أين يبدأ المشروع وأين ينتهي؟ مع راعي المشروع.

أي شيء من بناء جسر البوابة الذهبية إلى إقامة حفلة عيد ميلاد يمكن اعتباره مشروعاً. ومهما كانت طبيعة المشروع، فإنه يشمل العديد من أصحاب المصلحة طوال دورة حياته.

ومن بينهم جميعًا، يمكننا القول إن أهمهم جميعًا هو راعي المشروع. دعنا نرى كيف.

ما هو راعي المشروع؟

يقوم راعي المشروع ببدء المشروع والموافقة عليه المخرجات . وهم من أصحاب المصلحة في العمل المسؤولين عن تخطيط وتنفيذ مشروع ناجح. وغالبًا ما ينتمون إلى فريق القيادة العليا، ويتمتعون بنفوذ وسلطة كبيرين، على الرغم من أنهم لا يتحملون أي مسؤولية إدارية مباشرة عن المشروع نفسه.

بالنسبة لمؤسسة خدمات، قد ينتمي راعي المشروع إلى كيان خارجي، عادةً ما يكون العميل. ويكون راعي المشروع داخليًا داخل مؤسسة المنتجات، ويُعرف أحيانًا باسم مالك المشروع.

راعي المشروع مقابل مدير المشروع

نظرًا لأن كلا من راعي المشروع ومدير المشروع هما دوران قياديان، فغالبًا ما يتم الخلط بينهما. دعنا نوضح الاختلافات أولاً.

الفرق بين راعي المشروع ومدير المشروع

بينما يختلف راعي المشروع عن مدير المشروع بطرق مختلفة، إلا أن تعاونهما أساسي لنجاح المشروع.

يحدد راعي المشروع أهداف المشروع ونطاقه بينما يقوم مدير المشروع بتنفيذه. وهما يتتبعان مقاييس المشروع مثل الوقت اللازم للتسويق أو رضا العملاء.

من ناحية أخرى، يقوم مدير المشروع بتتبع المقاييس على مستوى المشروع مثل إنتاجية المطورين وجودة التعليمات البرمجية، والتي تساهم في مقاييس الأعمال عالية المستوى.

يوافق الراعي على الميزانية والجداول الزمنية وما إلى ذلك، لكن مدير المشروع يقرر ما إذا كان يحتاج إلى موارد إضافية ويقدم تلك الطلبات.

يتحمل الراعي والمدير معاً مسؤولية إدارة المشروع. ويتطلب نجاح المشروع أن يعملا معاً لفهم أولويات كل منهما.

راعي المشروع مقابل صاحب المصلحة في المشروع

"صاحب المصلحة" هو مصطلح شامل يستخدم للإشارة إلى أي شخص مشارك في المشروع. يمكن أن يكون هذا الشخص عضوًا في الفريق أو مشرفًا أو مديرًا أو شريكًا أو بائعًا أو عميلًا أو سلطة حكومية أو أي وسيط.

بهذا المعنى، فإن راعي المشروع هو أيضًا صاحب مصلحة في المشروع . ومع ذلك، ليس كل أصحاب المصلحة هم الرعاة.

أدوار راعي المشروع

قيادة الأعمال

رعاية المشروع هي أكثر من مجرد دفع تكاليفه. يعمل راعي المشروع كحلقة وصل بين الأعمال والتكنولوجيا. فهم يقدمون الرؤى والتوجيه من منظور الأعمال. وسيقومون بتوجيه فريق التنفيذ حول العميل والمؤسسة واستراتيجية العمل وخطط الانتقال إلى السوق.

لنفترض أن شركة بيع بالتجزئة تأتي إلى شركة تقنية لتطوير حل نقاط البيع (POS). وسيقوم راعي المشروع، وهو أحد كبار القادة في شركة البيع بالتجزئة، بإطلاع شركة التكنولوجيا على مستخدمي المنتج وسير العمل ومتطلبات التكامل، وما إلى ذلك.

وفي حين أنهم قد لا يحددون المتطلبات التقنية، إلا أنهم مسؤولون عن ضمان تلبية المنتج لاحتياجات العمل.

