سجلات RAID لإدارة المشاريع: حماية مشاريعك من المخاطر

من المكونات الأساسية لإدارة المشروع إدارة المخاطر أو التخفيف من حدتها. فالتكيف مع المخاطر والطوارئ أمر بالغ الأهمية مع تعدد المتغيرات والأجزاء المتحركة في المشاريع المعقدة أو طويلة الأجل. ⭐

هناك جانب مهم بنفس القدر من الأهمية لتخفيف المخاطر في إدارة المشروع وهو توثيقها. نادراً ما تظهر المخاطر والمشكلات نفسها في البداية خطة المشروع مرحلة التنفيذ. لا يواجه مديرو المشاريع وفرق المشروع مشاكل إلا عندما يخضع المشروع للتنفيذ.

وإلى جانب التنبؤ بالمشاكل المحتملة ورصد الأسباب المحتملة، فإن توثيق مشاكل المشروع يبقي المشاريع على المسار الصحيح. ويؤدي توثيق مشاكل المشروع أيضًا إلى القضاء على الصعوبات المماثلة التي من المحتمل أن تحدث مع تقدم المشروع.

هذا هو المكان الذي يكون فيه سجل RAID مفيدًا.

ما هو سجل RAID؟

سجل RAID هو سجل فعال أداة إدارة المشروع لتبسيط المشروع؛ فهي تتعقب المخاطر والإجراءات والمشكلات والقرارات. يتتبع السجل المشغلات والاحتمالات والمشكلات والتأثيرات والإجراءات والمالكين وما إلى ذلك.

لم يتم الاتفاق على تفاصيل الاختصار، ولكن الجميع يتفق على أن RAID يشمل Rالمخاطر، Aالافتراضات أو Aالإجراءات، Iالمشاكل، Dالتبعيات أو Dالقرارات.

يساعد تسجيل هذه التفاصيل في سجل RAID في تتبع وإدارة تقدم المشروع. كما توفر سجلات RAID أيضًا إطارًا للتخفيف الاستباقي من المخاطر وحل المشكلات، مما يبقي المشروع على المسار الصحيح ويفي ب هدف المشروعe .

اتبع نهجًا تعاونيًا لإدارة المخاطر مع قالب سجل ClickUp RAID

مكونات سجل RAID

1. المخاطر

في الجزء الخاص بالمخاطر في سجل المخاطر، يقوم مديرو المشاريع بتسجيل المشاكل أو الظروف المحتملة التي من المحتمل أن تؤثر سلباً على المشروع. يسمح التحديد والتقييم المبكر لمخاطر المشروع لفرق المشروع بتطوير خطط طوارئ واتخاذ تدابير استباقية للحد من تأثيرها، إن لم يكن لمنع حدوثها.

بينما تقوم بتحديد المخاطر بشكل شامل في مرحلة التخطيط للمشروع، يجب عليك تحديث المخاطر ومراجعتها مع تقدم المشروع. هذا جزء أساسي من السجل، ويستخدم فريق المشروع السجل إلى جانب إدارة المخاطر البرمجيات

2. الافتراضات

تضع فرق المشروع في الحسبان ظروفاً أو أحداثاً معينة تتوقعها مع تقدم المشروع، سواء أكان ذلك بدليل قاطع أم لا.

وعلى الرغم من أن الافتراضات غالباً ما تكون ضرورية لاتخاذ قرارات المشروع، إلا أنها تنطوي على عدم يقين ومخاطر محتملة. يضمن توثيق الافتراضات تحقق فريق المشروع من صحة هذه الافتراضات ومعالجتها أثناء التنفيذ.

3. القضايا

على عكس المخاطر التي تتوقعها أو الافتراضات التي تستند إلى معرفة المشروع، تقوم بتسجيل المشكلات بناءً على الأحداث الفعلية التي تهدد بإعاقة تقدم المشروع. بمجرد تحديد المخاطر، تقوم فرق المشروع بما يلي تحديد الأولويات وصياغة الخطط لمعالجتها. يتتبع فريق المشروع هذه المشكلات وحلها في سجل RAID.

تستخدم الفرق قسم "الإجراء" في سجل RAID لتوثيق حل المشكلات. في بعض الأحيان، ستجد أن بعض الفرق تجمع المخاطر والمشكلات معًا اعتمادًا على نموذج سجل RAID الخاص بهم. وهذا يساعد في تحديد العلاقة السببية بين المخاطر ومدى المشكلة المرتبطة بها.

