القيد هو قيد، مجموعة من الحدود التي يجب أن تعمل ضمنها. يرى معظم الناس القيود أمراً سلبياً يحد مما يمكنك تحقيقه.

في إدارة المشاريع، يمكن أن يكون العكس صحيحاً. تخيل لو كان لديك وقت غير محدود لتطوير ميزة ما. لن تكملها أبدًا!

بدون قيود على نطاق المشروع ، سيتم دفعك وجذبك في جميع الاتجاهات، مما يؤثر بشكل كبير على تركيزك. بدون قيود الموارد ، قد لا تكون عمليات سير العمل لديك محسّنة من حيث الكفاءة أو الإنتاجية.

تعمل قيود المشروع على تمكين الكفاءة والفعالية، مما يساعد الفرق على تقديم البرامج بزيادات صغيرة. أنواع مختلفة من القيود لها تأثيرات مختلفة على نتائج المشروع. دعونا نلقي نظرة عليها واحدة تلو الأخرى.

القيود الثلاثية لإدارة المشاريع ## القيود الثلاثية لإدارة المشاريع

يمكن أن يواجه المشروع النموذجي ثلاثة أنواع من القيود: الوقت والتكلفة والنطاق. تُعرف هذه القيود عادةً باسم القيود الثلاثية. تُعرف أيضًا باسم مثلث إدارة المشروع أو المثلث الحديدي أو مثلث المشروع.

قيد النطاق

يشير النطاق إلى ميزات المنتج أو وظائفه التي وافق الفريق على تقديمها أو المهام التي وافق فريق المشروع على إكمالها.

وهو يحدد ما يجب القيام به وبأي جودة. وعادةً ما يحدد نطاق المشروع أيضًا الوقت والتكلفة.

ويمنح نطاق المشروع الجيد فرق التطوير الوضوح والحرية لبناء البرمجيات. أما النطاق السيئ فيسمح بزحف النطاق ويخرج الفريق عن المسار الصحيح.

قيد التكلفة

قيد التكلفة هو الميزانية، مما يضع قيودًا على الموارد المالية. يمكن أن يشمل ذلك عدة أمور. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لفريق تطوير البرمجيات الرشيقة قيود على تكاليف المشروع التالية.

• رواتب الفريق
• المعدات مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والخوادم وما إلى ذلك
• البدلات ونفقات السفر
• أي برامج أو أدوات أتمتة لازمة لإنجاز المشروع

تضمن قيود التكلفة الفعالة العائد على الاستثمار (ROI) ونتائج الأعمال. أما السيئة فتترك الجميع محبطين ومقيدين.

قيد الوقت

حدود الوقت المطبق على المشروع. وبعبارة أخرى، المواعيد النهائية. يتم تطبيق القيد الزمني في شكل مواعيد نهائية لكل مهمة ومعلماً والمشروع بأكمله.

يسمح القيد الزمني المعقول للفريق ببناء منتجات جيدة تلبي جميع معايير القبول. في حين أن القيد الزمني غير المعقول أو الموعد النهائي الضيق سيجبر الفريق على اختصار الوقت وبناء منتج منخفض الجودة، مما يؤدي إلى تراكم الديون التقنية.

من بين القيود الثلاثية التي تبقي مدير المشروع مستيقظًا طوال الليل، نركز اليوم على القيود الزمنية. ونرى سبب أهميتها وما يمكنك القيام به لتجنبها من عرقلة مشروعك.

ما هي القيود الزمنية؟

القيود الزمنية هي القيود الزمنية المفروضة عليك من خلال مشروع الدورة التدريبية. متى يجب أن تنهي المشروع، ومتى يجب أن تدفع بالميزات إلى الإنتاج، وعدد ساعات العمل التي يمكنك أن تقضيها في ميزة ما، وهكذا.

غالبًا ما يتم تصور القيود الزمنية كجدول زمني. على سبيل المثال، يمكنك جدولة مشروع بمواعيد نهائية لمرحلة التخطيط والتطوير والاختبار والمراجعة النهائية ودفع الإنتاج والتسليم.

أي تأخير في إحدى هذه المراحل قد يكون له تأثير كرة الثلج، مما يؤدي إلى تأخير المشروع بأكمله بضعة أيام/أسابيع. تخلق هذه التأخيرات قيودًا غير ضرورية ومصطنعة على تسليم المشروع.

يسعى مدير المشروع إلى تجنب القيود المصطنعة التي تنشأ في منتصف المشروع. إليك بعض الطرق للقيام بذلك.

## 10 استراتيجيات لتجنب القيود الزمنية

تجنب القيود الزمنية ليس نشاطًا لمرة واحدة بل عملية مستمرة. تضع فرق المشروع هياكل وأنظمة لتجنب خلق ضغوط على نفسها. بعض من أكثرها فعالية يستخدمون أداة إدارة المشروع مثل ClickUp، إليك الطريقة.

1. تخطيط المشروع

تتجنب الخطة القوية نصف القيود. إنشاء خطة شاملة خطة المشروع تحدد المهام، والمخرجات، والمواعيد النهائية. استخدم ClickUp عرض التقويم لمعرفة كيفية تخطيط مهامك.

