إذا كنت قد أدرت مشروعاً من قبل، فربما تعرف كم يمكن أن تكون الوظيفة مرهقة. وبصفتك مدير مشروع، فإنك دائماً ما تكون مشغولاً بمهام حل المشكلات واتخاذ القرارات.
تخيل الآن القيام بذلك لبرنامج كامل - وهو ليس سوى مجموعة كبيرة من المشاريع النشطة. تتضخم التعقيدات، ويتضاعف عدد أصحاب المصلحة، وتصبح عملية اتخاذ القرار أكثر أهمية وتطلباً من الناحية المعرفية.
وهنا يأتي دور البرنامج إطار الحوكمة يأتي للإنقاذ 🥰
إنها مجموعة من آليات الحوكمة التي توجه القادة وكبار المديرين التعامل مع مشاريع متعددة للإشراف على نجاح البرنامج بشكل عام. الهدف هو تقليل مخاطر البرنامج إلى أدنى حد ممكن وضمان أن جميع مخرجات المشروع متوائمة.
في هذه المقالة، سنناقش المفاهيم المختلفة حول هياكل حوكمة البرامج لتعزيز الكفاءة التنظيمية، وتقليل التضارب، والحد من المخاطر المتعلقة بالعمليات. سنغطي:
- نماذج حوكمة البرامج
- الأدوار المحددة للبرنامج ضمن الحوكمة المؤسسية
- خطوات إنشاء هيكل متين لحوكمة البرامج
ما هي حوكمة البرامج؟
يشير البرنامج إلى مجموعة من المشاريع التي تحاول مجتمعةً تحقيق هدف مشترك. يتم التعامل مع البرنامج في حد ذاته ككيان فردي داخل المؤسسة، لذا فهو يحتاج إلى رؤية للعمل ضمن الأهداف الشاملة للشركة.
وهنا يأتي دور حوكمة البرنامج. وهي تشير إلى صياغة وتنفيذ واتباع أفضل الممارسات والهياكل المشتركة بين جميع المشاريع داخل البرنامج
من نطاق كل مشروع والنتائج المرجوة منه إلى مخاطر البرنامج وقيوده، تمنحك حوكمة البرنامج إطارًا أساسيًا لمعالجة القضايا اليومية، بالإضافة إلى مساعدة أصحاب المصلحة الرئيسيين على معرفة ما يلتزمون به. 🤝
عادةً ما يشمل نموذج حوكمة البرنامج خمسة جوانب:
- النطاق: طبيعة ونطاق المشاريع التي يشملها نموذج الحوكمة
- معايير النجاح: الشروط التي يجب استيفاؤها قبل اعتبار المشروع ناجحاً
- خطة التنفيذ أو خارطة الطريق: العمليات والسياسات التي يجب اتباعها أثناء تنفيذ المشاريع
- الأدوار والتسلسل القيادي: أدوار وواجبات كل عضو في مجلس الإدارة وعملية تعيين الأعضاء الجدد
- آلية التصعيد: متى وكيف يتم تصعيد مشكلات المشروع لحلها من قبل مجلس الحوكمة
نموذج حوكمة البرنامج: الفوائد الأساسية
يحقق نموذج حوكمة البرنامج الاتساق, توحيد العمليات وإمكانية التنبؤ بالنتائج والاتصالات وصنع القرار. ويقلل ذلك من مخاطر فشل البرنامج مع زيادة كفاءة كل مشروع وفريق المشروع الفردي.
