عندما تدير المشاريع من أجل كسب الرزق، فإن المهارات التنظيمية الطبيعية والتخطيط الجيد لن تأخذك إلى أبعد من ذلك. فنادراً ما تسير البرامج بشكل مثالي - ومعرفة كيفية التعامل مع التحديات أمر أساسي.
ولهذا السبب يلجأ العديد من المتخصصين في إدارة المشاريع إلى دليل إدارة المشاريع PMBOK لزيادة فعاليتهم وتحقيق أهداف مشاريعهم. وهو اختصار لـ "مجموعة معارف إدارة المشاريع"، وقد أصبح PMBOK مصدرًا أساسيًا لإدارة المشاريع الناجحة. 🎯
سنستكشف هنا خلفية PMBOK، ونلقي نظرة على بعض منهجيات وعمليات إدارة المشاريع، ونشارك بعض النصائح لتطبيق PMBOK بنجاح في بيئة عملك.
ما هو PMBOK في إدارة المشاريع؟
معهد إدارة المشاريع، أو اختصاراً PMI، هو جمعية غير ربحية تضم متخصصين في إدارة المشاريع، تأسست عام 1969. ويُعرف قانونياً باسم معهد إدارة المشاريع، ويديره الأعضاء ويشرف على معايير الصناعة.
ويعرّف معهد إدارة المشاريع إدارة المشاريع على النحو التالي:
" إدارة المشاريع هي ممارسة استخدام المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لإكمال سلسلة من المهام لتقديم القيمة وتحقيق النتيجة المرجوة."
في الثمانينيات، قرر معهد إدارة المشاريع وضع بعض المعايير الأساسية لممارسة إدارة المشاريع. وعلى هذا النحو، قام المعهد بتطوير مجموعة من المصطلحات، بالإضافة إلى مبادئ إدارة المشاريع، والمبادئ التوجيهية، وأفضل الممارسات. ويُعرف ذلك باسم "مجموعة معارف إدارة المشاريع". 📚
تصف خطة وإطار عمل إدارة المشروع مجالات المعرفة الأساسية ومجموعات العمليات التي تشكل دورة حياة المشروع. وفي هذا الإطار، يسمح بمجموعة من المنهجيات لإدارة المشاريع - على سبيل المثال، نهج الشلال أو النهج الرشيق.
ما هو دليل PMBOK® Guide؟
إن دليل PMBOK® Guide هو كتاب لإدارة المشاريع يوثق جميع مبادئ وممارسات PMBOK، وهو بمثابة دليل لمجموعة معارف إدارة المشاريع. وقد تم نشره لأول مرة من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI) في عام 1987 ثم في عام 1996 في شكل كتاب.
في حين أن هناك العديد من كتب إدارة المشاريع في هذه الأيام، هذا هو "الكتاب المقدس" في هذا المجال يقرأ مديرو المشاريع في جميع أنحاء العالم دليل PMBOK® Guide ويطبقونه كل يوم لمساعدتهم على تحقيق نتائج مشاريعهم والتعامل مع تحديات إدارة المشاريع . 🚧
تجدر الإشارة إلى أن هذه الإرشادات تتطور باستمرار بسبب التكنولوجيا الجديدة وتغيرات السوق وتغير المناهج. تم نشر الطبعة الخامسة والطبعة السادسة من دليل PMBOK® Edition الخامس والطبعة السادسة في عامي 2013 و2017 على التوالي - ولكنهما قديمان بالفعل.
وبناءً على ذلك، فإن دليل PMBOK® Guide-Seventh Edition تمت مراجعته في عام 2021 لمكان العمل الحديث، مع التركيز على الفطنة والابتكار والاستباقية. يتم نشره الآن باللغة الإنجليزية، بالإضافة إلى 10 لغات أخرى، بما في ذلك الإسبانية والفرنسية واليابانية والعربية. 🌎
- أصحاب المصلحة
- فريق العمل
- نهج التطوير ودورة الحياة
- التخطيط
- عمل المشروع
- التسليم
- القياس
- عدم اليقين
يتضمن دليل الممارسة أيضاً مجموعة من مناهج إدارة المشاريع ويقدم نصائح لتكييف مناهج إدارة المشاريع وعمليات إدارة المشاريع.
