تحليل العمليات: أطلق العنان لكفاءة فريقك

ستوجد العمليات سواء قمت بتصميمها عمدًا أم لا. عندما تسند مهمة ما إلى شخص ما، فإنه ينشئ عمليته الخاصة، والتي يستخدمها بشكل متكرر لتسهيل المهمة عليه.

عندما طُلب مني كتابة هذا المقال، فتحتُ مستند Google، وقمتُ بنسخ ولصق المخطط التفصيلي، وبدأتُ البحث عن كل قسم، ثم قمتُ بالكتابة والتحرير والتدقيق اللغوي وإضافة الروابط التشعبية، وأرسلته للموافقة عليه. إذا كان لديك عشرات الكتّاب، فمن المحتمل أن يكون لديك عشرات العمليات.

ومع ذلك، لكي يكون لدينا اتساق في كيفية الكتابة والتحرير والنشر والتوزيع كعلامة تجارية، لا يمكننا تحمل عشرات العمليات. نحن بحاجة إلى عملية واحدة موحدة.

أنت بحاجة إلى تحليل شامل للعمليات لإعداد سير عمل كفء وفعال وموحد. في منشور المدونة هذا، سنوضح لك كيف يمكنك إعداد ذلك!

ما هو تحليل العمليات؟

تحليل العمليات هو النهج المنهجي لفهم وتوثيق الأعمال الداخلية لأنشطة الأعمال. وفقًا للأعمال إدارة العمليات [BPM] المدرسة الفكرية، يعد تحليل العمليات جزءًا مهمًا من التحسين المستمر.

مثال على جميع العمليات التي تخضع حاليًا لمراحل مختلفة من مشروع التحليل المدار على ClickUp

الغرض الأساسي من تحليل العمليات هو تحديد فرص التحسين. ولتحقيق ذلك، يدرس تحليل عمليات الأعمال عادةً ما يلي:

• الخطوات التي يتم تنفيذها لإكمال مهمة ما
• كيفية تنفيذ كل خطوة
• كيفية تأثيرها على الخطوات اللاحقة
• كيف تساهم في المشروع
• من المسؤول عن كل خطوة
• مصفوفات التصعيد
• التكرارات والخطط الاحتياطية
• التحديات التي يواجهها أعضاء الفريق في متابعة العملية

بمجرد ملاحظة ذلك وتوثيقه، تبحث فرق إدارة عمليات إدارة الأعمال عن طرق لتحسينها كفاءة العملية دون تعطيل العمل الجاري.

تحليل العمليات ليس نشاطًا لمرة واحدة. في الواقع، من الأفضل إجراؤه بانتظام، لدعم التحسين المستمر. وإليك السبب.

فوائد إجراء تحليل العمليات

يمكن لتحليل العمليات الجيد والمستمر والاستراتيجي أن يساعد الأعمال التجارية بعدة طرق، بما في ذلك تعزيز النتيجة النهائية. وإليك الطريقة.

فهم الأنظمة الحالية: يعد تحليل العمليات التجارية طريقة رائعة لتقييم الأمور كما هي. فهو يساعد على قياس الكفاءة والفعالية من خلال الإجابة على أسئلة مثل:

• هل يستخدم فريق المبيعات لدينا نظام إدارة علاقات العملاء بكفاءة؟
• هل لدى الجميع رؤية واضحة لخط سير العمل؟
• هل يتم رفع جميع التذاكر في أداة إدارة المشروع؟
• هل حقق السباق الأخير أهدافه؟
• هل فريق خدمة العملاء منتج؟

تحديد فرص التحسين: بمجرد فهمك للعملية الحالية، يمكنك أيضاً تحديد الثغرات وسدها. يمكنك اتخاذ القرارات بناءً على البيانات بدلاً من الحدس. هذه بالطبع هي الفائدة الأكثر مباشرةً ومباشرةً من تحليل العمليات.

تحقيق الكفاءة التشغيلية: من الشائع أن تستخدم الفرق المختلفة عملياتها الخاصة بها. على سبيل المثال، يستخدم فريق المبيعات Salesforce لتسجيل التفاعلات، ويستخدم فريق نجاح العملاء ClickUp لإدارة العلاقات، ويستخدم التسويق Hubspot لتتبع التقدم المحرز. وهذا يسمح للكثير من المعلومات أن تسقط من خلال الشقوق.

