في عالم يتمتع فيه الناس بفترة انتباه تعادل انتباه سمكة ذهبية (أو أقل)، لا نخصص وقتًا لقراءة مستندات طويلة ومفصلة ما لم تكن ذات قيمة بالنسبة لنا. إذاً، كيف نقنع القارئ بأن الوثيقة ذات قيمة؟ وهنا يأتي دور الملخص التنفيذي.
ما هو الملخص التنفيذي؟
الملخص التنفيذي هو نسخة أقصر من مستند الشركة الأطول. وهو يلخّص النقاط البارزة في خطة عمل أو مقترح أو تقرير حتى يتمكن المديرون التنفيذيون من الحصول على الخلاصة وقراءة المزيد حول ما يهمهم.
بعبارة أخرى، النسخة المختصرة (طويلة جدًا؛ لم تقرأ).
يتضمن الملخص التنفيذي النموذجي ما يلي:
- بيان المشكلة
- الحل المقترح
- النتائج المتوقعة
- الخاتمة
قد يختلف هذا حسب ما تكتب ملخصًا تنفيذيًا له. لنأخذ مثالاً على تقرير مشروع. قد تضطر إلى استبدال الحل المقترح والنتائج المتوقعة بالحلول التنفيذية والنتائج الفعلية التي تم تحقيقها على التوالي. أو، إذا كنت تكتب خطة عمل أو مقترح بحث أو تحليل للسوق، فقد تضطر إلى تضمين المنهجية التي تتبعها أيضاً.
والآن بعد أن تعرفت على الغرض من الملخص التنفيذي، دعنا نرى كيفية كتابة ملخص تنفيذي.
كيفية كتابة الملخصات التنفيذية وأمثلة عليها
على الرغم من أن الملخص التنفيذي هو مجرد نسخة مختصرة من تقرير أطول، إلا أنه ليس من السهل كتابته. فهو يحتاج إلى التقاط جوهر التقرير، وتلخيص النقاط البارزة، وسرد قصة مقنعة مثل التقرير الكامل. إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحقيق ذلك.
1. تحديد القصة
إن مجرد ذكر الحقائق والبيانات لن يكون مقنعاً لأي شخص. لذا، حدد القصة التي تؤثر حقًا على حياة الناس. بينما مصطلحات الصناعة مثل تحسين سير العمل أو التحكم في التكلفة تجذب انتباه الناس، إلا أنها لا تروي القصة الحقيقية وراء جهودك. ركز على هذه الأخيرة.
إذا كنت تكتب الملخص التنفيذي للمشروع في مجال تطوير البرمجيات، يمكنك البدء بما يهم القارئ على النحو التالي
في عام 2020، كانت شركة التجزئة الكبرى تدير مخزونها على جداول البيانات. لذا، كلما سأل أحد العملاء عما إذا كان أحد المنتجات متوفرًا في المخزون، كان على أحد الموظفين السير عبر المتجر الذي تبلغ مساحته 5000 قدم مربع للتحقق، وغالبًا ما يكون العميل مصطحبًا معه.
يقوم نظام إدارة المخزون الرقمي الجديد ABC الجديد بتسجيل المخزون الوارد والصادر عبر الإنترنت في الوقت الفعلي. يمكن للموظف التحقق والتأكد في لمح البصر. والأهم من ذلك، يمكن للزبائن أنفسهم التحقق من أي من الأكشاك ال 25 المنتشرة في جميع أنحاء المتجر.
2. إحضار البيانات
في حين أن القصة أكثر أهمية، فإن البيانات ليست عديمة الفائدة. فالبيانات الدقيقة وذات الصلة تساعد على ترسيخ المصداقية. قد يقول قسمك التالي في مثال نظام إدارة المخزون الرقمي ABC ما يلي.
