مع وجود فرق عمل في مختلف المناطق الجغرافية ومحترفين مجهزين للعمل عن بُعد من أي مكان، هل يمكنك تخيل مكان العمل الحديث بدون فيديو منصة الاتصال عبر الفيديو مثل Zoom؟
مع تطور ديناميكيات العمل، أصبح Zoom ضرورياً مثل آلة صنع القهوة. وكذلك معرفة كيفية التصرف في هذه الاجتماعات - آداب السلوك الافتراضي.
إتقان استخدام زووم آداب الاجتماع لا يتعلق فقط بالتهذيب. إنه يتعلق بتعزيز تجربة تواصل مهنية ومنتجة وأكثر نجاحاً في نهاية المطاف لجميع المشاركين.
تُعد أفضل الممارسات مثل الالتزام بالمواعيد والتواصل البصري جزءًا من آداب الاجتماعات، سواء كانت افتراضية أو غير ذلك. ولكن منصة مؤتمرات الفيديو يتطلب منا أيضًا معرفة بعض القواعد الأخرى غير المعلنة.
ما هي آداب اجتماعات زووم؟
آداب اجتماعات زووم هي مجموعة من الإرشادات للسلوك المناسب أثناء مكالمات الفيديو. وهي تغطي كل شيء بدءاً من ملابسك وخلفيتك إلى كيفية التواصل.
إن إتقان هذه المبادئ يعزز بيئة إيجابية ومنتجة، مما يزيد من فوائد الاجتماعات الافتراضية. ⭐
فكّر في آداب زووم كقواعد غير معلنة تخلق بيئة محترمة ومركزة يشعر فيها الجميع بأنه مسموع وتتدفق الأفكار بحرية. كل ذلك مع الاستفادة من الميزات الفريدة للمنصة إلى أقصى حد ممكن.
أهمية آداب اجتماعات زووم ## آداب اجتماعات زووم
تُعد آداب اجتماع زووم للاجتماعات أمرًا بالغ الأهمية لضمان التفاعل الفعال والمحترم. فهي تقلل من الانحرافات وتعزز الاستماع الفعال وتضمن التواصل الواضح والموجز. ونتيجة لذلك، يمكنك توقع ما يلي تفاهم وتعاون أفضل داخل الفريق.
فيما يلي بعض فوائد اتباع آداب التكبير/التصغير:
- زيادة الإنتاجية: عندما يتبع الجميع آداب السلوك المتبعة، تسير الاجتماعات بشكل أكثر سلاسة وتسمح بإجراء مناقشات مركزة. يؤدي ذلك إلى اتخاذ القرارات بشكل أسرع واستخدام الوقت بكفاءة 📈
- تحسين الاحترافية: يساعدك الانتباه إلى ملابسك وخلفيتك والتفاعل بنشاط أثناء المكالمة في الحفاظ على صورة احترافية. كما أن اتباع آداب التكبير/التصغير المناسبة يدل أيضاً على احترام المشاركين الآخرين في الاجتماع
- ديناميكيات إيجابية للفريق: التواصل المحترم والسلوك الواعي أثناء الاجتماعات الافتراضية يعززان الشعور بالثقة والصداقة الحميمة داخل الفريق، حتى عندما يكون الأعضاء على بعد أميال من بعضهم البعض
- تقليل التوتر: عندما يلتزم الجميع بالإرشادات المعمول بها، يتضاءل القلق المحيط بالتفاعلات الافتراضية، مما يخلق بيئة اجتماعات أكثر راحة وخالية من التوتر للجميع
وفي هذا الصدد، دعنا نلقي نظرة على ما لا يجب فعله أثناء مكالمة زووم.
الأخطاء الشائعة في آداب اجتماعات زووم
إليك بعض المزالق الشائعة التي يجب تجنبها أثناء الاجتماع الافتراضي:
1. تعدد المهام
يعد التحقق من رسائل البريد الإلكتروني، أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي، أو العمل على مهام أخرى أثناء الاجتماع أمر غير محترم وغير منتج. كن حاضرًا ومشاركًا بشكل كامل في المحادثة.