تتضمن بعض الفوائد الأساسية الأخرى لحوكمة البرنامج ما يلي:
- التخصيص الأمثل للموارد: يساعد على ضمان إدارة كل مشروع بفعالية وحصوله على حصة عادلة من الموارد اللازمة لإنجازه
- تحسين مشاركة أصحاب المصلحة: يوفر إطار عمل لمشاركة أعمق وأكثر انسيابية بين جميع أصحاب المصلحة
- تتبع أفضل لمساءلة المشروع: فيشروط إدارة المشروعفإنه ينشئ آلية لمساءلة كل عضو في الفريق عن حصته من الواجبات
مكونات البرنامج وأدواره
تمامًا كما تضع الحكومة السياسات الخاصة بالدولة، يتم وضع نموذج حوكمة البرنامج من قبل مجلس حوكمة البرنامج في الشركة أو اللجنة التوجيهية. وقد يتألف هذا المجلس من راعي البرنامج، وراعي المشروع الفردي، وكبار المديرين في المؤسسة، وممثلين عن العملاء، وغيرهم.
وتشمل مكونات وأدوار البرنامج الهامة الأخرى ما يلي:
- فريق إدارة البرنامج: يشمل القادة الرئيسيين ومديري المحافظ الذين يقدمون المعلومات في الوقت المناسب إلى مجلس الإدارة وينسقون حسب الحاجة
- مكتب إدارة البرنامج: يمكن أن يكون هذا المكتب قسمًا محددًا داخل المنظمة يتولى الأعمال الإدارية المتعلقة بالبرنامج ويجري فحوصات دورية من حيث نواتج المشروع
- الوثائق الأساسية: تشير إلى ميثاق المشروع وقواعد البرنامج وغيرها من المعلومات الموثقة التي تسهل أنشطة البرنامج
العلاقة بين حوكمة البرنامج وإدارة البرنامج
الطريق نحو الأفضل إدارة البرنامج تمر عبر حوكمة قوية للبرنامج. العلاقة بين المفهومين أشبه بالخريطة والرحلة.
فكما أن الخريطة توضح الطريق للوصول إلى وجهة معينة مع الوقت المتوقع والطرق البديلة للطوارئ، فإن حوكمة البرنامج تحدد مسار إدارة البرنامج والتعامل مع المخاطر أثناء تحديد أهدافه. ✅
نصيحة إضافية: هل تبحث عن طريقة سهلة للإشراف على جميع برامجك؟ يمكنك استخدام قالب إدارة برامج ClickUp لتتبع وإدارة تقدم برنامجك من خلال مراحل مختلفة في عرض جانت المدمج فيه. وهو مجاني تمامًا!
استخدم قالب إدارة البرامج الخاص ب ClickUp للحصول على نظرة عامة على جميع مشاريعك والتقدم المحرز فيها
أنواع مختلفة من نماذج حوكمة البرامج
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من نماذج أو أطر عمل حوكمة البرامج، يحاول كل منها تنظيم مواردك وفرقك بشكل مختلف.
1. إطار الحوكمة الوظيفية
في هذا النوع من نماذج الحوكمة، يتم تنظيم الموارد والأشخاص حول وظائف أقسامهم. وهناك رئيس وظيفي معين لإدارة العمليات داخل كل قسم له دور محدد في البرنامج.
ويتمتع مدير المشروع بسلطة محدودة على الموارد والأشخاص في هذا النوع من نماذج الحوكمة لأن معظم مهام اتخاذ القرار تقع على عاتق الرؤساء الوظيفيين. إذا احتاج المدير إلى موارد إضافية لوظيفة معينة، فيجب عليه طلبها من الرئيس المعني. 🏬
الميزة الرئيسية للحوكمة الوظيفية هي أنها تسمح بالتخصص. يتمتع رؤساء الوظائف بالسيطرة الكاملة على العمليات والمعلومات داخل الإدارة، مما يساعدهم على بناء المساءلة المباشرة عن المهام ضمن إطار الحوكمة.
وفي أعلى التسلسل الهرم الوظيفي، يستطيع رئيس القسم الرد على الاستفسارات واقتراح خطط الموارد بثقة أكبر.
2. إطار حوكمة المشروع
ينظم نموذج الحوكمة هذا الموارد والأشخاص حول المشاريع بدلاً من الوظائف. تقع سلطة اتخاذ القرارات على عاتق مدير المشروع، ويقوم بتعيين المهام لمختلف أعضاء الفريق، بما في ذلك رؤساء الوظائف (إذا كانت الأدوار موجودة).