منذ تطبيق نظام إدارة المخزون ABC، شهدت شركة التجزئة الكبرى للبيع بالتجزئة: انخفاض بنسبة 85% في الوقت المستغرق لفحص المخزون انخفاض بنسبة 75% في الوقت المستغرق للعثور على مكان المخزون
3. التوسع في الفوائد
توضح البيانات أنه كان هناك تحسن حقيقي. ومع ذلك، لكي يفهم القارئ تأثيرها، يجب عليك شرح الفوائد. يمكن القيام بذلك باستخدام سيناريوهات واقعية أو حتى اقتباسات. على سبيل المثال,
يقول أدريان، مدير خدمة العملاء في متجر سنترال بارك، "الآن، من أي مكان - من أي كشك، أو منضدة الدفع، أو هاتفي المحمول - يمكنني التحقق بسرعة من المخزون والتأكد من أن لدينا المنتجات التي يحتاجها العميل. أرى أن العملاء سعداء بالحصول على إجاباتهم على الفور."
يمكنك أيضًا استخدام البيانات للقيام بذلك. على سبيل المثال، يمكنك شرح كيف أدى انخفاض الوقت المستغرق في التحقق من المخزون إلى زيادة إنتاجية الموظفين أو رضا العملاء أو إيرادات الشركة. أو يمكنك تضمين اقتراحاتك هنا. استناداً إلى ملاحظاتك، اشرح منهجيات تحسين العملية توصي بـ
4. اختتم بقوة
هذا هو الوقت المناسب لإكمال القصة. هنا، تحدث هنا عن الكيفية التي حقق بها مشروعك التغييرات في الحاضر ومهد لمستقبل أكثر ازدهارًا. يمكن أن يكون هذا شيئاً مثل
يمثل نظام إدارة المخزون ABC الخطوة الأولى في رحلة التحول الرقمي لشركة التجزئة الكبرى. بحلول الربع الثاني من العام المقبل، سنقوم بربط حل المتجر بمنصة مخزون التجارة الإلكترونية لإعطاء رؤية شاملة لحالة المخزون. وسيتيح ذلك أيضاً قناة مبيعات جديدة في شكل نظام الشراء عبر الإنترنت والاستلام من المتجر (BOPIS)، مما يتيح تنفيذ عمليات الشراء في نفس اليوم.
أفضل الممارسات لكتابة الملخص التنفيذي
أثناء كتابة الملخص التنفيذي، إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب تذكرها.
اجعله قصيرًا وبسيطًا: قد يعتمد الطول على التقرير الذي تقوم بتلخيصه، ولكن من الأفضل أن يكون أقل من صفحة واحدة للقراءة السريعة. تجنب أيضًا الكليشيهات والمصطلحات المبتذلة، واجعلها سهلة القراءة. إن خطة عمل سريعة في أقل من صفحة واحدة هي أفضل انطباع أولي يمكنك تركه.
ركز على الجمهور المستهدف: لا يقرأ الملخصات التنفيذية جميع الملخصات التنفيذية من قبل مديري الأعمال. في كثير من الأحيان، قد ترغب في توجيه ملخصك إلى الأقران أو البائعين أو الشركاء أو حتى المراهقين. اعرف جمهورك المستهدف وخصص ملخصك التنفيذي وفقًا لذلك.
استخدم الأداة المناسبة: يمكنك بالطبع استخدام المفكرة أو مستند Word لكتابة ملخصاتك التنفيذية. لكن عززها باستخدام برامج المستندات الحديثة مثل ClickUp Docs .
- استخدم ميزات التنسيق الغنية دون المرور عبر الأطواق
- قم بتنسيق المعلومات المهمة باستخدام لافتات وأزرار مرمزة بالألوان والمزيد
- تعاون في الوقت الفعلي مع التعليقات وعناصر الإجراءات والمهام القابلة للتتبع
- شارك بأمان مع أي شخص لديه ضوابط وصول مناسبة
اختر قالبًا مناسبًا: إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تكتب فيها ملخصاً تنفيذياً، فنحن ندعمك. قم بتشغيل أحد قوالب الملخص التنفيذي من ClickUp أو قوالب كتابة المحتوى وابدأ عملك
تحديث الملخصات التنفيذية الخاصة بك باستخدام ClickUp Docs
احصل على تعزيز الذكاء الاصطناعي: إذا كنت قد أعددت تقريرك بعناية، يمكنك كتابة ملخصك التنفيذي بشكل أسرع بكثير باستخدام أحد أدوات الكتابة بالذكاء الاصطناعي . على سبيل المثال انقر فوق الذكاء الاصطناعي يوفر خيار تلخيص بنقرة واحدة مباشرةً على مستندات ClickUp Docs.