2. تجاهل الخلفية
يمكن أن تؤدي الخلفية الفوضوية أو المشتتة للانتباه إلى تشتيت التركيز عن المحادثة. اختر خلفية نظيفة ومحايدة أو استخدم خلفيات افتراضية إذا لزم الأمر. إذا لم يكن ذلك ممكناً، فيمكنك طمس الخلفية.
3. الهيمنة على المناقشات
إن التحدث على الآخرين أو احتكار الأضواء أو المقاطعة المستمرة يمكن أن يعيق المشاركة ويخلق جواً عدائياً. مارس الاستماع النشط واسمح للآخرين بالتحدث.
4. تناول الطعام أمام الكاميرا
على الرغم من أن أصوات المضغ والبلع قد تبدو غير مؤذية، إلا أن أصوات المضغ والبلع قد تكون مشتتة للانتباه ومنفرة. تجنب تناول الطعام أثناء مكالمات الفيديو.
5. عدم ارتداء الملابس المناسبة
الملابس غير الاحترافية تجعلك تبدو مهملاً، بغض النظر عن طبيعة الاجتماع. ارتدِ ملابس احترافية لمكالمات العمل، حتى لو كنت تعمل من المنزل.
6. عدم الحفاظ على التواصل البصري
تخيل إجراء محادثة وجهاً لوجه مع شخص ما دون النظر في عينيه. هذا غير ممكن، أليس كذلك؟ ومع ذلك، غالبًا ما ننسى القيام بذلك في الاجتماعات الافتراضية ونقضي وقتًا أطول في النظر إلى صورتنا أو الاتجاه العام للشاشة. أو الأسوأ من ذلك - إبقاء الكاميرا مغلقة.
آداب اجتماع التكبير / التصغير نصائح لتعزيز التواصل الفعال
والآن بعد أن تناولنا المزالق، إليك بعض النصائح القابلة للتنفيذ للإبحار في عالم مكالمات زووم بلباقة وكفاءة:
استعد كالمحترفين
التحضير قبل الاجتماع يبقيك واثقاً وخالياً من التوتر أثناء الاجتماعات. تمامًا كما تستعد لعرض تقديمي تقليدي أو مناقشة مجلس الإدارة، اتبع قائمة مرجعية احترافية كجزء من آداب اجتماع زووم. وهذا الأمر أكثر أهمية بالنسبة لمضيفي الاجتماعات.
- ضع في اعتبارك المنطقة الزمنية الخاصة بك: حدد مواعيد الاجتماعات في أوقات مناسبة لجميع الحاضرين
- ضع جدول أعمال وشارك المواد: إذا كنت أنت المضيف، تأكد من توصيلجدول أعمال الاجتماع مسبقاً. يجب أن يفهم جميع المدعوين ما يمكن توقعه وما هو دورهم في الاجتماع. من المهم أيضًا إرسال الدعوات للأفراد المعنيين فقط. قد تؤدي دعوة زملاء العمل الذين لا يحتاجون إلى المشاركة أو اتخاذ قرارات إلى إعاقة جودة الاجتماع. إذا تمت دعوتك إلى اجتماع Zoom، اقرأ جدول الأعمال بعناية واطرح أسئلة لتوضيح أي شكوك قبل الاجتماع.
- اختبر تقنيتك: تحقق جيدًا من معداتك واتصالك بالإنترنت قبل الانضمام إلى الاجتماع لتجنب الأعطال التقنية. وعلى الرغم من أهمية ذلك بالنسبة لمضيف الاجتماع، إلا أنه يجب على كل مشارك اختبار الميكروفون والكاميرا الخاصة به لتجنب التشتت والتأخير
- ابحث عن مكان هادئ: قد تكون الضوضاء في الخلفية مزعجة ومشتتة للانتباه. اختر مكاناً هادئاً خالياً من المقاطعات لضمان تركيزك أنت وزملائك على المناقشة
- الوصول مبكرًا: قم بتهيئة الأجواء من خلال تسجيل الدخول قبل بضع دقائق من الموعد المحدد
- اجعلها قصيرة أو حدد مواعيد للاستراحة: نادراً ما تحتاج اجتماعات التكبير/التصغير إلى أكثر من 45-60 دقيقة. إذا كنت بحاجة إلى جدولة اجتماع طويل، فخطط لفترات استراحة قصيرة بين الاجتماعات حتى لا يشعر المشاركون بالإرهاق.
