحو المزيد من الشفافية والتعاون
• التكلفة: يمكن أن يتطلب تنفيذ نظام إدارة الإدارة الإلكترونية وإدارة المشاريع استثمارًا أوليًا كبيرًا، وهو أمر قد لا تملكه الشركات الصغيرة
• جودة البيانات: قد يكون ضمان الحصول على بيانات متسقة وعالية الجودة في جميع المشاريع أمراً صعباً
• الثغرات في المهارات: قد تفتقر المؤسسات إلى الخبرة اللازمة لتنفيذ إدارة المخاطر والأداء بفعالية وقد تحتاج إلى استثمار المزيد في التدريب أو التوظيف
• قياس العائد على الاستثمار: قد يكون إثبات العائد على الاستثمار صعباً على المدى القصير

اقرأ أيضًا: 15 قالب مجاني للعلامات التجارية لفرق التسويق والإبداع

كيفية تنفيذ إدارة المشاريع المؤسسية

تُعد برمجيات إدارة المشاريع بمثابة العمود الفقري الرقمي الذي يدعم ويعزز عملية إدارة المشاريع المؤسسية بأكملها. تتجاوز مجموعة الأدوات المتطورة هذه مجرد تتبع المهام البسيطة وتوفر مجموعة شاملة من الميزات لتبسيط البيئات المعقدة والمتعددة المشاريع.

توفر برمجيات إدارة المشاريع الإلكترونية في جوهرها منصة مركزية ل تخزين بيانات المشروع وإدارتها، مما يضمن حصول جميع أصحاب المصلحة على وصول إلى أحدث المعلومات.

إنه برنامج في الوقت الحقيقي أداة تعاون مؤسسي ، تحطيم الصوامع بين فرق متعددة الوظائف والأقسام، وهو أمر بالغ الأهمية في إعدادات المؤسسات واسعة النطاق.

تسمح قدرات إدارة الموارد المتقدمة لبرنامج إدارة الموارد المتقدمة بالتخصيص الأمثل للموظفين والأصول عبر مشاريع متعددة، مما يمنع الاختناقات والتوزيع الكلي.

تساعد ميزات إعداد التقارير والتحليلات القوية في تحويل البيانات الأولية إلى رؤى قابلة للتنفيذ، مما يتيح اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات على مستوى المشروع والمحفظة. لذا، إذا كنت تفكر في استخدام أداة لإدارة المشاريع، فكيف تختار الأداة المناسبة؟

ضع في اعتبارك عوامل مثل:

• قابلية التوسع والمرونة
• سهولة الاستخدام
• قدرات التكامل
• ميزات إعداد التقارير والتحليلات
• إمكانية الوصول إلى الأجهزة المحمولة
• دعم البائعين وسمعتهم

واحد من هذا القبيل برنامج مجاني لإدارة المشاريع الذي يقدم كل هذا وأكثر هو انقر فوق .

إدارة وإنجاز مشاريع متعددة في الوقت المحدد مع ClickUp لإدارة المشاريع كليك أب لإدارة المشاريع تتجاوز إدارة المهام التقليدية. فهي توفر منصة مرنة لتنظيم المشاريع مهما كان حجمها وتعقيدها والتعاون فيها وتتبعها.

تقدم الميزات التالية لتنفيذ إدارة المشاريع المؤسسية:

1. ClickUp Dashboards

قم بتخصيص لوحات معلومات مشروعك لتحقيق نجاحك باستخدام ClickUp Dashboards لوحات معلومات ClickUp Dashboards تمكّن أعضاء الفريق من إضافة المهام، وعرض الأهداف، والتواصل مع أعضاء الفريق، وتتبع التقدم المحرز في لمحة سريعة. وهذا يجعل من السهل والفعال للغاية بالنسبة لمسؤولي إدارة المشاريع متابعة كل مشروع جارٍ.