طريقة عرض التقويم لإظهار المهام الفرعية

انتبه بشكل خاص إلى التبعيات. إذا كانت لديك مهمة تعتمد على مهمة أخرى، فقد يؤدي دفع الأخيرة إلى عرقلة الأولى. عرض مخطط جانت البياني يمكن أن يساعد في تتبع المهام المتداخلة و التبعيات .

استخدم مرحلة المشروع هذه لتقييم الموارد المالية اللازمة لإكماله في الوقت المناسب.

هل تخطط لمشروع لأول مرة؟ إليك بعض النصائح الممتازة نماذج تخطيط المشاريع لتبدأ على القدم اليمنى.

2. تحديد أولويات المهام

هناك حد طبيعي لمقدار العمل الذي يمكنك إنجازه خلال فترة محددة. تحديد أولويات المهام الصحيحة أمر حيوي لإدارة الوقت بفعالية.

إذا قمت بتكديس الكثير من المهام، فسوف تفوتك المواعيد النهائية. وإذا قمت بجدولة أقل مما ينبغي، فقد يكون لديك موارد غير مستغلة، وهو ما يعد مضيعة للوقت. لذا، حدد أولوياتك وجدولتها لتحسين النتائج.

استخدم قائمة الأولويات لتوجيه قراراتك. جرّب تسوية الموارد وتخصيص المزيد من الموارد للمهام المعقدة، والسماح للفريق بالبقاء على المسار الصحيح.

عرض عبء العمل في ClickUp لتقدير السعة المتاحة وتنفيذ تسوية الموارد

3. تقدير الوقت الواقعي

يتم إنشاء جدول زمني للمشروع بناءً على مقدار الوقت الذي يعتقد أعضاء الفريق أنه سيكون مطلوبًا لإكمال كل مهمة. هذه العملية، التي تسمى تقدير الوقت، هي جزء مهم من إدارة وقت المشروع .

يستند مديرو المشاريع وأعضاء الفريق عادةً على التنبؤ بالمشروع على الأداء السابق. إذا استغرق الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات 20 ساعة في المرة السابقة، فمن المحتمل أن يستغرق الأمر نفسه الآن.

ومع ذلك، فإن التقديرات هي مجرد تخمينات محتملة. للتأكد من أن تقديراتك دقيقة قدر الإمكان، قارنها بالتقديرات الفعلية. تقديرات وقت ClickUp وميزات تتبع الوقت مصممة لهذا الغرض بالذات.

4. تتبع الوقت

قم بتسجيل الساعات لكل مهمة في الجدول الزمني لمشروعك. هناك العديد من تطبيقات إدارة الوقت التي ستتيح لك القيام بذلك. تتبع الوقت في ClickUp مدمج في منصة إدارة المشاريع، مما يسمح لك ببدء مؤقت وإيقافه أو إضافة أوقات يدوية لكل مهمة تعمل عليها. استخدم هذه المعلومات لجعل تقديراتك أكثر دقة.

تتبع الوقت الأصلي على ClickUp

بمرور الوقت، ستتعزز قدرتك على التقدير والتخطيط، مما يقلل من قيود الوقت.

إذا كنت تقوم بتكوين فريق جديد أو كنت تتبنى ClickUp حديثًا، إليك عشرة قوالب إدارة الوقت لمساعدتك على الاستفادة من تتبع الوقت لتجنب القيود المستقبلية.

5. مراقبة التقدم المحرز بانتظام

إذا قمت بتشغيل مشروع وتركته يعمل دون مراقبة، فمن المحتمل أن تفاجأ بعدم إنجاز المهام في الوقت المحدد. لذا، فإن إدارة القيود الزمنية تحتاج إلى مراقبة منتظمة.

نظرة عامة عن المشروع على ClickUp

استخدم أي برنامج مخطط جانت المجاني لتتبع ما إذا كانت الجداول الزمنية كما هو مخطط لها. قم بتخصيص ClickUp Dashboards للاطلاع على التقارير التي تحتاجها لتتبع تقدمك. استخدم المخططات البيانية للإنجاز والإنجاز لمعرفة كيف يمكن أن يسير المشروع. حدد التأخيرات واتخذ الترتيبات البديلة.

6. تحديد المخاطر والتخفيف من حدتها

ما هو احتمال عدم الوفاء بالموعد النهائي؟ ما هي الأسباب المحتملة لذلك؟

ستساعدك الإجابة على هذين السؤالين على تحديد المخاطر التي تواجهها وقياس تأثيرها على المشروع. قد تكون هذه المخاطر مالية أو تشغيلية أو حتى سلوكية. قد يكون تأثيرها أي شيء بدءًا من التأخير لبضعة أيام إلى عدم القدرة الكاملة على تسليم المشروع.

قبل البدء في المشروع، اجمع الفريق لمناقشة المخاطر قبل البدء في المشروع. حدد هذه المخاطر وخفف من حدتها لضمان عدم تفاقم القيود الزمنية.