نصيحة إضافية: أنشئ قوائم مرجعية يمكنك استخدامها في فريقك واحفظها كقوالب مع
قوائم مراجعة ClickUp
Streamline
_/ href/ _https://zoom.us/ تقريب الاجتماع /%href/
جداول الأعمال والتحضير باستخدام قوالب قائمة المراجعة في ClickUp
مقدمات
بصفتك المضيف، فإن مهمتك هي تقديم نفسك والجميع في بداية الاجتماع. يساعد القيام بذلك على منع الصمت المحرج المطول والارتباك.
وبدلاً من ذلك، يمكنك تشجيع المشاركين على تقديم أنفسهم.
- إبقاء الكاميرا قيد التشغيل: بصفتك المضيف، من قواعد الآداب أن تكون الكاميرا قيد التشغيل والميكروفون غير مضبوط عند بدء المكالمة. أنت تقود الاجتماع، لذا من الوقاحة أن تجعل الجميع يحدّق في رقعة مستطيلة فارغة على شاشة الكمبيوتر. إذا كنت مدعوًا، فمن المقبول أن تكون خارج الكاميرا إذا كان الحاضرون الآخرون خارج الكاميرا أيضًا.
- قم بتعيين بيئتك بخلفية زووم: إذا كنت تنضم إلى المكالمة من المنزل أو من مقهى أو من مكان غير المكتب، فمن الأفضل أن تقوم بتعيين خلفية افتراضية أكثر احترافية أو محايدة. فهذا يزيل المشتتات الناتجة عن الحركة أو الأشخاص من حولك.
كن مشاركاً واعياً
ضع هاتفك بعيداً، وأغلق علامات التبويب غير الضرورية، وشارك بنشاط في المحادثة. أظهر الاهتمام من خلال تعابير الوجه ولغة الجسد، حتى لو لم تكن أمام الكاميرا.
- تحدث بوضوح ودقة: انطق كلماتك بوضوح، وتجنب كلمات الحشو مثل "أم" و"آه"، واجعل مساهماتك موجزة وذات صلة بالموضوع المطروح
- قم بكتم صوت الميكروفون عند عدم التحدث: هذا الأمر يزيل الضوضاء في الخلفية ويمنع الانقطاعات الصوتية غير المقصودة، مما يضمن تدفقاً سلساً للمحادثة
- انتبه إلى لغة جسدك: حافظ على وضعية جيدة وتجنب التململ وتواصل بالعينين مع الكاميرا (أو اسم المتحدث). الإيماءة والابتسام والتواصل بالعينين (مع الكاميرا) تعبر عن الاستماع النشط والمشاركة
- استكشف ميزات مثل ردود الأفعال والدردشة: توفر لك أزرار ردود الأفعال طريقة مقبولة للتعبير عن رأي أو طرح سؤال أثناء حديث شخص آخر. على سبيل المثال، يمكنك "رفع يدك" حتى يعرف المتحدث أن يتوقف مؤقتاً ويعطيك المنصة. أو يمكنك الإقرار بإنجاز أو احتفال باستخدام "التصفيق" أو ردود فعل "القلب". وبالمثل، تعد ميزة الدردشة طريقة رائعة لمشاركة الروابط والأفكار دون مقاطعة سير الاجتماع.