2. ClickUp Docs

تسجيل جميع المعلومات المهمة المتعلقة بكل مشروع في مكان واحد على ClickUp Docs

استخدم مستندات ClickUp لتسجيل جميع عملياتك الرسمية وعقودك وإجراءات التشغيل الموحدة وغيرها من المستندات المهمة، بحيث تكون في متناول يدك في مكان واحد.

يمكن أن تكون المستندات ذات فائدة كبيرة في التدريب على إدارة المشاريع - وهو عنصر أساسي في استراتيجية إدارة المشاريع - لتخزين البيانات التاريخية لعمليات إدارة المشاريع والرجوع إليها في حالة وجود اختناقات.

3. تتبع وقت المشروع الخاص بـ ClickUp

قم بتقدير الجداول الزمنية لمشروعك بشكل صحيح باستخدام ClickUp Project Time Tracking تتبع وقت مشروع ClickUp لتتبع وقت المشروع يجعل من السهل معرفة الوقت المستغرق لإنهاء مشروع ما. تتبع الوقت الذي تستغرقه لإكمال مهمة أو مشروع ما حتى يسهل عليك تقدير الجداول الزمنية للمشاريع المماثلة في المستقبل.

4. قالب إدارة المشاريع الخاص بـ ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب إدارة المشاريع الخاص بـ ClickUp

تقدم ClickUp أيضًا قوالب معدة مسبقًا لمشاريعك. على سبيل المثال، استخدم قالب إدارة المشاريع الخاص ب ClickUp لتحسين سير عملك بدءًا من التفكير إلى التنفيذ والتسليم النهائي.

يتيح لك هذا القالب ما يلي:

• التخطيط والتصور لكل مرحلة، بدءاً من العصف الذهني إلى دورات حياة المشروع
• مواءمة الفريق والموارد من أجل التعاون السلس وإنجاز المشروع بكفاءة
• تتبع التقدم المحرز والأهداف لضمان التسليم في الوقت المناسب وبميزانية مناسبة

5. مؤسسة كليك أب

الاستفادة من قابلية التوسع، والأمان، والموثوقية مع ClickUp's Enterprise ClickUp's Enterprise هو الحل لجميع احتياجات إدارة مشروعك المؤسسي!

باستخدام هذه الميزة، يمكنك:

• تأكد من أن عملياتك لا تتأثر أبدًا مع ضمان وقت تشغيل ClickUp's Enterprise بنسبة 99.9% مما يحافظ على سير عملك بسلاسة ودون انقطاع
• استفد من تقنية RapidViews DB™ الحصرية للحصول على قابلية توسع وأداء لا مثيل لها في أي حل آخر
• حماية بياناتك، وإدارة الوصول، وتكوين الأذونات، والحفاظ على سجل نشاط شامل باستخدام أدواتنا المدمجة
• ادعم أي فريق، بغض النظر عن حجمه أو تعقيده، بمرونة ومعايير ونطاق لا مثيل له
• احصل على رؤية واضحة بدءًا من الخطط الاستراتيجية إلى التنفيذ اليومي، مع توفير مصدر واحد للتحديثات والمخاطر والتقدم المحرز
• تشفير وحماية والامتثال لقانون HIPAA واللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ودرع الخصوصية وغير ذلك لضمان أمان بياناتك