7. تبسيط التواصل

ما لا يعرفه أعضاء فريقك، لا يمكنهم القيام به. على سبيل المثال، تخيل موقفًا لا يتم فيه توصيل معايير القبول لميزة معينة بشكل واضح. قد يعتقد المطور أنه قام بتسليم الميزة، في حين أن محلل الجودة قد لا يوافق على ذلك. قد يرسلون الميزة مرة أخرى إلى المطور، مما يضيف وقتًا غير ضروري لإعادة العمل.

مستندات ClickUp Docs لتوثيق المعلومات المهمة ومشاركتها مع الفريق

تجنب ذلك من خلال تبسيط جميع اتصالات المشروع.

• وثّق ملاحظات الاجتماعات، والمتطلبات، والمحادثات الأخرى علىمستندات ClickUp
  • اكتب وصفًا تفصيليًا لكل ميزة/قصة مستخدم داخل المهمة
• اسمح لأعضاء الفريق بتوضيح أي شيء يحتاجون إليه في قسم التعليقات في المهمة
• إضافة قوائم مراجعة/عناصر إجراءات لضمان أن تكون معايير القبول لكل ميزة في متناول اليد دائمًا
• بالإضافة إلى أولئك الذين يعملون على الميزات، أضف "المراقبين" إلىانقر فوق المهام حتى يتمكنوا من التدخل، إذا لزم الأمر

8. إدارة المشاريع الرشيقة

في بعض الأحيان، لا يسير المشروع كما هو مخطط له. قد يقوم أصحاب المصلحة في العمل بإدخال تغييرات في المتطلبات. قد يمرض أعضاء الفريق ويحتاجون إلى أيام إجازة طويلة. قد تعاني المؤسسات من نقص في السيولة النقدية. تحدث بعض الأمور. ونتيجة لذلك، قد تواجه حتماً قيوداً زمنية.

تم تصميم الإدارة الرشيقة للمشروعات لمواجهة مثل هذه الاحتمالات على وجه التحديد. من المتوقع أن يتوقع مديرو المشاريع الرشيقة توقع المشاكل المحتملة ووضع خطط طوارئ. أو، على الأقل، يجب عليهم تنبيه القيادة وإدارة التوقعات.

9. إدارة الاجتماعات

"كان من الممكن أن يكون هذا بريدًا إلكترونيًا" هو ميم على الإنترنت لسبب وجيه. فالاجتماعات واحدة من أكبر مفسدات الوقت بالنسبة لفريق التطوير، فالكثير منها غير ضروري وغير فعال.

لتجنب ضيق الوقت غير المتوقع باستمرار، قم بإدارة الاجتماعات بشكل أفضل. قم بمراجعة أدوات إدارة الوقت لفهم مقدار الوقت المستغرق في الاجتماعات. وبناءً على ذلك، قم بتحسين عملياتك.

عقد الاجتماعات فقط للأنشطة التي تتطلب مناقشة نشطة. ضعها في إطار زمني محدد وادفع باتجاه بنود العمل. قم بتوثيق الأفكار والقرارات الرئيسية حتى لا تضطر إلى إعادة اختراع العجلة في الاجتماع التالي.

بالنسبة لكل شيء آخر، استخدم أداة تعاون جيدة. تتيح التعليقات داخل مهام ClickUp إجراء محادثات متداخلة. عرض الدردشة في ClickUp تتيح لك رؤية جميع الرسائل في مكان واحد واتخاذ إجراء من هناك.

طريقة عرض الدردشة بالنقر فوق طريقة عرض الدردشة لجميع المحادثات في مكان واحد

10. التحسين المستمر

تهتم فرق العمل الرشيقة بالتحسين المستمر، ولسبب وجيه. يمكن لفريق التحسين المستمر أن يقدم كفاءة وقيمة أعلى على المدى الطويل. على سبيل المثال، لقد قمت بتحسين عملية وضع الحاويات لكل ميزة من خلال التحسين المستمر.

يمكنك بعد ذلك أتمتة العملية بأكملها أو أجزاء منها، مما يوفر المزيد من الوقت والجهد. هذه طريقة حاسمة لتجنب ضيق الوقت بشكل مستدام.

تغلّب على قيود مشروعك باستخدام ClickUp

القيود أمر لا مفر منه في كل مشروع. وقد نذهب إلى حد القول بأن القيود ضرورية.

ومع ذلك، يمكن أن تؤدي القيود غير المتوقعة وغير المعقولة إلى عرقلة المشروع بالكامل. يجب أن تمنع الإدارة الجيدة للمشروع ذلك. تم تصميم ClickUp مع وضع ذلك في الاعتبار.

فباستخدام ClickUp، يمكنك اتباع أفضل الممارسات لتجنب القيود الزمنية. تضمن مهام ClickUp والمهام الفرعية وقوائم المراجعة وضوح المتطلبات. تتيح طرق عرض التقويم ومخطط جانت رؤية شاملة للعمل الجاري.

توفر لوحة معلومات ClickUp رؤية واضحة لتقدم المشروع. مع كل الموارد التي تحتاجها، أنت جاهز للتغلب على قيود مشروعك مع ClickUp. جرّب ClickUp الآن مجانًا .