مقاييس إنتاجية الفريق وكفاءته كما تظهر في لوحة معلومات ClickUp Dashboard

جيد تحليل سير العمل يتيح تكاملاً أفضل بين هذه الأنظمة ويسهل تدفق العمليات بسلاسة.

تقليل التكاليف التشغيلية: يحدد تحليل العمليات التجارية أوجه التكرار والاختناقات وعدم الكفاءة. يمكن لقادة العمليات بعد ذلك التخلص منها لتقليل النفقات في شراء المواد واستهلاك الطاقة والعمالة في تطوير المشروع المرحلة.

زيادة ولاء العملاء: يحب العملاء تجربة متسقة. ويساعد تحليل العمليات التجارية على تحقيق ذلك. والأهم من ذلك أنه يساعد الشركات على تحديد المشكلات وأوجه القصور في تجربة العملاء و تحسين سير العمل .

عندما تراقب عملياتك، يمكنك ملاحظة المشاكل المتكررة وبناء حلول استباقية لها. يمكنك أيضًا إبلاغ العملاء بالمشكلات القادمة مسبقًا، وبناء الثقة.

الامتثال: لا توجد مؤسسة تنوي عدم الامتثال. ومع ذلك، من دون مراقبة واهتمام مستمرين، فإنها تتغاضى أحيانًا عن مشاكل الامتثال.

ويحول تحليل العمليات التجارية المنتظم دون ذلك ويحمي الشركات من العقوبات التنظيمية والنزاعات القانونية.

تجربة أفضل للموظفين: لا يستفيد العملاء وحدهم من تحليل إجراءات العمل. فالعمليات الفعالة تؤدي إلى تقليل عبء العمل، وبالتالي زيادة الرضا. يعمل الموظفون المتحمسون بجدية أكبر وبصورة أفضل، ومن ثم يحققون أرباحًا أعلى.

ميزة تنافسية: في السوق شديد التنافسية، تتمثل الميزة التنافسية الحقيقية في كيفية قيامك بالأعمال. يساعدك تحليل العمليات على مراقبة عملياتك وتقييمها وتحسينها للحفاظ على ميزتك التنافسية.

والآن بعد أن عرفت سبب حاجتك إلى تحليل العمليات، دعنا نرى أنواعها وكيفية إجرائها.

أنواع تخطيط العمليات

كما يوحي الاسم, تخطيط العملية هي تقنية تساعد في رسم خريطة مرئية لسير العملية. وهي ترسم صورة لكيفية تنفيذ العملية، وما هي الخطوات المتضمنة، ومن هم أصحاب المصلحة، والمدة التي تستغرقها.

تقدم خريطة العملية رؤية عالية المستوى لكل ما ينطوي عليه الأمر، مما يساعد فرق العمليات التجارية على محاكاة التحسينات المحتملة.

يمكنك إنشاء خريطة العمليات بطرق مختلفة. بعض الطرق الأكثر استخدامًا هي كما يلي.

مخطط انسيابي أساسي

قالب _ClickUp للمخطط الانسيابي لعملية التوظيف

خريطة العمليات الأكثر شيوعًا والأكثر استخدامًا هي المخطط الانسيابي، المصنوع من المربعات والأسهم لتمثيل الرحلة بصريًا. لا يعني كونها أساسية أنها محدودة.

يسمح لك المخطط الانسيابي بتخطيط العمليات المعقدة ذات التبعيات والترابطات المتعددة. ويمكنه استيعاب الخطوات والقرارات والمسارات المتعددة. ويمكنه أيضًا العودة إلى الخطوات السابقة في حالة عدم استيفاء أي شرط. يمكنك الاختيار من بين العديد من قوالب المخطط البياني الانسيابي في Word أو PowerPoint أو Excel أو ClickUp.