تمكين تدفق المعلومات

ClickUp Docs لإدارة خطط واستطلاعات بحث المستخدم

طوال فترة المشروع، فهي تضمن التدفق السلس للمعلومات بين أصحاب المصلحة. كما أنها تربط أعضاء الفريق بالموارد والخبراء الذين يحتاجون إليهم.

على سبيل المثال، قد يربطون فريق بحث المستخدم بالجمهور المستهدف المناسب لإجراء الاستطلاعات أو مراقبة السلوك.

الإشراف على المشروع

يكون راعي المشروع مسؤولاً عن وضع الأهداف وتحديد مقاييس النجاح. وبمجرد عودة فريق المشروع مع الخطة، يقوم بمراجعة النطاق والموافقة على الانطلاق.

ويقومون من وقت لآخر بإجراء مراجعات ومراجعات مع فريق المشروع لضمان بقائهم على المسار الصحيح. كما أنهم يعملون بنشاط على إزالة العوائق على طول الطريق. وهم مسؤولون عن أداء المشروع.

اتخاذ القرارات على مستوى عالٍ

انقر فوق السبورة البيضاء للعصف الذهني لشجرة القرار

يتخذون قرارات رفيعة المستوى حول ميزانيات المشروع واتجاه المشروع. كما أنهم مسؤولون أيضاً عن الموافقة على الطلبات الكبيرة من فريق المشروع للحصول على موارد إضافية وتمديد المواعيد النهائية وما إلى ذلك.

يمكن لمديري المشاريع بناء أشجار القرارات لمساعدة الرعاة على اتخاذ القرارات المهمة، مع تحديد الآثار المترتبة على هذه القرارات.

المصادقة النهائية

يتمتع راعي المشروع بسلطة الموافقة على مخرجات المشروع . يتحققون مما إذا كان الناتج يفي بالمتطلبات الفنية والتجارية. يحتاج المشروع إلى توقيع الجهة الراعية له على إغلاق المشروع والمدفوعات.

قد تتداخل العديد من هذه الأدوار والمسؤوليات مع مدير المشروع أو أي صاحب مصلحة آخر. لذا، دعونا أولاً نوضح الاختلافات.

## أهمية وجود راعٍ للمشروع

لا يُنظر إلى دور راعي المشروع بشكل شائع كما هو الحال مع مدير المشروع. وبالنظر إلى الطبيعة الاستراتيجية لدور راعي المشروع، غالبًا ما يتم التغاضي عنه.

وفي بعض الحالات، يتم تعريفه أيضًا بشكل ضعيف. يتم إلقاء دور راعي المشروع على عاتق قائد كبير يتولى بالفعل مسؤوليات أخرى مختلفة. وهذا لا يؤدي إلا إلى إعاقة نجاح المشروع. وإليك الطريقة.

مواءمة الأعمال: سواء كنت تبني تقنية أو تصمم شعارًا جديدًا، فإن رعاة المشروع مهمون لضمان تلبية المشروع لاحتياجات العمل.

إدارة العلاقات: إدارة العلاقات: يحافظ راعي المشروع على علاقات سليمة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين مثل العميل والبائعين والسلطات الحكومية. فهي تمكّن من تحقيق الفعالية التعاون الفعال في المشروع .

الموافقات والتمويل: هم المسؤولون عن الموافقة على الميزانيات والإفراج عن الأموال والتفاوض بشأن الطلبات الإضافية، إن وجدت.

حل النزاعات: عندما يكون هناك اختلاف رفيع المستوى في الرأي، يقوم راعي المشروع ببناء توافق في الآراء واتخاذ القرارات الصعبة. على سبيل المثال، إذا كان هناك غموض في كيفية تعريف ميزة ما، مما يسبب ارتباكًا بين الفرق التقنية، يساعد راعي المشروع في التوضيح. ويلعب دورًا حاسمًا في ضمان عدم تعثر المشروع.

دعم القضية: يدافعون عن المشروع وهدفه بين القيادة العليا ومجلس الإدارة، مما يجلب الرؤية والمشاركة من أصحاب المصلحة الرئيسيين. ويضمنون حصول المشروع على التقدير الذي يستحقه.

