سواءً كنت تجتمع افتراضيًا أو بالطريقة القديمة شخصيًا، فإن اجتماعات العملاء هي فرصة لجمع المعلومات وتكوين علاقات عمل وإبهار عملائك. ولكن كل شيء بدءاً من الحديث القصير قبل الاجتماع إلى بنود جدول الأعمال لها تأثير كبير على نجاح المشروع - ورأي العميل فيك.
بدون ضغط
الانطباعات الأولى مهمة، لذا يجب على أصحاب الأعمال ومندوبي المبيعات ومديري نجاح العملاء إدارة اجتماعات العملاء بإحكام وفعالية. لكن الخطابات المطولة، والحوارات الخارجة عن الموضوعات، ومنظمي الاجتماعات غير المستعدين يتسببون في خروج الكثير من الاجتماعات عن مسارها، ولهذا السبب من المهم جدًا التخطيط لاجتماعات العملاء بشكل استباقي أفضل.
في هذا الدليل، سنشرح في هذا الدليل كيف يجب أن يسير اجتماع العميل ونشارك أفضل ممارسات الخبراء للتخطيط لاجتماعات العملاء الناجحة.
ما هو اجتماع العميل؟
يربط اجتماع العميل الفعال بين صاحب العمل أو الفريق مع عميل محتمل أو عميل حالي. يتفق كلاكما على جدول أعمال ووقت الاجتماع ويجتمعان من أجل:
- مشاركة المعلومات
- التوافق على الأهداف
- حل المشكلات
- تعزيز العلاقات القوية
- التحضير لاجتماع العميل التالي
الهدف النهائي لاجتماع العميل هو تلبية احتياجات العميل وتوقعاته. يمكنك القيام بالكثير عبر البريد الإلكتروني أو برامج إدارة المشاريع، ولكن لا يوجد شيء يضاهي الاجتماع وجهاً لوجه - أو شاشة لشاشة، إذا كنت تجتمع عبر مؤتمرات الفيديو. 🖥️
ضمن مهمة ClickUp، يمكنك بسهولة مشاركة شاشتك وتسجيلها للتواصل مع المستخدمين الآخرين بشكل أسرع دون الانتقال إلى أدوات تسجيل الشاشة الأخرى
أثناء اجتماع العميل، تقوم بالتعمق في أهداف العميل وتحدياته وغاياته. وهذا يسهل عليك تخصيص خدماتك لتلبية احتياجاتهم بالضبط.
اجتماع العميل هو أكثر بكثير من مجرد محادثة بسيطة. هذه هي فرصتك لتوطيد العلاقات، وتعزيز رضا العملاء، وترك انطباع أول جيد لدى العملاء الجدد.
أنواع اجتماعات العملاء
يعتمد محتوى اجتماع العميل كلياً على خدماتك وعلاقتك مع العميل. إن فهم الفروق الدقيقة للأنواع المختلفة لاجتماعات العملاء سيجعل من السهل عليك إدارة سفينة محكمة.
اجتماع تمهيدي
اعطِ انطباعًا أوليًا ممتازًا مع جداول أعمال الاجتماعات المنسقة بشكل جميل ومحرّر مستندات إعلامية
عادةً ما يكون الاجتماع التمهيدي هو المرة الأولى التي تلتقي فيها أنت وعميل محتمل للتحدث عن العمل. لا يتعلق الغرض من جدول أعمال الاجتماع بالقيام بعملية بيع قوية بقدر ما يتعلق بالتعرف على بعضكما البعض. يستكشف الاجتماع التمهيدي كيف يمكنك أن تخدم العميل - وبعبارة أخرى، ما إذا كانت العلاقة مناسبة.
لا أقصد التشديد عليك، لكن الانطباعات الأولى مهمة جداً هنا. سيتخذ العملاء قرارهم جزئياً بناءً على ما يشعرون به تجاهك وتجاه فريقك، لذا عليك حقاً أن تبهرهم.
اجتماع المبيعات
يركز اجتماع المبيعات على تقديم المنتجات أو الخدمات. في كثير من الأحيان، أنت تقابل عميلًا جديدًا، ولكن من الشائع أيضًا أن تقوم بالبيع لعميل حالي أيضًا.
تدور اجتماعات المبيعات حول جداول الأسعار، والعروض التوضيحية للمنتجات، وأي شيء آخر من شأنه إتمام الصفقة. يصمم مندوبو المبيعات أسلوبهم مع العميل بهدف تحويله إلى عميل.
جلسة استراتيجية
تجمع جلسات الاستراتيجية جميع أعضاء الفريق، بما في ذلك صانعي القرار، في "غرفة حرب" لتطوير أفكار مبتكرة للعميل. وهي عبارة عن اجتماع أكثر تعاونًا مع العميل حيث يقوم فريقك بالعصف الذهني للاستراتيجيات جنبًا إلى جنب مع العميل.
قم بالعصف الذهني أو وضع الاستراتيجيات أو تخطيط سير العمل باستخدام لوحات ClickUp Whiteboards التعاونية المرئية
بينما يجب عليك العمل مع ملاحظات العميل، فإن إعداد بعض نقاط الحوار قبل جلسة الاستراتيجية لا يزال فكرة جيدة. فالقليل من التخطيط المسبق يؤدي إلى أفكار أفضل، لذا أحضر بعض الأفكار إلى الطاولة لإبهار العميل.
تحديث الحالة أو تسجيل الوصول
تمنحك عمليات التحقق المنتظمة الفرصة لإبهار العملاء الحاليين بعملك الجاد ونتائجك. أخرج البيانات الكمية لتوضح لهم بالضبط كيف تفيد خدماتك أعمالهم.