إذا كان المشروع على وشك أن يتأخر، فإن مدير المشروع أن يستخدم حكمته لتعيين موارد إضافية من أي قسم، وذلك بفضل الإعداد التعاوني المشترك.
يسمح نموذج حوكمة المشروع بمزيد من الاستقلالية على مستوى المشروع ويسرّع تنفيذ سير عمل المشروع.
ومع ذلك، يمكن أن يجعل التخصص صعبًا لأن رؤساء الوظائف قد لا يكون لديهم دائمًا فكرة عن الوقت الذي سيتطلب فيه المشروع موارد إضافية. ويمكن أن يؤدي سوء تنظيم إطار العمل إلى عدم استثمار رؤساء الأقسام الذين قد لا يكون لديهم صورة واضحة عن الاحتياجات المستقبلية من الموارد، مما يزيد من خطر حدوث اختناقات.
3. إطار حوكمة المصفوفة
يسخّر نموذج الحوكمة المصفوفة قدرات كل من الحوكمة الوظيفية وكذلك الحوكمة القائمة على المشاريع، وغالبًا ما يفضله المديرون ذوو البصيرة في الفرق الكبيرة متعددة الوظائف.
في إطار حوكمة البرنامج هذا، تنتمي الموارد والأشخاص إلى الأقسام الخاصة بهم، وهناك رئيس وظيفي يديرهم. الفرق هنا هو أن هناك أيضًا مدير مشروع أو مدير برنامج ينسق بين مختلف رؤساء الوظائف وأصحاب المصلحة.
إن مدى السلطة التي يتمتع بها المنسق في نموذج المصفوفة أمر ذاتي. في نماذج المصفوفة الأضعف، نرى سلطة اتخاذ القرار تميل نحو رؤساء الأقسام، بينما في النماذج الأقوى، يكون لمدير المشروع رأي أكبر في القرارات.
من الأفضل أن تهدف إلى نموذج حوكمة مصفوفة متوازن، حيث يتشارك مديرو المشاريع ورؤساء الأقسام سلطة وملكية متساوية في القرارات. وفي حالة تحديات إدارة المشروع أو التعارضات، تبدأ آلية التصعيد حيث يقوم مدير المشروع أو رئيس الوظيفة بتصعيد الأمر إلى مجلس إدارة المشروع والبرنامج. ويستمع المجلس إلى كلا الطرفين قبل اتخاذ القرار النهائي.
كيفية إنشاء هيكل حوكمة البرنامج: 7 خطوات
يعد إنشاء هيكل حوكمة البرنامج عملية من سبع خطوات لمعظم المؤسسات. ولكن لتنفيذه بشكل صحيح، تحتاج إلى دعم من الجودة* برنامج إدارة المشاريع أداة مثل انقر فوق .
تعمل أدوات إدارة المشاريع كمحور مركزي لجميع معلومات وعمليات المشروع، مما يسهل على أي مدير برنامج مراقبة كل شيء. بالإضافة إلى ذلك، يلعب البرنامج أيضًا دورًا حاسمًا في اختبار فعالية أي إطار عمل لإدارة أي مشروع أو برنامج مسبقًا.