دور PMBOK في إدارة المشاريع
يضع دليل ممارسات إدارة المشاريع PMBOK معيارًا لممارسات إدارة المشاريع ويوفر للمتخصصين في هذا المجال جميع مبادئ إدارة المشاريع والأدوات التي يحتاجونها للإدارة الفعالة للمشروع.
كما أنها بمثابة أساس للشهادات المهنية، مثل:
- مستوى المبتدئينمساعد معتمد في إدارة المشاريعأو CAPM
- الأكثر تخصصًا في إدارة المشاريع الرشيقةالممارس المعتمد من PMI Agile Practitionerأو PMI-ACP
- ومحترف إدارة المشاريع، أو PMP، لقادة المشاريع ذوي الخبرة
لا ينبغي الاستخفاف بأوراق الاعتماد هذه لأن معايير معهد إدارة المشاريع عالية. شهادة PMP معتمدة على المستوى الوطني وفقًا لمعايير ISO/ANSI 17024 وعلى المستوى الدولي وفقًا لمعايير ISO 9001.
وللحصول على هذه الشهادة العليا، يجب على مديري المشاريع تلبية متطلبات محددة مسبقاً. كما يحتاجون أيضاً إلى اجتياز اختبار PMP المكون من 180 سؤالاً لإثبات فهمهم السليم لمنهجيات إدارة المشاريع والعمليات ومجالات المعرفة. 🧑🎓
دعنا نلقي نظرة على بعض العناصر المتضمنة.
## PMBOK المنهجيات
أحد أهم القرارات التي يتخذها أي مدير مشروع هو المنهجية التي يجب اتباعها. سيؤثر هذا الاختيار على كل شيء بدءًا من طريقة تفكيرك حول إدارة المشروع إلى التخطيط والتنفيذ.
هناك فئتان رئيسيتان من المنهجيات: المتسلسلة والرشيقة. ومعظم المنهجيات الأكثر تحديداً مستمدة من هاتين المنهجيتين، وبعضها مزيج من الاثنين معاً.
التسلسلي المنهجيات
المنهجيات المتسلسلة هي الطريقة التقليدية للقيام بالأشياء - فهي تأخذ الأمور خطوة بخطوة. يفترض هذا النهج أنك تحتاج إلى إنهاء الخطوة الأولى قبل أن تتمكن من الانتقال إلى الخطوة التالية، وهكذا حتى تحقق ما كنت تعمل من أجله. 💯
هذه المنهجية سهلة الفهم وتعمل بشكل جيد مع العمليات التي يمكن التنبؤ بها، مثل إنشاء المنتجات المادية. ومع ذلك، فهي ليست مرنة جدًا، لذا إذا تغير أي شيء - على سبيل المثال، إذا غيّر أصحاب المصلحة أولوياتهم أو أصبحت الموارد الهامة فجأة غير متوفرة - فقد يكون نجاح المشروع بأكمله في خطر.
تشمل الأنواع الشائعة من المنهجيات المتسلسلة طريقة الشلال وطريقة المسار الحرج.
المنهجيات الرشيقة المنهجيات
تعطي المنهجيات الرشيقة الأولوية للمرونة والتعاون داخل الفريق ومع أصحاب المصلحة الآخرين. ويجري العمل في دورات أقصر وتكرارية مع إعطاء الأولوية للتوثيق. يتم تقييم النتائج في نهاية كل دورة. 🔁
غالبًا ما تؤدي هذه الطريقة الأكثر حداثة في العمل إلى تغييرات في المنجزات حيث يكتشف الفريق طرقًا أفضل للقيام بالأشياء ويراجع الخطة الأصلية.