4. التبعيات

التبعية هي مهمة تتوقف على إكمال مهمة أخرى. في كثير من الأحيان، ترتبط مكونات المشروع بطريقة يجب أن تتبع ترتيبًا معينًا.

يجب على فرق المشروع إكمال هذه المهام المترابطة بترتيب معين أو ضمن إطار زمني معين للمضي قدماً في المشروع.

يساعد تحديد التبعيات المهمة وتوثيقها في مرحلة تخطيط المشروع مدير المشروع على إبقاء النقاط المحورية للمشروع في الاعتبار. وبهذه الطريقة، يكون من السهل توقّع الأعطال المحتملة التي تؤثر على تقدم المشروع.

في مرحلة تنفيذ المشروع، تضمن إدارة التبعيات في مرحلة تنفيذ المشروع أن يقوم الفريق بتنسيق المهام بشكل جيد وتوقع ومعالجة التأخيرات أو الاختناقات المحتملة على الفور.

إضافة تبعية إلى علاقة في ClickUp وتنفيذها بكفاءة

الإجراءات والقرارات

بالإضافة إلى الأربعة الأولى، تتطلب بعض المشاريع من فريق المشروع توثيق الإجراءات وقرارات مديري المشاريع.

• الإجراءات: يجب تنفيذ هذه المهام لمعالجة المخاطر أو حل المشكلات أو حل المشاكل التي تساهم في أهداف المشروع. على النقيض من الافتراضات، فإن الإجراءات هي أنشطة ملموسة وقابلة للقياس ذات جدول زمني محدد وملكية محددة
• القرارات: هذه هي الخيارات المستنيرة التي يتخذها مدير المشروع (وفي بعض الحالات، فرق المشروع) أثناء سير المشروع. ويمكن أن تكون هذه القرارات كرد فعل لمشاكل محددة تنشأ أثناء سير المشروع أو تلك التي تتخذها بشكل استباقي لتجنب الأزمات في وقت لاحق. في معظم الحالات، يقوم الفريق بتسجيل القرارات بطريقة معينة: من اتخذ القرار، وما هو القرار الذي تم اتخاذه، ولماذا تم اتخاذ القرار. كما يسجل سجل التبعيات أيضًا النقاط في الجدول الزمني الذي تم فيه اتخاذ القرارات. وفي حين تضمن التبعيات تنفيذ فريق المشروع للمهام بالترتيب الصحيح، فإن القرارات تحدد التقدم العام للمشروع.

هل سجلات RAID ضرورية للإدارة الفعالة للمشروع؟

يتحكم مديرو المشاريع عن كثب في تقدم المشروع من خلال توثيق العناصر المهمة التي تساهم في المشروع ومراجعتها بانتظام.

تساعد السجلات أيضًا فرق المشروع على اكتساب رؤى قيمة حول التحديات المحتملة للمشروع. فهم يطورون بشكل استباقي الأولويات واستراتيجيات لمواجهتها، مما يساهم في نهاية المطاف في نجاح المشروع.

وعلاوة على ذلك، تعمل سجلات RAID بمثابة أداة اتصال قيمة لتعزيز الشفافية والتعاون بين موارد المشروع لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة.

سجل RAID مقابل سجل المخاطر

تعد سجلات RAID وسجلات المخاطر ضرورية أدوات إدارة المشاريع لتحديد المخاطر وإدارتها. ومع ذلك، فهي تختلف في نطاقها والغرض منها.

يتم استخدام سجل RAID طوال دورة حياة المشروع، بينما يتم استخدام سجل سجل المخاطر يركز فقط على التقييم الشامل للمخاطر وتحديد الأولويات في بداية المشروع.

يتيح لك قالب ClickUp سجل المخاطر توثيق وتتبع كل مخاطر المشروع

ما هي فوائد وقيود استخدام سجل المخاطر؟

من الواضح أن سجل RAID هو أداة حيوية لقادة المشاريع، ولكن يجب على مديري المشاريع فهم حدوده أيضاً. وهذا سيؤهلك لمعالجة قيود الأداة وتحسين فعاليتها.

فوائد استخدام سجل RAID

1. الرؤية

تخزن سجلات RAID المعلومات الهامة بشكل مركزي ويمكن لجميع أصحاب المصلحة في المشروع الوصول إليها. وبما أنها تحتوي على المعلومات المتعلقة بالمشروع، فإن السجلات توفر نظرة عامة رفيعة المستوى لتقدم المشروع.