- اتبع آداب مشاركة الشاشة: تعد مشاركة الشاشة أداة قوية، ولكن انتبه إلى ما هو مرئي. أغلق علامات التبويب غير الضرورية وتجنب عرض الملفات الشخصية المشتتة للانتباه
- اتبع آداب تسجيل الشاشة: إذا كنت بحاجة إلى تسجيل الاجتماع للرجوع إليه في المستقبل، اطلب الإذن دائمًا وقدم سببًا وجيهًا لذلك. يجب أن يكون جميع المشاركين على علم بأن الاجتماع يتم تسجيله والغرض من التسجيل
نصيحة إضافية: لا تستهين بقوة الابتسامة! على الرغم من أنك أمام الكاميرا، فإن الابتسامة الصادقة يمكن أن تعبر عن الدفء والتفاعل والطاقة الإيجابية، مما يجعل الاجتماع أكثر متعة وإنتاجية.
استفد إلى أقصى حد من إمكانات الاجتماع من خلال الترقيات التقنية
استكشف ميزات وتكاملات Zoom المختلفة، من استطلاعات الرأي والغرف الفرعية إلى مشاركة الشاشة. ابحث عن الأدوات التي تعزز اجتماعاتك بينما تلبي احتياجاتك الخاصة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام ClickUp كأداة شاملة تخطيط جدول الاجتماعات الأداة.
عرض تقويم ClickUp
اعرض جميع الاجتماعات والمهام والمواعيد النهائية لفريقك في مكان واحد باستخدام عرض تقويم ClickUp . ابتعد عن التبديل بين المنصات أو فقدان تتبع التواريخ المهمة. يمكنك التصفية بسهولة حسب الفريق أو المشروع أو الفرد للتركيز على ما هو مهم.
إدارة المشاريع وتنظيمها، وجدولة المهام عبر عرض تقويم ClickUp المرن للحفاظ على مزامنة فرق العمل
اجتماعات ClickUp اجتماعات ClickUp تتجاوز مؤتمرات الفيديو الأساسية من خلال التكامل بسلاسة مع منصة إدارة المشاريع ClickUp.
وتشمل ميزاته ما يلي
- جدولة مركزية: لدعوة الحاضرين للاجتماع وإدارة الرد على الدعوات داخل ClickUp
- تذكير آلي: للإشعارات في الوقت المناسب وإبقاء الجميع في الموعد المحدد
- ملاحظات الاجتماع وعناصر العمل: لالتقاط النقاط الرئيسية وتعيين مهام المتابعة مباشرة أثناء المكالمة
ClickUp Whiteboards
تقدم ClickUp ميزة السبورة البيضاء المدمجة التي تحول مكالمة Zoom إلى مساحة عمل تعاونية . تبادل الأفكار ورسم المخططات التخطيطية أو إنشاء جداول زمنية في الوقت الفعلي مما يعزز التواصل المرئي والمشاركة.
التعاون بصريًا مع أعضاء الفريق داخل ClickUp Whiteboards لتبادل الأفكار وتحويلها إلى عناصر قابلة للتنفيذ
مهام ClickUp
استخدم هذه الميزة من أجل تحويل عناصر العمل إلى مهام قابلة للتنفيذ داخل المنصة. يعمل ذلك على تبسيط التواصل ويعزز المساءلة، ويبقي الجميع على نفس الصفحة حتى بعد انتهاء الاجتماع.
تعيين تواريخ البدء والاستحقاق بسهولة وسرعة ضمن مهمة في ClickUp أو استخدام الإعدادات الشرطية لتكرار التواريخ أو إنشاء مهمة جديدة بعد الانتهاء
إنهاء المهمة بشكل جيد
الإنهاء الجيد لا يتعلق فقط بوضع علامة على المربعات. قم بإضفاء طابع شخصي أو فكاهي (اعتمادًا على أسلوب الاجتماع) لترك انطباع دائم.
يمكن أن تؤدي عبارة سريعة "أتطلع إلى رؤية ما سننجزه بعد ذلك" أو نكتة مشتركة إلى إثارة الترقب للمستقبل اجتماعات التكبير .