إن قالب المخطط الانسيابي لعملية النقر يصور عملية التوظيف كمثال. من طلب مدير التوظيف لمورد جديد إلى تقديم العرض، يتضمن هذا المخطط الانسيابي جميع الخطوات، وأصحاب المصلحة، والتدفق من خطوة إلى أخرى.

الأفضل ل: العمليات المتسلسلة المعقدة التي تتضمن قرارات متعددة.

مخطط خط السباحة

استخدم مخطط مسار السباحة لتعيين من يقوم بماذا عبر العملية

مخطط ممر السباحة هو تحسين للمخطط الانسيابي الأساسي. فهو يستخدم شكل حوض السباحة لتمثيل عملية العمل بشكل مرئي، وتقسيم المشروع إلى مسارات لكل فريق/فرد مشارك.

ويساعد المخطط الانسيابي لحارة السباحة على إشراك الجميع في المشروع والتعاون بفعالية. وهو يساعد على تحسين سير العمل من خلال تحديد المهام والمسؤوليات بوضوح. تُستخدم هذه عادةً في الفرق الهندسية للتكامل المستمر/التطوير المستمر [CI/CDD] أثناء نشر التغييرات التدريجية في التعليمات البرمجية.

الأفضل لـ: الفرق متعددة الوظائف التي تعمل على عملية واحدة

خريطة تدفق القيمة

استخدام خرائط تدفق القيمة لتحديد الأجزاء غير ذات القيمة المضافة في العملية لتقليلها إلى الحد الأدنى خرائط تدفق القيمة تساعد في تحديد أوجه القصور في العملية والتمييز بوضوح بين الأجزاء التي تضيف قيمة والأجزاء التي لا تضيف قيمة. وعادةً ما تُستخدم خرائط تدفق القيمة في فرق المنتجات، وتسهل خرائط تدفق القيمة أربع خطوات متميزة:

• تحديد عائلة المنتج
• توثيق الحالة الحالية
• تصميم الحالة المستقبلية
• وضع خطة التنفيذ

الهدف الأساسي من خرائط تدفق القيمة هو تصميم التغييرات التي تؤدي إلى توفير التكلفة والوقت والموارد.

استخدام نموذج تخطيط تدفق القيمة ClickUp لتصميم العملية، وترك الملاحظات، وإرفاق الملفات، وتحديد الأهداف لتخطيط لوجستيات التوريد والتسليم. يمكنك إنشاء وتعيين مهام التحسين داخل القالب مباشرةً.

هذا لا يلبي احتياجاتك؟ لدينا المزيد. تحقق من أفضل عشرة نماذج لتخطيط تدفق القيمة لتحسين عمليات فريقك

الأفضل لـ: الفرق التي تصمم العمليات من المنتج إلى التسليم

SIPOC

عرض اللوحة لخريطة عملية SIPOC على ClickUp

يرمز SIPOC إلى الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء. تحت سيجما الستة تحدد منهجية SIPOC حدود ونطاق العملية من البداية إلى النهاية.

وتتمثل أكبر ميزة لهذه المنهجية في تركيزها على العميل. وللتعبير عن ذلك، يستخدم بعض الخبراء أيضًا مصطلح COPIS، أي وضع العميل في المقام الأول.

الأفضل لـ: الشركات التي ترغب في تحديد الخطوات والأطراف المعنية المقابلة لها

نموذج عملية الأعمال والترميز [BPMN]

مثال على BPMN لاستيفاء طلبات أمازون الذي تم إنشاؤه بواسطة Trisotech | عبر حاضنة عمليات الأعمال صممته مجموعة إدارة الكائنات، وهو عبارة عن نموذج ومفهوم عملية الأعمال وهو عبارة عن مخطط انسيابي مفصل لتخطيط عمليات الأعمال المعقدة والمترابطة.

ومثل المخطط الانسيابي، يتضمن مراحل للحدث والنشاط والتدفق والبوابة. وتحت كل مرحلة، توجد رموز متعددة.

على سبيل المثال، يمكن أن تكون البوابة حصرية أو شاملة أو قائمة على الحدث أو متوازية أو مزيج من هذه الرموز، ولكل منها رمزها الخاص. يمكن الإشارة إلى التدفق على أنه تدفق تسلسلي أو تدفق رسائل أو ارتباط أو ارتباط بيانات.