دعنا نستكشف جميع خطوات تنفيذ إطار العمل - لقد قمنا أيضًا بعرض بعض الوظائف المفيدة داخل ClickUp لتبسيط العملية. 🌝
الخطوة 1: تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين
الخطوة الأولى هي تحديد جميع أصحاب المصلحة في البرنامج. أي شخص يتأثر بالبرنامج هو صاحب مصلحة، ومن المهم تحديدهم وكذلك مستوى تأثيرهم أو اهتمامهم. قد يشمل بعض أصحاب المصلحة الرئيسيين راعي البرنامج ومديره، بالإضافة إلى المستخدمين النهائيين وأصحاب الأعمال ومديري المشاريع والمنظمين والشركاء الخارجيين. تجميع أصحاب المصلحة في المشروع معًا سيساعدك على تخطيط أولوياتك واتصالاتك العمليات بشكل أوضح. إن نموذج تحليل أصحاب المصلحة ClickUp Stakeholder Analysis هو نقطة بداية جيدة لتحديد وتجميع وتحليل أصحاب المصلحة في البرنامج وتأثيرهم على المشاريع داخل البرنامج، بالإضافة إلى توثيق الفوائد المتوقعة منهم. 📒
استخدم نموذج تحليل أصحاب المصلحة هذا من ClickUp لتحليل تأثير المجموعات والأفراد المختلفين على برنامجك أو مشروعك
الخطوة 2: قم بإعداد مجلس الإدارة وتحديد الأدوار والمسؤوليات الفردية
بمجرد تحديد جميع أصحاب المصلحة، تحتاج إلى تشكيل مجلس إدارة البرنامج الرئيسي الخاص بك. يعتمد عدد الأعضاء والأدوار والمسؤوليات الفردية على مدى تعقيد محفظتك.
قد ترغب في بناء مستويات مختلفة من هيئات الحوكمة، مثل لجنة توجيهية للعمل على استراتيجية البرنامج، ومجلس حوكمة للإشراف على تنفيذ أفضل الممارسات، وفريق برنامج مخصص للمهام التنفيذية.
المفتاح هو التأكد من أن الأعضاء غير مشغولين بـ مسؤولياتهم والتي من شأنها أن تؤثر على أسلوب عملهم وقدرتهم على أداء واجباتهم بشكل صحيح.
نصيحة: يمكنك استخدام ClickUp RACI (المسؤول، والمسؤول، والمستشار، والمستنير) نموذج التخطيط لتحديد الأدوار داخل مجلس إدارة برنامجك.
الخطوة 3: تحديد معايير البرنامج
تلتزم البرامج بمعايير محددة طوال دورة حياتها. غالبًا ما يتم تحديد هذه المعايير من قبل رعاة البرنامج أو العملاء. ومع ذلك، في كثير من الحالات، قد تكون هذه المعايير مفروضة من قبل الحكومة أو لوائح الصناعة. عند بناء نموذج حوكمة البرنامج، من الضروري أن تقوم هيئة الحوكمة بتحديدها وتوثيقها.
يجب أن تتطرق المعايير إلى جميع جوانب البرنامج - من التواصل وإعداد التقارير إلى التحكم في المخرجات. تتضمن بعض معايير البرنامج التي يمكنك توثيقها ما يلي:
- نطاق البرنامج
- ميزانيات المشاريع المختلفة ضمن البرنامج
- استراتيجيات تخفيف المخاطر
- أدوات إدارة البرنامج
- معايير التوقيع
- مقاييس أداء البرنامج
بمجرد انتهاء هيئة إدارة البرنامج من وضع اللمسات الأخيرة على هذه المعايير، قم بتوثيقها في مكان واحد باستخدام مستندات ClickUp . إنها خاصية توثيق قوية مدمجة في ClickUp مجموعة الإنتاجية لمساعدتك أنت وأعضاء فريق المشروع في إنشاء المستندات بشكل تعاوني. يتم تخزين جميع المستندات في مساحات مخصصة للمشروع لسهولة استرجاعها.
تخزين السياسات، والإجراءات، وتقييمات المخاطر في عرض مستندات ClickUp
هل تبحث عن تنسيق موحد لتوثيق بدء البرنامج؟ إن قالب مقترح برنامج ClickUp هو الحل الأمثل لك. وهو يتضمن جميع الحقول والتصورات اللازمة لمساعدتك في تدوين الأهداف الرئيسية لبرنامجك وأولويات المهام و تخصيص الموارد السياسات باستخدام لغة قياسية في الصناعة.