- يغادر المضيف في النهاية: اسمح للحاضرين بالمغادرة بالسرعة التي تناسبهم وإلقاء أي كلمات أخيرة قبل قطع الاتصال. أفضل ممارسة هنا هي أن ينهي المضيف الاجتماع بعد مغادرة الجميع للاجتماع
- لخص النقاط الرئيسية وعناصر العمل: لخص المناقشة بإيجاز، وسلط الضوء على النقاط الرئيسية التي تم التوصل إليها، وحدد عناصر عمل واضحة مع تحديد مواعيد نهائية لضمان مغادرة الجميع مع الشعور بالهدف والمساءلة
- اترك مساحة للأسئلة: قبل إنهاء الاجتماع رسمياً، اترك بضع دقائق لأي أسئلة أو توضيحات نهائية. يضمن هذا الأمر معالجة مخاوف الجميع ومغادرة الجميع الاجتماع بشكل إيجابي
- تسليط الضوء على الإنجازات: إذا أسفر الاجتماع عن إحراز تقدم أو إنجازات، توقف لحظة للإقرار بالجهد الجماعي والاحتفال بالنجاح. فهذا يعززالعمل الجماعي الإيجابيويحفز على المزيد من التعاون
- التعبير عن الامتنان: اشكر زملاءك على مشاركتهم ووقتهم. فهذا يعزز الشعور بالتقدير ويشجع على المشاركة الفعالة في الاجتماعات المستقبلية
نصائح إضافية:
- إن أمكن، استخدم زخم الاجتماع الحالي لجدولة الاجتماع التالي بشكل مبدئي. هذا يوفر الوقت في المستقبل ويظهر روح المبادرة في إدارة المشروع
- استخدمانقر فوق الملاحظات لتسجيل النقاط الرئيسية وعناصر العمل في الوقت الفعلي، مما يسمح للجميع بالرجوع إليها بسرعة بعد الاجتماع
- تعيين المهام مباشرةً داخل ClickUp، وتحديد المواعيد النهائية وتعيين أصحاب محددين للمتابعة
- التفكير في أدائك وتحديد مجالات التحسين. هل تحدثت بسرعة كبيرة؟ هل كانت خلفيتك مشتتة للانتباه؟ استخدم هذه الأفكار لتحسين حضورك الافتراضي في الاجتماعات المستقبلية
التقاط ملاحظات الاجتماع والأفكار في ClickUp في الوقت الفعلي
ما بعد المكالمة
تنطبق آداب اجتماع Zoom حتى بعد الاجتماع. من الضروري إرسال ملخصات الاجتماع وبنود العمل على الفور بعد المكالمة. كما يجب تشجيع المشاركين على مشاركة أفكارهم واقتراحاتهم للاجتماعات المستقبلية. ✏️
نصيحة إضافية: قم بتوثيق أفضل الممارسات والقواعد الخاصة باجتماعات زووم. شارك هذه القواعد والمبادئ التوجيهية في مؤسستك حتى يكون الجميع على نفس الصفحة لمؤتمرات الفيديو المستقبلية.
بدء اجتماع Zoom من مهمة ClickUp مباشرةً من مهمة ClickUp
القيادة بالقدوة: آداب اجتماع Zoom
مع تطور أماكن العمل، أصبح Zoom غرفة معيشتنا وقاعة اجتماعاتنا وحتى مكاناً لعقد الاجتماعات. وآداب سلوك Zoom الفعالة هي طريق ذو اتجاهين.
فمن خلال تحميل نفسك المسؤولية ومعاملة الآخرين باحترام، يمكنك المساهمة في بيئة افتراضية أكثر إنتاجية وتفاعلية وفي النهاية أكثر نجاحاً للجميع.
من خلال تبني نصائح زووم هذه والاستفادة من قوة ClickUp، ستكون في طريقك إلى الإبحار في عالم اجتماعات زووم بثقة واحترافية. 🎉 امنح اجتماعاتك على Zoom ميزة ClickUp اليوم!