2. اتخاذ قرارات مستنيرة:

مع تقدم المشروع، تساعدك سجلات RAID على اتخاذ قرارات مستنيرة وتقييم فعاليتها بناءً على ما وثقته من معلومات القرارات والإجراءات .

3. سهولة الاستخدام

تحتوي سجلات RAID عادةً على بنية محددة بمكونات محددة، وإنشاء سجلات RAID templatized يساعد فرق المشروع على الانتقال بسرعة إلى العمل. بالإضافة إلى ذلك، تسمح السجلات النموذجية بالاتساق بين المشاريع، وتبسيط عملية تأهيل موارد المشروع الجديدة، وتسهيل التدريب على العمليات الأساسية داخل الفريق.

4. التواصل الاستباقي وإدارة المخاطر

يشجع سجل RAID على اتباع نهج منظم واستراتيجي لإدارة المشروع ويجمع المعلومات الحيوية وينشرها بكفاءة. يتحسن التواصل، مما يزيد من فرص تحديد المخاطر في وقت مبكر.

يمكنك بعد ذلك تقليل الوقت المستغرق مع تقليل المخاطر أو منعها تمامًا.

5. حل المشاكل بكفاءة

تقوم سجلات RAID بتعيين المسؤوليات للأفراد المسؤولين عن حل المشكلات والتحديات. وفي نهاية المطاف، تمكّن السجلات مديري المشاريع من إعداد الحلول، مما يحسن بشكل استباقي الالتزام بالمواعيد النهائية والميزانيات.

حدود سجلات RAID

1. نطاق محدود

قد لا تكفي سجلات RAID وحدها لإدارة المخاطر لأنها تركز فقط على تحديد وتتبع مكونات R-A-I-D. وتعتبر خطة المشروع أكثر ملاءمة لتوثيق تفاصيل المشروع بالتفصيل.

بالإضافة إلى ذلك، إلى جانب سجل RAID، فإن السجل المركزي برنامج إدارة المشروع يضمن أن معلومات المشروع متاحة لجميع أعضاء الفريق، بغض النظر عن قسمهم أو وظيفتهم.

2. التركيز المفرط على التوثيق

تعتمد فعالية هذه الأداة على ما إذا كان فريق المشروع يقوم بتحديث السجل باستمرار. وهذا لن يؤدي إلا إلى تشتيت الانتباه عن مهام إدارة المشروع النشطة ما لم يوازن الفريق بين التوثيق و تنفيذ المشروع .

كما أن التعمق أكثر من اللازم قد يؤدي إلى زيادة في المعلومات، في حين أن التعمق أكثر من اللازم يتعارض مع الغرض من سجل RAID.

وعلى الجانب الآخر، فإن الفشل في تحديث السجل في الوقت الفعلي يجعل السجل متقادمًا، مما قد يؤدي إلى حدوث ارتباك بين أصحاب المصلحة.

3. شرط المراجعة المستمرة

في المشاريع الأكبر حجمًا، قد تتطلب سجلات RAID مراجعات متكررة، مما يخلق شعورًا بالتدقيق المستمر بين أعضاء فريق المشروع.

4. الاعتماد على المدخلات البشرية

تعتمد سجلات RAID على تحديد وتوثيق المخاطر والمشاكل يدوياً من قبل أعضاء فريق المشروع. وبالتالي، يلعب الحكم والوعي البشري دورًا حاسمًا في فعالية سجلات RAID.

متى يتم استخدام سجل RAID؟

تتضمن بعض الأمثلة المحددة لاستخدام سجل RAID الحالات التالية.

• في بداية المشروع: لتحديد المخاطر والافتراضات والمشاكل والتبعيات المحتملة التي قد تؤثر على نجاح المشروع
• طوال دورة حياة المشروع: لتتبع حالة مكونات R-A-I-D وتسجيل القرارات ونقاط العمل
• عند اتخاذ قرارات المشروع: سيساعد على النظر في التأثير المحتمل للقرارات المختلفة
• أثناء التواصل مع أصحاب المصلحة: كوسيلة لتزويد المشاركين في المشروع بفهم واضح لحالة المشروع

كيفية استخدام سجل RAID في إدارة المشروع: الخطوات الرئيسية المتضمنة

الخطوة 1: اختر التنسيق المناسب لمشروعك

اختيار التنسيق المناسب هو الخطوة الأولى. بدء سجل RAID على الورق، أو من خلال جداول البيانات، أو باستخدام برنامج إدارة المخاطر . مهما كان التنسيق، تأكد من أنه يتماشى مع أهداف المشروع وحسابات تعقيده.