الخطوة 4: إنشاء عمليات الحوكمة وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)
بمجرد أن تحدد هيئة الحوكمة الخاصة بك المعايير، ابدأ في وضع عمليات الحوكمة لضمان تنفيذها على المستوى التشغيلي. يجب أن تغطي العمليات التي تمت صياغتها التخطيط والتنفيذ والمراقبة وإعداد التقارير. من مجالات العمليات التي قد ترغب في تناولها في هذه المرحلة ما يلي:
- التدقيق
- المراجعة
- سير عمل الموافقة
- اتخاذ القرار
قد تكون هذه هي الخطوة الأصعب حيث يجب عليك التفكير في تدفقات العمليات عبر مؤسستك لتطوير إجراءات تشغيل موحدة متوازنة. لهذا السبب غالبًا ما تستخدم الفرق الكبيرة ClickUp Whiteboards إلى تصور
/href/ https://clickup.com/blog/process-mapping// معالجة الخرائط /%مرجع/
باستخدام المخططات الانسيابية وخرائط الأنشطة والتصورات الأخرى. كل لوحة بيضاء قابلة للمشاركة والتعاون - يمكن لزملائك في الفريق مشاركة مدخلاتهم والعمل على تخطيط العمليات معًا في الوقت الفعلي.
استخدم ClickUp Whiteboards لإدارة مشروع سير عمل التصميم الخاص بك
علاوة على ذلك، هناك العديد من قوالب السبورة البيضاء لإدارة البرامج في مكتبة ClickUp التي تساعد في نمذجة إدارة البرامج. على سبيل المثال، فإن قالب سجل قرارات ClickUp يمكن استخدامه للاحتفاظ بسجل لجميع القرارات التي اتخذها أعضاء الفريق ومجلس الإدارة. ويمكنه تخزين جميع المعلومات مثل فئات القرارات والمشكلات والتفاصيل الأخرى التي يمكن تتبعها.
استخدم قالب ClickUp Decision Log للاحتفاظ بسجل لجميع القرارات التي اتخذها أعضاء فريقك في البرنامج وتحليلها لاحقًا
بمجرد أن تقوم بصياغة عملياتك أتمتة ClickUp مساعدتك في أتمتة الأجزاء المتكررة من سير عملك. يمكنك أتمتة المهام الإدارية مثل إعداد أو تحديث حالات المشروع وتسليم المهام والإشعارات والتذكيرات. سيشكرك فريقك التنفيذي على ذلك. 😀
الخطوة 5: مواءمة إطار العمل مع الحوكمة والاستراتيجية المؤسسية
يجب أن تتماشى عمليات حوكمة برنامجك مع سياسات واستراتيجيات الحوكمة في مؤسستك. فبدون هذه المواءمة، قد يواجه برنامجك باستمرار مشاكل بسبب التعارضات الداخلية.
على سبيل المثال، إذا كان هيكل الحوكمة في مؤسستك يضع جزءًا كبيرًا من السلطة في أيدي رؤساء الوظائف، فقد لا ينجح تطبيق نموذج حوكمة مصفوفة في الشركة. ستكون الفرق، وخاصة مدير المشروع ورؤساء الوظائف، على خلاف مستمر، مما يضر بالإنتاجية وتقدم البرنامج وحتى ثقافة عملك.
يمكنك تعيين مراجع في هذه المرحلة للتحقق من جدوى سياسة الحوكمة الخاصة بك. إذا كنت تستخدم ClickUp، يمكن للمراجع استخدام التعليقات أو التدقيق للإشارة إلى التناقضات في نموذجك.
الخطوة 6: توفير آلية تصعيدية
تدور آلية التصعيد حول وجود قنوات التسلسل الهرمي اللازمة مع المديرين الذين يتمتعون بالسلطة المناسبة لاتخاذ القرارات الأساسية. والفكرة هي أن يكون لديك تسلسل قيادي لمعالجة المشاكل والمخاطر التي تخلق مشاكل في التسلسل الهرمي.