مع هذا المستوى من التفاصيل، تعطي شبكة إدارة بوابات الأعمال تفاصيل كافية لكل صاحب مصلحة لتمكين التنفيذ الدقيق.

الأفضل لـ: الشركات التي ترسم خرائط العمليات من النهاية إلى النهاية؛ الأكثر فائدة لفرق هندسة البرمجيات

كيفية إجراء تحليل العمليات

يجب أن يكون تحليل العمليات متسقاً واستراتيجياً ودورياً. دعنا نرى كيف يمكنك تحقيق ذلك في مؤسستك.

تحديد النطاق والغرض

في حين يجب عليك إجراء تحليل للعملية كل ستة أشهر، فإن النطاق والغرض لن يكونا متماثلين في كل مرة. اعتمادًا على مدى نضج العملية التي تقوم بتحليلها، قد يختلف ذلك بشكل كبير.

لذا، ابدأ بتحديد ما يلي.

النطاق: ما هي العمليات التي ستقوم بتحليلها؟ ما هو نطاق التحليل؟

على سبيل المثال، بصفتك شخصًا مسؤولاً عن نجاح العملاء، قد تقوم بتحليل رحلة العميل بعد الشراء بالكامل. هنا، سوف تأخذ عينة من العملاء، وتدرس الخطوات والمحطات الرئيسية في رحلتهم، وتستمع إلى مكالمة أو مكالمتين، وتجري مقابلات مع بعض المسؤولين التنفيذيين عن نجاح العملاء.

من ناحية أخرى، يمكنك إجراء تحليل متعمق لمراجعات العملاء الشهرية. في هذه الحالة، سوف تستمع إلى كل مكالمة من مكالمات مراجعات العملاء خلال فترة محددة. ستقوم بإبداء ملاحظات أعمق حول شعور العميل أو شكواه الأساسية أو ما الذي يريده كحل.

الغرض: ما الذي تبحث عنه؟ ما الإجراء الذي ستتخذه بشأن النتائج؟

الغرض المباشر من أي تحليل للعمليات هو إيجاد فرص للتحسين بالطبع. ومع ذلك، قد تكلف بعض التحسينات أكثر؛ وقد يستغرق البعض الآخر وقتًا أطول أو يؤثر على أجزاء أخرى من المنظمة. فكر في أهدافك قبل أن تبدأ.

اجمع فريقًا معًا

يحتاج التحليل الجيد للعمليات إلى الخبراء المناسبين. اختر فريقاً من المحللين الذين

• لديهم خبرة في العمليات التي تقوم بتحليلها
• يستخدمون العملية بانتظام
• معرفة سبب أداء المهام بالطريقة التي تتم بها اليوم
• فهم تأثيرها على سير العمل المؤسسي الأوسع نطاقًا

إنشاء بيئة تعاونية لهم لمناقشة ومناقشة ملاحظاتهم. يُعد عرض مهام ClickUp والتعليقات طريقة رائعة لتمكين ذلك.

قم بإدارة طرق العرض على مستوى الفريق وسير العمل والأتمتة دون عبء إداري ثقيل أو عمليات تسليم يدوية.

فهم الحالة الحالية

ابدأ بتحليل نوعي. أثناء تدقيق العمليات الحالية، ركز على كل من الكيفية والسبب. على سبيل المثال، قد تعلم أن شكاوى العملاء يتم تسجيلها في جدول بيانات اليوم. اسأل لماذا. قد يكون هناك سبب تجاري وراء هذه الخيارات.

اقترب من تحليل العمليات التجارية بعقل منفتح دون إصدار أحكام. استمع واجمع المعلومات بأكبر قدر ممكن من التفاصيل.

مثال على خريطة عملية بريد إلكتروني تسويقي بسيطة تم إنشاؤها باستخدام ClickUp Whiteboard

بمجرد فهم العملية بوضوح، انتقل إلى التحليل الكمي. اجمع مؤشرات الأداء الرئيسية حول بعض ما يلي:

• أوقات الإنتاج / الحل
• معدل الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة [SLA] الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة
• معدلات الأخطاء
• معدلات التصعيد
• استخدام الموارد

في هذه المرحلة، يمكنك أيضًا استخدام العديد من أدوات تخطيط العمليات والمنهجيات لتصور حالتك الحالية. بعض الأمثلة والاقتراحات في القسم التالي.