تلخيص ملاحظات الاجتماع بنقرة واحدة باستخدام Clickup AI
ما هو أكثر من ذلك؟ يدعمك ClickUp AI في العصف الذهني للأفكار الجديدة، وكتابة المسودات الأولى لملخصاتك التنفيذية، وتدقيقها لغوياً من أجل التدقيق.
10 أمثلة على الملخصات التنفيذية
الآن وبعد أن ناقشنا نظرية كتابة الملخصات التنفيذية، دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة لنرى كيف تبدو على أرض الواقع. إليك عشرة أمثلة للتعلم منها أو محاكاتها.
1. الملخص التنفيذي لتقرير مجلس الإدارة
قالب الملخص التنفيذي المجاني لتقرير مجلس الإدارة من ClickUp
يتوقع مجلس الإدارة بشكل دوري أن يطلع على تقرير عن أداء المنظمة. تقوم الأقسام المختلفة عادةً بكتابة تقاريرها التي يتم دمجها في تقرير مجلس الإدارة. ويتضمن الملخص التنفيذي الفعال لذلك ما يلي.
- النقاط البارزة
- الإيرادات والنفقات
- مجالات التركيز الرئيسية
- عوامل النجاح الحاسمة
- المعلومات المالية
- التحديات والعوائق
- الأسئلة
هذه نموذج ملخص تقرير مجلس إدارة ClickUp يجمع كل هذه الجوانب معًا لتبدأ في إعداد ملخصك التنفيذي على الفور. يمكنك تخصيص هذا القالب المجاني قالب الملخص التنفيذي ليناسب احتياجاتك واملأ البيانات حسب الاقتضاء.
2. مثال على ملخص تنفيذي لتقرير بحثي من ماكينزي
تقرير بحثي صادر عن ماكينزي [\ المصدر ]_
تنشر شركة ماكنزي، إحدى الشركات الاستشارية الرائدة في العالم، عشرات التقارير البحثية سنويًا. وتكتب لكل واحد من هذه التقارير ملخصات تنفيذية غالبًا ما يطلق عليها اسم "موجز"
وفي هذا التقرير الذي يحمل عنوان الأداء من خلال الأفراد: تحويل رأس المال البشري إلى ميزة تنافسية "، يتخذ الملخص التنفيذي نهجاً ذا شقين. فهو يعرض الأفكار الرئيسية في نص في صفحة واحدة والبيانات في رسوم بيانية في الصفحة التالية.
الأفكار في النص: يبدأ التقرير بالتطرق مباشرة إلى الغرض الأساسي من البحث. وفيما يلي الجمل القليلة الأولى.
كيف يؤثر تطوير المواهب على العوائد المالية للشركات؟ توصل هذا البحث إلى أن الشركات التي تركز بشكل مزدوج على تطوير رأس المال البشري وإدارته بشكل جيد تتمتع بميزة في الأداء.
يلخص هذا القسم الأفكار الرئيسية المستخلصة من البحث. يتم عرض العناوين الرئيسية لكل قسم بالخط العريض، مما يسهل على القارئ تصفح البحث.
البيانات في صور مرئية: يتبع قسم النص رسم بياني للنتائج الرئيسية المستخلصة من البيانات. في صفحة واحدة، تعرض جميع الرسوم البيانية ذات الصلة بالقارئ بشكل جذاب.
وفي غضون صفحتين، تقدم ماكنزي للقارئ نظرة شاملة لما يمكن توقعه من الوثيقة المكونة من 40 صفحة والمخصصة للسوق المستهدف.
يمكنك قراءة الملخص التنفيذي لهذا التقرير على موقع ماكنزي على الإنترنت .
3. الملخص التنفيذي لتقرير الدراسة الذي أعدته الأمم المتحدة
إن تقرير فجوة التكيف 2023 الصادر عن برنامج الأمم المتحدة للبيئة هو تقرير مكون من 112 صفحة مع ملخص تنفيذي مفصل إلى حد ما، يمتد لثماني صفحات. يتطلب عمق المعلومات وخطورة الموضوعات التي يغطيها التقرير ملخصاً تنفيذياً مطولاً.