تشمل المنهجيات الرشيقة الشائعة Scrum و Kanban و إطار عمل المشروع التكيفي.
منهجيات أخرى
تتضمن بعض منهجيات إدارة المشاريع الأخرى ما يلي:
- الإدارة اللينة للمشروع، والتي تهدف إلى تقليل الوقت والموارد والمال المهدر
- سيكس سيجما، والتي تستخدم الإحصاءات لتحديد العيوب أو الأخطاء وإزالتها
- PRINCE2 أو المشاريع في البيئات الخاضعة للرقابة، وهي طريقة تستخدمها حكومة المملكة المتحدة للتحكم في الموارد والمخاطر
بمجرد تحديد المنهجية الخاصة بك، حان الوقت للتركيز على مراحل المشروع.
PMBOK مجموعات العمليات
يمكن أن تكون إدارة مشروع ضخم - أو حتى مشروع صغير - أمرًا مربكًا. فهناك الكثير من العناصر المؤثرة، بما في ذلك الأشخاص والعمليات والموارد. أضف إلى ذلك القيود الزمنية والمالية وسيُغفر لأي مدير مشروع رغبته في الاستسلام قبل البدء. 👀
استكشف ClickUp لإدارة مشاريعك بقوة الذكاء الاصطناعي وأكثر من 15 طريقة عرض وأتمتة المهام
ولمواجهة ذلك، قم دائمًا بتقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. فهذا يساعدك على التفكير في كل شيء. ثم يمكنك التعامل مع جزء واحد في كل مرة وفقًا للمواعيد النهائية المحددة له. مع تطبيق هذه الممارسة، سيكون لديك اتجاه واضح مع معالم محددة على طول الطريق لإدارة الموارد والمخاطر بكفاءة.
تحدد PMBOK خمس مجموعات عمليات أو مراحل المشروع :
- عملية بدء المشروع
- عملية التخطيط
- عملية التنفيذ
- عملية المراقبة والتحكم
- عملية إغلاق المشروع
كل مرحلة من هذه المراحل هي عنصر مهم من عناصر دورة حياة إدارة المشروع . إذا غفلت عن أي منها فستجد نفسك على الأرجح محاطًا بالتحديات. ولكن إذا اتبعت كل خطوة من خطوات العملية، فمن المرجح أن يسير كل شيء بسلاسة. 🧘
1. عملية بدء المشروع
في هذه المرحلة من عملية PMBOK، تقوم في هذه المرحلة من عملية PMBOK بتحديد الغرض من المشروع وتوضيح ما هو مطلوب منك إنجازه. وعادة ما يتضمن ذلك مناقشات، وأحيانًا مفاوضات، لجعل الجميع على نفس الصفحة. قد تحتاج إلى إجراء تحليل للتكاليف والفوائد وربما بعض دراسات الجدوى للتأكد من أن المشروع يستحق العناء.
هدفك في هذه المرحلة هو إنشاء ميثاق المشروع الذي يوثق رؤية المشروع ونطاقه وأهدافه ومنجزاته، بالإضافة إلى مسؤوليات مختلف أعضاء الفريق. 📃
2. عملية التخطيط
التخطيط ضروري للبقاء متحكمًا في مشروعك ومنع أي زحف في النطاق. عند التشاور مع أصحاب المصلحة الآخرين، ستقوم بتقسيم الصورة الكبيرة إلى مراحل، ثم المهام الفردية، وتقرر من سيقوم بماذا. ثم ستعمل بعد ذلك على تحديد المدة التي ستستغرقها كل مهمة - مع مراعاة أي تبعيات - لإنشاء الجدول الزمني للمشروع . 📌
نظّم مشاريعك وقم بإدارة الجداول الزمنية باستخدام طريقة عرض تقويم ClickUp
ستقوم أيضًا بالتخطيط لأي موارد تحتاجها في هذه المرحلة - على سبيل المثال، المعدات والأدوات - قبل الانتقال إلى التكاليف، مع مراعاة أي قيود على الميزانية. وأخيراً، حدد أي مخاطر محتملة حتى تكون مستعداً للتعامل معها إذا لزم الأمر.