## مسؤوليات راعي المشروع خلال المراحل المختلفة للمشروع

الآن بعد أن عرفنا الدور العام والغرض من راعي المشروع دعونا نلقي نظرة على مسؤولياته خلال المراحل المختلفة للمشروع: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، و إغلاق المشروع .

بدء المشروع

تشمل مسؤوليات راعي المشروع في بدء المشروع ما يلي:

• تحديدأهداف المشروع ونطاق المشروع
• التوقيع على ميثاق المشروع
• شرح متطلبات العمل والنتائج المتوقعة
• نقل المعلومات رفيعة المستوى إلى فريق المشروع حول الأعمال والعميل

في بعض الأحيان، يقومون بتعيين مدير المشروع وتوجيهه من خلال تعيين أعضاء الفريق وإعدادهم.

تخطيط المشروع

منح راعي المشروع عرضًا واضحًا ومنظمًا لخطة المشروع

بمجرد بدء المشروع، يعمل راعي المشروع كبطل للمشروع. فهو لم يعد يشارك في الأنشطة الدقيقة. بل يقوم بتوجيه خطة المشروع مرحلة التخطيط للمشروع وقيادته إلى التنفيذ.

• توفير المدخلات اللازمة لتخطيط المشروع
• وضع خط الأساس للمقاييس
• التأكد من أن خطة المشروع تتماشى مع خطة العمل
• مراجعة الطلبات وإعطاء الموافقات

تنفيذ المشروع

هنا، يكون دور راعي المشروع أكثر محدودية. ومع ذلك، فإنهم يعملون بشكل وثيق مع مدير المشروع لضمان التنفيذ السلس.

• مراقبة التقدم المحرز من وقت لآخر
• تتبع مقاييس المشروع وتقديم الملاحظات
• التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح وبالسرعة المناسبة
• تقييم الطلبات المقدمة من فريق المشروع للحصول على موارد أو ميزانيات إضافية والموافقة عليها
• حل النزاعات بين أصحاب المصلحة، إن وجدت

إغلاق المشروع

يقوم راعي المشروع بإغلاق المشروع. وهو مسؤول عن:

• تقييم مخرجات المشروع مقابل متطلبات العمل
• قياس نتائج المشروع
• التوقيع على التسليم
• الموافقة على الإغلاق الرسمي للمشروع والمدفوعات

طرق العمل بفاعلية مع رعاة المشروع

يعمل كل مدير مشروع مع الجهات الراعية بانتظام، شهرياً على الأقل، إن لم يكن أسبوعياً. ومع ذلك، فإن علاقتهم ليست مباشرة.

يتعاون مدير المشروع مع راعي المشروع في تبادل المعلومات وفهم متطلبات العمل وحل المشاكل. ويتمثل دور رعاة المشروع في تهيئة مدير المشروع للنجاح.

ومع ذلك، فإن رعاة المشروع هم من كبار القادة الذين يتمتعون بسلطة أكبر من سلطة المدير. يقدم مدير المشروع التقدم والنتائج والبيانات للمراجعة. ويرفع مدير المشروع تقاريره إلى الجهة الراعية بهذه الصفة، حتى لو لم تكن هذه العلاقة بين المدير والمرؤوس.

يمكن أن يكون التنقل في هذه العلاقة معقداً. فيما يلي طرق يمكن لمديري المشاريع العمل بفعالية مع رعاة المشروع.