ومع ذلك، يبذل المؤلفون كل جهد ممكن لجعله جذابًا من خلال مزيج من الطباعة والتصميم والرسوم البيانية. يبدأ بما يلي.
على الرغم من الدلائل الواضحة على تسارع المخاطر والتأثيرات المناخية في جميع أنحاء العالم، فإن فجوة تمويل التكيف آخذة في الاتساع، وتبلغ الآن ما بين 194 مليار دولار أمريكي و366 مليار دولار أمريكي سنويًا. وتبلغ احتياجات تمويل التكيف ما بين 10 و18 مرة أكبر من تدفقات التمويل الدولي العام الحالي للتكيف - أي أعلى بنسبة 50 في المائة على الأقل مما كان مقدراً في السابق.
ويعرض التقرير في الصفحات التالية رسوماً بيانية لتوضيح أسس هذه النتائج الرئيسية.
المشهد المفاهيمي لتقرير فجوة التكيف ][\ المصدر ]_
4. الملخص التنفيذي لتقرير أداء المشروع
يقوم كل مدير مشروع بإنشاء تقارير أداء في نهاية كل أسبوع أو شهر أو ربع سنة. يتضمن ذلك عادةً ما يلي تتبع المهام والإنفاق، والإنفاق، وساعات العمل، وما إلى ذلك.
في حين يمكن تدوين ذلك في قائمة، إلا أن تقديم هذه المعلومات على شكل شريحة مع عناصر مرئية أكثر فعالية بكثير.
إحدى طرق تحقيق ذلك هي استخدام قوالب ملخص مشروع ClickUp والتي تقدم قوالب مصممة خصيصًا لأغراض إدارة المشاريع المختلفة.
أما الطريقة الأخرى فهي استخدام التقارير الديناميكية على لوحة معلومات ClickUp التي تجمع جميع المقاييس الرئيسية وتحديثها في الوقت الفعلي لتتمكن من مشاركتها مع أي شخص ترغب في ذلك.
حرق وحرق تقارير تقدم المشروع على لوحة معلومات ClickUp Dashboard
5. قالب الملخص التنفيذي لتقرير الرواتب
قالب تقرير ملخص كشوف المرتبات من ClickUp
تقوم فرق إدارة الموارد البشرية أو فرق إدارة الأفراد بإنشاء تقارير كشوف المرتبات، عادةً في جداول البيانات، لكل فترة دفع - كل أسبوعين أو شهرياً. هذه البيانات مفيدة أيضًا في بناء التوقعات المالية. بالنسبة لكبار القادة الماليين، غالبًا ما ينشئون ملخصًا تنفيذيًا للمعلومات المهمة، مثل:
- إجمالي الرواتب المدفوعة
- الاستقطاعات عبر الفئات
- نفقات الرواتب السنوية حتى تاريخه
- أرصدة الإجازات المدفوعة
- ملخص صافي الرواتب المدفوعة قالب تقرير ملخص كشوف المرتبات الخاص ب ClickUp توفير الوقت من خلال جمع جميع البيانات ذات الصلة تلقائيًا من المنصة. عندما تكون البيانات غير متوفرة على ClickUp، يمكنك تمييز أي نص لـ @إشارة إلى أعضاء الفريق الذين يمكنهم ملء المعلومات الصحيحة.
بمجرد الانتهاء، يمكنك تحديث إعدادات المستند للتحكم في الوصول ومشاركته مع فريق الإدارة على الفور.
6. دليل أسلوب محتوى Mailchimp's دليل أنماط محتوى Mailchimp
غالبًا ما يكون وصف الشركة أو كيفية عرضها لنفسها أمرًا مهمًا للتميز في سوق مزدحم. تميزت Mailchimp بدليل الأسلوب الخاص بها. الدليل شامل ويستخدم على نطاق واسع من قبل فرق المحتوى الأصغر التي ليس لديها دليل خاص بها.
وقد جعلته Mailchimp متاحًا للعامة ومتاحًا بموجب رخصة المشاع الإبداعي نَسب المُصنَّف - غير تجاري 4.0 دولي ليتمكن أي شخص من تكييفه مع احتياجاته.