قم بالتحليل بعناية وعناية

بمجرد حصولك على جميع البيانات، قم بتحليلها في سياقها. قم بفحص كل خطوة في العملية بحثًا عن أوجه القصور والتبعيات والتكرار. قد يكون هذا

• المهام المتكررة التي يقوم بها عدة أشخاص
• عدم قيام أعضاء الفريق بما يكفي من المهام
• خطوات في العملية تستغرق وقتًا طويلاً جدًا بسبب الاختناقات
• الكثير من الأخطاء، مما يتطلب موارد إضافية لتصحيحها

قبل اقتراح التحسينات، ضع في اعتبارك ما يلي

المقارنة المعيارية: كيف تعمل الفرق/الأقسام/الإدارات/الشركات الأخرى في عمليات مماثلة؟

دراسة التأثير: إذا تم اقتراح خطوة/طريقة بديلة، ما هو تأثيرها على الفريق والمنظمة ككل؟

تحليل الموارد: ما الذي يتطلبه تنفيذ البديل؟ كم سيكلف ذلك؟ كم سيستغرق من الوقت؟ هل يحتاج إلى تدريب إضافي؟

التعطيل: أثناء التغيير، ما هي العمليات التي ستتأثر أثناء التغيير؟ كيف سيؤثر ذلك على العمل؟

اقترح تحسينات

بناءً على تحليلك، اقترح تحسينات. يمكن أن يكون هذا تغييرًا بسيطًا من استخدام جداول البيانات إلى نماذج ClickUp للإعداد. وقد يكون أيضاً إصلاحاً شاملاً للنظام بأكمله. مهما كانت التحسينات التي تقترحها، قم بتوثيقها بدقة.

ضع قائمة بجميع التغييرات: ضع قائمة بجميع التغييرات التي تقترحها، مهما كانت صغيرة أو كبيرة. أثناء توثيق ذلك، حدد الخطوط العريضة للعملية الحالية وفصّل العملية المقترحة. سلّط الضوء على التغييرات.

حدد الأولويات: ليس من الجيد أبدًا تغيير كل شيء في وقت واحد. حدد أولويات الأشياء التي تريد تغييرها وقم بتنفيذها واحدة تلو الأخرى.

ضع جداول زمنية: ابدأ بالخطوات التي تحتاج إلى تغييرات فورية وتوسع تدريجياً. قم بإنشاء الجدول الزمني للمشروع مقسم إلى مهام يتم إكمالها كل أسبوع أو شهر أو ربع سنة أو سنة. يساعد ذلك أيضًا في مراقبة تحسينات العملية وتعديل أي حالات شاذة. عرض مخطط جانت البياني في ClickUp يقوم تلقائيًا بإنشاء جدول زمني بناءً على المهام والمواعيد النهائية التي حددتها في أداة إدارة المشروع.

عرض مخطط جانت البياني الأسبوعي الخاص بـ ClickUp لتنفيذ تحسينات العملية

قياس العائد على الاستثمار: كل تغيير يأتي بتكلفة. لذا، قم بتوثيق جميع التكاليف التي ينطوي عليها تنفيذ التحسينات. اعرض أيضًا العائد على الاستثمار لكل حالة.

ابدأ إدارة التغيير: لا أحد يحب التغيير ما لم يخدمه. لذا، قم بإنشاء استراتيجية لإدارة التغيير، مع إشراك جميع أصحاب المصلحة. اشرح لهم اقتراحك واحصل على موافقتهم. استمع إلى الملاحظات وتكيّف وفقًا لذلك.

حَفِّز التغيير: حتى أفضل الجهود التي تبذلها تحتاج إلى أن يتماشى فريق العمل معك. هل لا يقوم فريق المبيعات بتحديث نظام إدارة علاقات العملاء بانتظام؟ اربط الحوافز الفصلية بتحديثات إدارة علاقات العملاء. هل بعض أعضاء الفريق لا يحبون التكنولوجيا الجديدة؟ حدد الأبطال داخل الفريق وحشد الدعم معهم.