قم بإشراك فريقك وأصحاب المصلحة في اختيار الشكل، حيث أنهم سيكونون المستخدمين النهائيين للأداة ويجب أن يكونوا مرتاحين لها.

الخطوة 2: ضع قائمة بالمخاطر والافتراضات والمشكلات والتبعيات في مشروعك

الخطوة التالية هي مناقشة وتسجيل كل عنصر بالتفصيل. لهذا، يقوم الفريق التعاون أمر بالغ الأهمية. سيساعدك فريق المشروع في تحديد المخاطر المحتملة بناءً على خبرتهم ومجالات تخصصهم

كما سيساعد التعاون في مرحلة الإنشاء أعضاء فريقك على تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم في إدارة المشاريع.

الخطوة 3: استمر في التحديث!

التحديثات المنتظمة في الوقت الحقيقي للسجل ضرورية لتتبع التقدم المحرز وتوثيق الاستجابات للتحديات. سيستخدم أصحاب المصلحة الخارجيين، بما في ذلك المديرين والعملاء، السجل لفهم تخفيف المخاطر وحل المشكلات. ستضمن هذه التحديثات التواصل السلس داخل الفريق ومع الشركاء الخارجيين.

الخطوة 4: التفكير في مرحلة ما بعد المشروع

من خلال عرضه الشامل لمعلومات مشروعك، يساهم سجل RAID أيضًا في عملية اتخاذ القرار في المشاريع المستقبلية، مما يحول الخبرة بشكل فعال إلى رؤى قيمة.

إنشاء قالب سجل RAID

بدلاً من إنشاء الخطوط العريضة لسجل RAID من الصفر، فإن إنشاء قالب سيسهل البدء في تخطيط المشروع بسرعة. A قالب سجل RAID هو إطار عمل مخصص لتوثيق وتتبع المكونات الفردية: المخاطر والافتراضات أو الإجراءات والمشكلات والقرارات والتبعيات.

فيما يلي نموذج لقالب سجل RAID:

• معرّف المخاطر: معرّف فريد لكل خطر
• وصف المخاطر: وصف تفصيلي للمخاطر المحتملة
• الاحتمالية: تقييم احتمالية حدوث الخطر
• التأثير: تقييم شدة عواقب المخاطر
• استراتيجية التخفيف: الإجراءات المخطط لها للحد من تأثير المخاطر
• المالك: الفرد المسؤول عن مراقبة المخاطر ومعالجتها
• الحالة: الحالة الحالية للمخاطر (على سبيل المثال، مفتوحة، مغلقة)
• التاريخ: تاريخ تحديد الخطر أو آخر تحديث له
• الافتراضات: المعتقدات أو البيانات المسلم بها دون دليل قاطع
• القضايا: المشاكل أو التحديات المعروفة التي يحتاج الفريق إلى معالجتها
• القرارات: الخيارات المحددة التي تم اتخاذها فيما يتعلق باتجاه المشروع أو الإجراءات أو الاستراتيجيات

رفع مستوى تخطيط المشروع وتقييم المخاطر باستخدام برنامج إدارة المشاريع

تُعد سجلات RAID أداة لا غنى عنها في مجموعتك. لم تعد مضطرًا بعد الآن إلى التدقيق في ملاحظات الاجتماع أو القلق بشأن الوثائق المفقودة للافتراضات-سجل RAID هو علاجك.

إن إنشاء سجل RAID لأول مرة أمر صعب، ولكن من المفيد أن يكون لديك الأدوات المناسبة. على سبيل المثال قالب سجل RAID الخاص بـ ClickUp سيجعلك تبدأ، مما يتيح لك تنظيم المعلومات المتعلقة بالمشروع والتعامل معها بكفاءة منذ البداية.

على الرغم من أن سجل RAID مفيد، إلا أنه من الضروري ملاحظة أنه أضيق نطاقاً بكثير من برنامج إدارة المشاريع الذي يقدم نهجاً أكثر شمولاً.

برنامج ClickUp، على سبيل المثال، هو برنامج متعدد الاستخدامات يساعد في إدارة المشاريع، والتعاون بين فريق العمل، وإدارة علاقات العملاء (CRM)، والتواصل، وغير ذلك الكثير. انظر إلى مهام ClickUp و ميزات النقر لفهم كيف يمكننا مساعدتك. ابدأ مع ClickUp مجانًا اليوم!