تنظيم المشروع

إنشاء المهام والمهام الفرعية باستخدام ClickUp

أولاً وقبل كل شيء، يحتاج راعي المشروع إلى رؤية واضحة. فهم بحاجة إلى معرفة كيفية تنفيذ المشروع. استخدم برنامجاً شاملاً برنامج إدارة المشروع مثل ClickUp لتنظيم المشروع. باستخدام ClickUp، يمكنك:

• تقسيم المشروع إلى مهام ومهام فرعية
• كتابة توصيفات لكل مهمة لتوضيح المتطلبات لأعضاء فريقك؛ ويمكن للراعي التحقق من صحة ذلك، إذا لزم الأمر
• تحديد تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة
• تضمين الأولويات والتبعيات والعلامات

إذا كنت وكالة مستقلة أو مستقلاً، فمن المرجح أن يكون عميلك هو راعي المشروع. في مثل هذه الحالات، جرّب برنامج إدارة المشاريع للشركات الصغيرة لتنظيم نفسك

قدم خططك

استخدم ClickUp لـ متطلبات المشروع المتوقعة . ثم اعرض خططك على راعي المشروع واحصل على موافقته. بمجرد إعداد المشروع على ClickUp، استخدم طريقة عرض مخطط جانت لتصوره بمرور الوقت.

استخدم ClickUp Whiteboard لشرح المواضيع المعقدة. استخدم ClickUp Mind Maps لإنشاء مسارات منطقية وتوضيح سير العمل.

دمج الموارد

يتوقع راعي المشروع أن يتم نقل المعرفة التي شاركوها مع مدير المشروع والفريق الأولي بعناية إلى كل عضو من أعضاء الفريق/المساهمين. ولضمان ذلك:

• ضع ميثاق المشروع على مستندات ClickUp Docs
• قم بإعداد أهداف المشروع على النحو التاليأهداف ClickUp وربط المهام حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها

تسهيل التواصل

لا يريد أي راعٍ للمشروع أن تسقط المعلومات من خلال الشقوق. استخدم انقر فوق إدارة المشروع لبناء الشفافية ووضوح التواصل.

• امنح الراعي حق الوصول إلى مساحة عمل ClickUp للحصول على رؤية كاملة
• استخدم التعليقات الموجودة أسفل كل مهمة لمناقشة المشكلات في سياقها
• قم بتعيين عناصر العمل للراعي عندما تحتاج إلى توضيح بشأن أي شيء
• استخدمانقر فوق الدردشة عرض للتعاون في الوقت الفعلي

قم بتشغيل الإشعارات على التطبيق أو عبر البريد الإلكتروني حتى لا يفوت راعي المشروع أي تحديث.

تعزيز وثائق إدارة المشروع

يحب كل راعي مشروع التوثيق الجيد. استخدم مستندات ClickUp لكتابة وثائق جيدة التنسيق لكل ميزة. اربطها بالمهام، حتى لا تفقدها أبدًا في كومة القش.

أتمتة إعداد التقارير

لوحة معلومات ClickUp لإعداد التقارير

أبقِ راعي مشروعك على اطلاع على التقدم الذي تحرزه حتى قبل أن يطلب منك ذلك. استخدم ClickUp Dashboards لإعداد التقارير في الوقت الفعلي مع تقارير عن:

• تقدم المشروع مقابل الأهداف
• المخططات البيانية للإنجاز والإنجاز
• تتبع الوقت مقابل التقديرات
• تحديد الاختناقات في سير العمل
• عبء العمل وتخصيص الموارد

إذا طلب راعي المشروع الخاص بك تقارير محددة، يمكنك إنشاء مخططات مخصصة لكل ما تحتاجه داخل أداة إدارة المشروع مباشرةً.

واعتماداً على مدى عمل راعي المشروع، سيحتاج إلى تحديثات بتفاصيل مختلفة بانتظام. قم بتخصيص دقة وتواتر التحديثات باستخدام ClickUp. امنح حساب الضيف الخاص بهم إمكانية الوصول إلى حساب الضيف لضبط تحديثاتهم بأنفسهم.

التعاون بسلاسة مع راعي مشروعك مع ClickUp

سيسير راعي المشروع معك من البداية إلى النهاية. استخدم ClickUp لبدء المشروع بثقة، وتنفيذه بكفاءة، وإنهائه بفخر.

عادةً ما يقضي مديرو المشاريع وقتاً طويلاً في إعداد التقارير لرعاة المشروع كل شهر. تخلص من العمل المكرر. قم بإدارة المشاريع بفعالية وتعاون مع الجهة الراعية في مكان واحد، على ClickUp! جرّب ClickUp مجانًا الآن