هدفك هنا هو وضع خطة واضحة خارطة طريق لإدارة المشروع ليتبعها الجميع. يستخدم معظم مديري المشاريع أداة إدارة المشروع هنا للتخطيط ثم تتبع المشروع أثناء تقدمه.
3. عملية التنفيذ
أثناء تنفيذ المشروع حان الوقت لوضع خطتك موضع التنفيذ. سيعمل فريقك على تنفيذ المهام بينما تتأكد أنت من أن كل شيء يسير على المسار الصحيح ويتم تنفيذه بشكل صحيح.
تبقيك المراجعات غير الرسمية المنتظمة مع فريقك والمزيد من التقارير الرسمية على اطلاع على المشروع وتساعدك على اكتشاف المشاكل في وقت مبكر وتسهيل أي تغييرات ضرورية. يعد الاحتفال بالفوز والحفاظ على تحفيز الفريق جزءًا من وظيفتك هنا أيضًا. 🙌
التواصل هو المفتاح في هذه المرحلة، سواء مع فريقك أو مع أصحاب المصلحة. إذا كان الجميع على اطلاع دائم على مجريات الأمور، فأنت تقوم بعمل جيد.
4. عملية المراقبة والتحكم
في هذه المرحلة من PMBOK، تقوم بمراقبة مقاييسك عن كثب أثناء التنفيذ. إذا خرج أي شيء عن المسار الصحيح عن الخطة الأصلية، فكلما لاحظت ذلك مبكرًا، كان ذلك أفضل. ⏱️
طرح الأفكار والتخطيط والتنفيذ لبرامج التسويق الخاصة بفريقك باستخدام ميزات ClickUp
الإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) تمنحك شيئًا تقيسه. على سبيل المثال، يمكنك تتبع التقدم المحرز في المهمة مقابل الجدول الزمني والتكاليف مقابل ميزانيتك. أو يمكنك مراقبة المدة التي يستغرقها حل المشكلات. هذا يجعل من السهل معرفة ما الذي يعمل وما لا يعمل ويسمح لك بتحسين العمليات أو تصحيح المسار أثناء تقدمك.
5. عملية إغلاق المشروع
غالبًا ما يتم التسرع في هذه المرحلة - أو حتى إهمالها تمامًا - لكنها مهمة جدًا لأنها تمثل الإنجاز وتساعدك على فهم ما يمكن القيام به بشكل مختلف في المرة القادمة. يجدر بك أن تأخذ الوقت الكافي للتأكد من أن كل شيء قد تم إنجازه كما ينبغي أن يكون، وإنهاء أي أمور عالقة.
يمكنك استخدام المشروع قوالب ما بعد الوفاة لتقييم مدى نجاح خططك، وتحليل أداء الفريق والأداء الفردي، واستكمال أي أعمال ورقية معلقة. أخيرًا، ستحتاج إلى شكر فريقك والاحتفال بإكمال المشروع. 🎉
## PMBOK مجالات المعرفة
يوثق دليل PMBOK® أيضًا 10 مجالات معرفية لإدارة المشاريع. هذه هي الجوانب التي يحتاج كل مدير مشروع إلى العمل عليها خلال مراحل دورة الحياة الخمس.