راقب العمليات التجارية الجديدة

لا تنجح أي مبادرة لتحسين العمليات إلا إذا كانت دورية. لذا، فإن الخطوة الأخيرة هي العودة إلى الخطوة الأولى.

بمجرد تنفيذ التغيير، عد إلى الخطوة الأولى وابدأ في تحليل العمليات الجديدة.

• هل كان للتحسين الأثر المطلوب؟
• هل تحسنت المقاييس؟
• هل هناك ثغرات أخرى أحدثتها العملية الجديدة؟

من هنا، قم ببناء استراتيجية التحسين المستمر الخاصة بك.

تحليل العمليات التجارية في العمل باستخدام قالب النقر فوق

إذا كنت جديدًا في مجال تحليل العمليات أو كنت تتطلع إلى تحسين كيفية تنفيذها الآن، فإن نموذج ClickUp لتدقيق العمليات وتحسينها مكان رائع للبدء.

قم بتحسين عمليات عملك من خلال عمليات فحص الجودة والتحليل وإدارة التغيير باستخدام قالب تدقيق العمليات من ClickUp

صنف: استخدم القالب لتصنيف مهام تحليل العمليات الخاصة بك عبر العملية والموارد والإدارة والمراقبة. على سبيل المثال، يتم إدراج المهمة المتعلقة بالنظافة تحت الموارد ومقاييس النجاح تحت الإدارة.

يساعدك هذا على تعيين مالكي العملية وإدارة الأنشطة وتتبع التقدم المحرز في كل مهمة.

تعيين درجة تدقيق: يمكنك تعيين درجة تدقيق بناءً على ملاحظاتك لكل مهمة. على سبيل المثال، إذا كانت الموارد المعينة لأي جزء من العملية غير كافية، يمكنك إعطاء درجة لذلك.

يوفر القالب خيارات، مثل الامتثال، وفرصة للتحسين، وعدم الامتثال البسيط، وعدم الامتثال الرئيسي، وعدم الامتثال الرئيسي. يمكنك تخصيص ذلك بناءً على الطريقة التي تريد بها تسجيل كل مهمة.

رفع الأدلة: لا يكتمل تحليل العمليات التجارية إذا لم تتمكن من إثبات ملاحظاتك. يتيح لك هذا القالب تحميل الأدلة كصور فوتوغرافية أو لقطات شاشة أو مستندات.

إدارة المشروع: تعيين المستخدمين، وتعيين تواريخ الاستحقاق، وإضافة عناصر الإجراءات، والتعاون في التعليقات. استخدم عرض لوحة نتائج التدقيق لمعرفة حالة كل مهمة. استخدم عرض قائمة الاحتياجات التي تحتاج إلى اهتمام لمراقبة المهام ذات الأولوية القصوى.

إدارة تحليل العملية كمشروع داخل ClickUp مباشرةً.

قم بتحليل عملياتك وتحسينها باستخدام ClickUp

الإدارة الجيدة للمشروع هي أكثر من مجرد إدارة المهام. فهي تمكّن كل عضو في الشركة من الحصول على المعلومات والأدوات والعمليات اللازمة للقيام بأفضل ما لديه من أعمال.

ومن الأجزاء المهمة للإدارة الجيدة للمشروع، بغض النظر عن حجم الفريق أو المجال، التحليل المنتظم للعمليات والتحسين المستمر.

ومع ذلك، لا تملك فرق المشاريع اليوم الوقت أو الموارد اللازمة لإجراء تحليل منتظم لعمليات الأعمال. وفي خضم كثافة أنشطتهم اليومية، فإن تحليل العمليات لا يحظى بالاهتمام الكافي.

حسنًا، لا ينبغي ذلك. تساعدك قوالب تحليل العمليات المتنوعة من ClickUp على تسريع رحلتك ووضع الأفكار موضع التنفيذ. جرّب ClickUp مجاناً اليوم وشاهد كيف يمكنه تحسين عملياتك.