يجب أن تكون آلية التصعيد هذه منهجية، بحيث تسمح بتقديم المعلومات والملفات الضرورية وتوفر طريقة لتوصيل الحلول بسرعة.
يمكن أن يساعدك ClickUp في بناء آلية تصعيد قوية في نموذج حوكمة برنامجك. يمكنك إنشاء نموذج تصعيد باستخدام نماذج ClickUp التي يمكن لأعضاء الفريق تقديمها لتصعيد مشكلة ما مع التفاصيل ذات الصلة مثل أصحاب المصلحة المعنيين، والاختلافات في الآراء، والتأثير المحتمل لكل نهج، وما إلى ذلك. وتصبح كل عملية إرسال مهمة مسندة إلى عضو مجلس إدارة البرنامج الذي يمكنه حل المشكلة.
يمكن لأعضاء مجلس الإدارة أيضًا استخدام ClickUp أكثر من 15 مشاهدة بما في ذلك طرق عرض القائمة واللوحة والجدول الزمني لتحليل المشكلة المتصاعدة. على سبيل المثال، يمكنهم استخدام طريقة عرض القائمة لفرز التصعيد المهام بناءً على الأولوية وتقرر بسرعة المسألة التي يجب حلها أولاً.
يوفر ClickUp أيضًا دردشة ClickUp ميزة للتواصل الفوري حول مشكلات برنامجك أو أي مناقشة عاجلة أخرى - يمكنك التحدث إلى فرد أو فريق كامل دون الحاجة إلى كتابة رسائل بريد إلكتروني رسمية. يمكنك حتى تنظيم اجتماع عبر Zoom من داخل مساحة عمل ClickUp، وذلك بفضل ميزة مخصصة تكامل Zoom .
اجمع اتصالات الفريق على منصة واحدة مع ClickUp Chat
وبالمثل، يمكن أن تساعد طريقة عرض الجدول الزمني مدير البرنامج على رؤية المشاريع المتأخرة عن الجدول الزمني واتخاذ التدابير العلاجية لإعادتها إلى المسار الصحيح. يمكن لمديري المشاريع استخدام طريقة العرض هذه لمراقبة كامل دورة حياة إدارة المشروع لاتخاذ القرارات الاستراتيجية
تحليل المهام والمشروعات المعرضة لخطر التأخير في عرض الجدول الزمني في ClickUp
الخطوة 7: مشاركة الهيكل مع جميع أصحاب المصلحة
بمجرد وضع هيكل حوكمة البرنامج، شاركه مع جميع أصحاب المصلحة حتى يتمكنوا من استيعاب السياسات الجديدة وأفضل الممارسات.
تعد هذه الخطوة من بين أكثر الخطوات أهمية لأن كيفية التواصل ومشاركة المعلومات حول هيكل حوكمة برنامجك تلعب دورًا رئيسيًا في خلو البرنامج من الأخطاء تنفيذ المشاريع أسفل الخط. كما أنه يفتح قناة للتغذية الراجعة من أصحاب المصلحة المتأثرين بالتغييرات.
تقديم حوكمة البرنامج مع ClickUp: الحل الأمثل لمديري المشاريع
تُعد عمليات حوكمة البرامج الفعالة ضرورية لإنجاز مشاريعك النشطة بنجاح وتحقيق عائد استثمار مستقر. فبدون إطار عمل مناسب، ستجد فرق مشروعك متضاربة حول الموارد وأوامر حل المشكلات، ويمكن أن تنحدر الأمور بسرعة في اتجاهات غير مقصودة.
لحسن الحظ، من خلال الخطوات التي نوصي بها، يمكنك بسهولة وضع مجلس حوكمة البرنامج بالإضافة إلى مبادئ الحوكمة التي تقود مشاريعك إلى النجاح. ويمكن لبرنامج ClickUp أن يجعل العملية برمتها أكثر سلاسة إلى حد كبير من خلال القوالب والوظائف المصممة خصيصاً لفرق البرنامج. اشترك هنا للبدء . 💖