- إدارة تكامل المشروع هي التنسيق بين أصحاب المصلحة والمهام والموارد وعناصر المشروع الأخرى
- إدارة نطاق المشروع هي ضمانمخرجات المشروع واضحة وأي تغييرات يتم النظر فيها بعناية وإدارتها بعناية
- إدارة وقت المشروع تقدير المدة التي ستستغرقها الأمور ثم تتبع التقدم الفعلي مقابل هذا التقدير
- إدارة تكلفة المشروع تقدير جميع التكاليف المتضمنة ثم تتبعها مقابل الميزانية 💸
- إدارة جودة المشروع تضمن تنفيذ كل شيء وفقًا لمعايير الجودة المحددة مسبقًا
- الموارد البشرية للمشروع إدارة موارد المشروع تتضمن تخصيص الأشخاص للمهام، ثم تتبع أدائهم والتأكد من حصولهم على ما يحتاجونه للعمل بشكل منتج
- إدارة اتصالات المشروع تضمن حصول الجميع على المعلومات التي يحتاجون إليها وأن يكون الفريق على اطلاع دائم بالمتطلبات والتقدم والتغييرات
- المشروع إدارة المخاطر تحدد المخاطر المحتملة مسبقًا وتضع خطة للتعامل معها في حالة حدوثها
- إدارة مشتريات المشروع تتضمن التعامل مع أي موارد خارجية، مثل المقاولين أو البائعين الذين يساهمون في المشروع
- المشروع إدارة المخاطر تعني التأكد من أن جميعأصحاب المصلحة في المشروع قد وافقوا علىخطة المشروع هناك، لا يمكنك أن تخطئ في استخدام ClickUp.
يجمع ClickUp فرقك معًا لتخطيط وتتبع والتعاون في أي مشروع - كل ذلك في مكان واحد
ClickUp هو تطبيق الكل في واحد منصة إدارة المشاريع التي تتوافق مع مبادئ PMBOK وتجعل إدارة مشروعك من البداية إلى النهاية أسهل من أي وقت مضى. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام هذا البرنامج لتقليل الوقت الذي تقضيه في المهام اليدوية المتكررة والارتقاء بإدارة مشروعك إلى المستوى التالي.
استخدم الأدوات الإبداعية للعصف الذهني
ضع خريطة لأفكارك الأولية باستخدام انقر فوق الخرائط الذهنية و اللوحات البيضاء ClickUp . يسهّل ClickUp التعاون مع فريقك، مما يمنحك الأدوات اللازمة للعمل على نفس المستند في نفس الوقت، حتى لو لم تكن في نفس الغرفة.
استخدم إدارة المشاريع أدوات لتخطيط المهام وإدارتها ومراقبتها
بمجرد أن يكون لديك مخطط مبدئي للمشروع، كن واضحًا بشأن وجهتك مع انقر فوق الأهداف . قم بتقسيمها إلى مراحل رئيسية وفردية مهام النقر فوق المهام .
قم بتخطيط أي مشروع وتنظيمه والتعاون في أي مشروع باستخدام إدارة المهام المخصصة في ClickUp
يمكنك تعيين الأولويات والتبعيات وتخطيط المسار الحرج . ثم قم بتعيين هذه المهام وتتبعها حتى اكتمالها. أدوات مرئية مثل ClickUp Gantt Charts و عرض لوحة ClickUp تجعل من السهل رؤية ما يحدث في لمحة سريعة. 🔎
### احفظ كل شيء في مكان واحد
احتفظ بجميع أوراق مشروعك في مكان واحد مع مستندات ClickUp . يمكن ربط المستندات بسير العمل، مما يسهل عليك وعلى فريقك العثور على ما تحتاج إليه بسرعة. 📝
وفر الوقت من خلال البدء بالقوالب
مع مجموعة من قوالب مجانية لإدارة المشاريع ، لا يوجد سبب للبدء من الصفر مرة أخرى.
امنح فرقك إمكانية الوصول إلى مكتبة تضم أكثر من 1000 قالب على ClickUp
من قوالب نظرة عامة على المشروع لخيارات إدارة سكروم الرشيقة و نموذج تقرير الميزانية ، ClickUp قد غطت لك.
راقب مقاييسك
يجعل ClickUp من السهل مراقبة ما يحدث في مشروعك عن كثب. قم بإعداد حالات المهام المخصصة لـ ClickUp على المهام الفردية ومراقبة و إدارة أعباء عمل الفريق بنقرة بالماوس.