على الرغم من أن كل قسم في دليل الأسلوب هذا جذاب وقيّم، إلا أنه لأغراض هذا المقال، نود أن نلفت انتباهك إلى قسم tl;dr والذي يعمل كملخص شبه تنفيذي.
وهو عبارة عن قائمة نقطية مكونة من سبعة أقسام فرعية، تسلط الضوء على أسس أسلوب Mailchimp في الكتابة.
دليل أسلوب Mailchimp [] المصدر ]
الشيء اللافت للنظر في هذه النسخة المختصرة هو بساطتها. فحتى بدون أي عناصر مرئية أو رسوم بيانية أو رسوم بيانية أو مخططات، فإن هذه الصفحة تمنح القراء ملخصًا حقيقيًا وقابلاً للتنفيذ لدليل الأنماط بأكمله.
7. ملاحظات إصدار ClickUp
عندما نتحدث عن الملخص التنفيذي، فإننا نفكر دائمًا تقريبًا في نسخة مصغرة من مستند كامل. لا يجب أن يكون الأمر كذلك.
بالنسبة لفريق هندسة البرمجيات، فإن ملاحظات الإصدار هي نوع من الملخص التنفيذي لجميع التغييرات/التحديثات التي تم إجراؤها في الإصدار الأخير.
ملاحظات إصدار ClickUp 3.04
خذ مثالاً ملاحظات إصدار ClickUp 3.04 . كل إصدار يحصل على:
- ملخص منظم وموجز لجميع التغييرات التي تم إجراؤها
- "نصائح نقرات" لمساعدة القراء على الاستفادة القصوى من الميزات الجديدة
- مرئيات وصور للتطبيق لإظهار كيف تبدو التغييرات
- روابط لصفحات المساعدة لكل من تلك الميزات حتى يتمكن القارئ من معرفة المزيد
- قائمة بالأخطاء التي تم إصلاحها
- وأي موارد أخرى، مثل الندوات عبر الإنترنت أو التدريب حسب الطلب
تُعلِم ملاحظات الإصدار هذه المستخدمين والمطورين بأحدث الترقيات لمنصة ClickUp دون إغراقهم بالتفاصيل.
8. العنوان والوصف لمقالة نيويوركر
مقال في مجلة نيويوركر [\ المصدر ]_
كتبت مجلة نيويوركر نبذة من 10,000 كلمة عن جيفري هينتون عالم الكمبيوتر وعالم النفس الإدراكي في عدد 20 نوفمبر 2023، بعنوان "التحول" وحتى في شكل بودكاست، فإن مدته تزيد عن 60 دقيقة.
عندما تم نشره على الإنترنت، كانوا بحاجة إلى عنوان ووصف يلخص المقال بطريقة تجذب انتباه القارئ العادي للنقر والقراءة. يجسد العنوان الصراع الأساسي الذي تم استكشافه في المقال. ويقدم الوصف بطل الرواية.
على الرغم من أن هذا ليس عادةً ما نصنفه كملخص تنفيذي، إلا أنه مثال رائع لالتقاط جوهر مقال طويل في بضع كلمات قوية.
يعتبر هذا الملخص التنفيذي بمثابة مصدر إلهام للكتاب، بغض النظر عما تكتب عنه، لتلخيص النقاط الرئيسية ليس فقط بإيجاز ولكن أيضًا بشكل قوي وجذاب.
9. ملخص تنفيذي لتقرير استقصائي من هارفارد
في ربيع عام 2019، أجرت جامعة هارفارد أول استطلاع رأي على الإطلاق حول ثقافة الحرم الجامعي. يعد الملخص التنفيذي للتقرير الخاص بالتقرير حول هذه الاستطلاعات مثالاً رائعاً للقراءة. كما أنه مثال رائع على كيفية تقديم النتائج الرئيسية بصدق وأصالة حتى وإن كانت غير سارة.