نصائح لتحسين استراتيجية إدارة الأصول والعمليات الإلكترونية الخاصة بك

• ابدأ بتطبيق صغير النطاق لحلول إدارة المخاطر والأداء الإلكتروني والمحاسبة: حدد مصدر قلق أساسي وحاول معالجته/حلّه باستخدام إدارة المخاطر والأداء الإلكتروني والمحاسبة على نطاق صغير. قم بتوثيق ما تعلمته من التجربة، وقم بتكرارها، وحدد أفضل الممارسات لتوسيع نطاقها عبر الفرق. يمكنك استخدامClickUp Goals لإنشاء وتتبع التقدم المحرز نحو أهداف محددة خلال هذا الوقت
• استثمر في تدريب شامل لجميع أعضاء الفريق: من مسرد مصطلحات إدارة المشاريع الإلكترونية إلى أنواع الاجتماعات المحددة وإيقاع التواصل، تأكد من أن فريقك يعرف ما هو متوقع منهم في كل مرحلة. استفد من ClickUp Docs كمستودع مركزي لتخزين هذه المعلومات
• إرساء حوكمة واضحة من خلال تحديد الأدوار وعمليات اتخاذ القرار: عند اختبار إطار عمل إدارة المشاريع، تجنب أي مجال للارتباك. قم بتوثيق الأدوار والمسؤوليات ومسارات التصعيد بوضوح في مستند مشترك. يمكنك استخدامقالب مصفوفة الأدوار والمسؤوليات الخاصة بـ ClickUp's RACI Matrix لهذا الغرض

تنزيل هذا القالب

قم بتعيين المسؤوليات للأفراد المناسبين باستخدام قالب مصفوفة الأدوار والمسؤوليات في ClickUp

• وضع خطة لمعالجة مقاومة التغيير وإدارتها: وضع خطة للتواصل لشرح سبب تطبيق إدارة المشاريع وحوافزها وكيف من المتوقع أن تساعد في تقريب الفريق من الأهداف الأكبر. قم بتخصيص اجتماعات لجلسات الأسئلة والأجوبة وتوفير أكبر قدر ممكن من الوضوح. سيساعد مثل هذا النهج التعاوني في تقليل أي مقاومة
• استخدم ميزات إعداد التقارير وتحليلات البيانات لاكتساب الرؤى: استخدم أدوات مثل لوحة معلومات ClickUp Dashboard لتتبع المقاييس الرئيسية عبر المشاريع. اربط كل هدف من أهداف المشروع بمقياس محدد حتى تعرف بالضبط نوع التأثير الذي تحققه
• عزز العمل الجماعي والتعاون متعدد الوظائف: استضف اجتماعات أو هاكاثونات مشتركة بين الأقسام لتبادل الأفكار أو حل المشكلات مع الفرق الأخرى في مؤسستك. سيساعد هذا الأمر على تعزيز التعاون وتسهيل توسيع نطاق استراتيجيات إدارة المخاطر والأداء المؤسسي عبر الشركة
• حافظ على المرونة للتكيف مع احتياجات العمل المتغيرة: أخيرًا وليس آخرًا، تأكد من أن استراتيجية إدارة وحساب وإدارة المشاريع تتماشى مع أهداف العمل. وينبغي أن ينعكس أي تغيير في هذا الاتجاه على الفور في خطة مشروعك حتى تتمكن من تحقيق نتائج يمكن أن تحدث فرقًا حقيقيًا

اقرأ أيضًا: أفضل 10 حلول برمجيات B2B SaaS للمؤسسات لعام 2024

نشر إدارة المشاريع المؤسسية مع ClickUp

يعد تنفيذ إدارة المشاريع المؤسسية رحلة عمل تحويلية يمكن أن تعزز بشكل كبير قدرة المؤسسة على تنفيذ المشاريع بنجاح وتحقيق الأهداف. وعلى الرغم من أن العملية قد تكون صعبة، إلا أن تحسين الكفاءة والاستخدام الأفضل للموارد والمواءمة الاستراتيجية تجعلها استثمارًا جديرًا بالاهتمام.

لقد جعلت أدوات مثل ClickUp من عملية إدارة المشاريع وإدارة الأداء المؤسسي EPM سهلة التنفيذ بشكل كبير في جميع المؤسسات. من خلال الاستفادة من ميزات ClickUp القابلة للتخصيص، يمكن للمؤسسات إنشاء تدفقات عمل مخصصة، وتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية، وإنشاء تقارير شاملة لدعم اتخاذ القرارات الفعالة والمواءمة الاستراتيجية. اشترك في ClickUp اليوم وقم بتحويل عملية إدارة مشروعك!