احصل على لمحات عامة عالية المستوى عن عملك من خلال لوحات معلومات قابلة للتخصيص بالكامل في ClickUp
تتبع تقدم المهام والمشروعات في الوقت الفعلي على لوحة التحكم المخصصة ClickUp حتى لا تفوتك أي خدعة. 📈
الاندماج مع الأدوات الأخرى تكامل ClickUp تساعدك على التوافق مع كل جزء من مجموعتك التقنية. قم بإجراء اجتماعات أو ندوات تدريبية رشيقة عبر الإنترنت من Microsoft Teams أو Zoom. يمكنك الوصول إلى مستندات الشركة عبر Google Drive أو OneDrive أو تتبع الوقت باستخدام Everhour.
يمكنك مزامنة اجتماعات الفريق مع تقويم Google أو تثبيت إضافة ClickUp Chrome لمساعدتك في إضافة أي شيء من موقع ويب تستعرضه إلى مهمة.
ابقَ على اتصال مع فريقك
يوفر ClickUp طرقًا متعددة للبقاء على اتصال مع فريقك وتحسين التعاون. يمكنك التواصل معهم عبر تكامل Slack أو Outlook أو استخدام ClickUp الدردشة للتواصل معهم مباشرةً على المنصة. أشرك الزملاء في المحادثة مع @الإشارات أو استخدم التعليقات المعينة لطلب اتخاذ إجراء 👪
## تطبيق مبادئ PMBOK للنجاح إدارة المشاريع
تم إنشاء PMBOK - أو مجموعة معارف إدارة المشاريع - لتوحيد ممارسة إدارة المشاريع. وهو موثق في دليل PMBOK® Guide وهو أساس الاعتماد المهني لإدارة المشاريع.
يتم تحديث دليل ®PMBOK باستمرار مع تطور الصناعة. وفي الوقت الحالي، يركز الدليل على تطبيق منهجيات مختلفة على مراحل دورة حياة المشروع ومجالات المعرفة العديدة التي تنطوي عليها إدارة المشروع.
بصفتك مدير مشروع ذكي، فقد حان الوقت لتبسيط سير عملك مع ClickUp، حيث يمكنك تخطيط وإنشاء وإدارة المهام والتواصل مع فريقك ومراقبة التقدم المحرز من منصة مركزية واحدة ومريحة. اشترك في ClickUp اليوم وابدأ في توفير الوقت والجهد في كل خطوة على الطريق. 🤩
## الأسئلة الشائعة
إذا كنت حديث العهد بمنهجية PMBOK وتتساءل عن كل ما يتعلق بها، فقد تساعدك إجابات هذه الأسئلة الشائعة.
**1. ما هو استخدام PMBOK؟
يرمز PMBOK إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع، كما حددها معهد إدارة المشاريع. وهي مجموعة من المبادئ الأساسية وأفضل الممارسات التي يستخدمها مديرو المشاريع حول العالم. وهي تصف المنهجيات ومجالات المعرفة ومراحل دورة حياة المشروع، والمعروفة باسم مجموعات العمليات.
**2. فيمَ يُستخدم دليل PMBOK®؟
دليل إدارة المشاريع PMBOK® هو كتاب يوثق مجموعة معارف إدارة المشاريع. وهو بمثابة مرجع يومي لمديري المشاريع وهو أيضاً أساس شهادات إدارة المشاريع الاحترافية. ويتم تحديث الدليل بانتظام لمراعاة المنهجيات المتطورة والتطورات التكنولوجية.
**3. ما هي المجالات المعرفية العشرة في دليل إدارة المشاريع PMBOK؟
مجالات معرفة PMBOK PMBOK هي:
- إدارة تكامل المشروع
- إدارة نطاق المشروع
- إدارة وقت المشروع
- إدارة تكاليف المشروع
- إدارة جودة المشروع
- إدارة الموارد البشرية للمشروع
- إدارة اتصالات المشروع
- إدارة مخاطر المشروع
- إدارة مشتريات المشروع
- إدارة أصحاب المصلحة في المشروع