التقرير النهائي استبيان النبض التجريبي حول الاندماج والانتماء ]\ المصدر ]_
الملخص التنفيذي صادق على عدة جبهات. فهو يعترف بما يلي:
- كانت 2019 هي المرة الأولى في التاريخ التي تستطلع فيها هارفارد ثقافة الحرم الجامعي
- أن ثلاثة من كل عشرة من مجتمع هارفارد لا يشعرون بالانتماء إلى الجامعة
- لم يوافق 34% من الطلاب على الاعتقاد بأن جامعة هارفارد ستتخذ الإجراءات المناسبة ضد حوادث التحرش والتمييز
- أفاد أولئك الذين ينتمون إلى المجموعات الممثلة تمثيلاً ناقصاً والمحرومة تاريخياً عن آراء أقل إيجابية
في نهاية هذا الملخص التنفيذي، يوجز الملخص التنفيذي الخطوات المحددة التي ستتخذها هارفارد لمعالجة هذه الردود من المجتمع.
يمكن لمديري المشاريع استخدام هذا كمصدر إلهام للتعامل مع الملخصات التنفيذية للمشاريع التي انحرفت عن مسارها. فهو يساعد القادة على تحمل مسؤولية ما حدث وبناء أنظمة لمنع الأخطاء المستقبلية.
10. ملخص تنفيذي تعريفي مع ClickUp Brain (الذكاء الاصطناعي الأصلي في ClickUp)
لا يجب كتابة جميع الملخصات التنفيذية يدوياً من قبلك. قالب الملخص التنفيذي المجاني هو أيضًا شيء يجب استكشافه. هناك الكثير من الأدوات التي توفرها. العشرات من أدوات الذكاء الاصطناعي للأتمتة يمكنها تلخيص النص في ثوانٍ. إليك ما يلي ClickUp Brain عاد عندما أدخلنا المقالة أعلاه وطلبنا ملخصًا.
يناقش المقال الغرض من الملخص التنفيذي وأهميته، والذي يقدم لمحة موجزة عن الوثائق التفصيلية، مما يجعلها أكثر قبولا للقراء ذوي الوقت المحدود.
تتضمن الملخصات التنفيذية عادةً بيانات المشكلة والحلول المقترحة والنتائج المتوقعة والخاتمة. ولإنشاء ملخص مقنع، من المهم تحديد القصة الرئيسية، ودمج البيانات ذات الصلة، والتوسع في الفوائد، والخاتمة القوية.
يمكن أن يؤدي استخدام برامج المستندات الحديثة مثل ClickUp Docs وأدوات الذكاء الاصطناعي مثل ClickUp AI إلى تحسين جودة وكفاءة كتابة الملخصات التنفيذية. يقدم المقال أيضًا أمثلة عملية للملخصات التنفيذية في مختلف المجالات، مما يوضح تنوعها وقابليتها للتطبيق.
هذا يوفر نقطة انطلاق رائعة لأولئك الذين يخشون الصفحة الفارغة. يمكنك الآن تعديلها لإضافة تفاصيل أو إضافة صور أو إدراج اقتباس.
باستخدام ClickUp Brain، يمكنك اختيار النبرة (من المهنية أو المباشرة أو الملهمة أو المتفائلة أو غير الرسمية أو الواثقة أو الودية أو الفكاهية) والإبداعية (منخفضة ومتوسطة وعالية) لتخصيص الملخص حسب احتياجاتك.
هذا ليس كل شيء! بالنسبة لمديري المشاريع وقادة الأعمال، يقدم ClickUp Brain مجموعة واسعة من أدوات الكتابة والتلخيص لوثائق النطاق، وموجزات المشاريع، وجداول أعمال الاجتماعات، وبيانات العمل، وأسئلة الاستبيان، وغيرها.
يمكنك وضع علامات على الأشخاص لدعوتهم إلى تقديم مدخلات أو ملاحظات. يمكنك أيضاً تحويل التعليقات إلى مهام وإدارتها دون عناء، كل ذلك في مكان واحد.
ألم تستخدم الذكاء الاصطناعي للكتابة من قبل؟ لا تقلق أيضًا. إليك قوالب مطالبة الذكاء الاصطناعي التي ستجعلك تبدأ على الفور.
مع مساعد الذكاء الاصطناعي المخصص المصمم خصيصاً لدورك، يمكنك العمل بشكل أسرع، والكتابة بشكل أفضل، وتحفيز الإبداع، وزيادة الإنتاجية بشكل ملحوظ.