اسحب على الفور التقدم المحرز في تقارير العميل استنادًا إلى المعالم والمهام والوقت والنشاط والمزيد
سيتم التخطيط لاجتماع فعّال مع العميل أثناء أو بعد المكالمة من أجل إجراء عمليات مراجعة مستقبلية لتبرير راتبك للعميل بشكل أفضل. كما أنها ضرورية للاحتفاظ بالعملاء وإقامة علاقات صحية مع العملاء.
قم بإنشاء مخططات أو صور مرئية أخرى توضح تقدم العميل بمرور الوقت، إن أمكن.
اجتماع المتابعة
يمكنك جدولة اجتماع متابعة مع العميل بعد عرض المبيعات الأولي أو العرض التقديمي. لا تريد أن تكون انتهازيًا للغاية هنا، ولكن الهدف هو الإجابة عن أسئلة العميل مع حثه بلطف على اتخاذ قرار. إذا قرروا توظيفك، ستحتاج إلى تقديم خطة متابعة تتضمن الخطوات التالية.
التهيئة
يمكن للتوقعات أن تنجح العلاقة مع العميل أو تفسدها. التهيئة ليست إلزامية، ولكنها إدارة العميل أفضل الممارسات لأنها تعلم العميل كيفية العمل معك.
أنشئ أدوارًا جديدة في الأذونات المتقدمة لمنح المستخدمين وصولاً جزئيًا أو كاملًا للمسؤول عبر مساحة العمل الخاصة بك
يتمحور هذا الاجتماع حول تهيئة العميل للنجاح، لذا يمكنك تدريبه على منتجاتك أو خدماتك، والدردشة حول هياكل الدعم، والإجابة عن أسئلته.
التواصل الشبكي
هذا النوع من الاجتماعات أقل تنظيماً وليس له جدول أعمال. إن العلاقات الإيجابية مهمة في عالم الأعمال، ويمكن أن يؤدي الاحتكاك بالعملاء من حين لآخر إلى أعمال طويلة الأجل وإحالات وإحالات واستبقاء.
بدلاً من الظهور ببنود جدول الأعمال، فإنك تركز أكثر على الحديث القصير أو الاهتمامات المشتركة أو أخبار الصناعة.
أفضل الممارسات لاجتماعات العملاء
لا يجب أن يكون التنقل في اجتماعات العملاء مخيفاً. فطالما أنك تتبع هذه الممارسات المثلى، ستتمكن من التخطيط لاجتماعات العملاء الفعالة والمثمرة التي تحقق نتائج إيجابية لأعمالك.
1. ضع أهدافاً واضحة
هل سبق لك أن انضممت إلى اجتماع وفكرت "كان من الممكن أن يكون هذا بريدًا إلكترونيًا"؟ أنت لا تريد أن يفكر عملاؤك في ذلك، لذا ضع دائمًا هدفًا واضحًا للاجتماع. حتى لو كانت متابعة عادية، يجب أن تضيف قيمة.
وضع أهداف قابلة للقياس للمهام والمشروعات مع التقدم التلقائي لتحقيق الأهداف بفعالية أكبر مع جداول زمنية محددة وأهداف قابلة للقياس الكمي
الوقت هو المال، في النهاية، لذا لا تحدد مواعيد الاجتماعات إلا إذا كانت هناك حاجة أو هدف واضح. يمكنك دائماً إرسال بريد إلكتروني بدلاً من ذلك. 📧
2. استعد جيدًا
ليس هناك ما هو أكثر إحراجًا من الحضور إلى اجتماع غير مستعد له. يمكن أن يضر ذلك بالعلاقة مع العميل بشكل خطير، لذلك حتى لو كان ذلك لمدة خمس دقائق فقط، امنح نفسك دائمًا بعض الوقت الاحتياطي للتخطيط لكل اجتماع مع العميل.
حتى لو كنت تعمل مع عميل واحد تعرفه عن ظهر قلب، لا تقفز أبدًا إلى اجتماع وأنت أعمى. السياق أمر بالغ الأهمية للتخطيط لاجتماعات فعالة، لذا ابحث دائمًا عن العميل:
- تاريخ العميل معك
- نموذج العمل
- الصناعة
- الأهداف
من الجيد أيضًا إلقاء نظرة على ملاحظات الاجتماع وبيانات إدارة علاقات العملاء. يمكنك معرفة ما إذا كان فريقك قد أجرى أي نقاط اتصال مع العميل منذ آخر محادثة والبحث عن المشكلات المحتملة قبل الانضمام إلى الاجتماع.
إذا كان CRM الخاص بك يحتوي على خطة اتصال للعميل، اقرأها قبل الانضمام إلى الاجتماع.
3. دوّن الملاحظات واستخدم نموذج جدول أعمال الاجتماع
يمكن أن تكون ملاحظات الاجتماع منقذة حقيقية، ولكننا نعلم مدى صعوبة تدوين الملاحظات الجيدة أثناء قيادة اجتماع العملاء. بدلاً من ذلك، قم بتعيين مدون ملاحظات لكل اجتماع مع العميل.
قد يكون مساعداً أو حتى مدير الحساب. ولكن من الجيد دائمًا أن يكون هناك موظفان على الأقل في كل اجتماع حتى يتمكن أحدهما من توجيه السفينة بينما يقوم الآخر بتوثيق كل شيء. اجتماعات ClickUp يجعل من السهل تدوين ملاحظات رائعة يمكنك الرجوع إليها مرارًا وتكرارًا. ما عليك سوى فتح مستند لتدوين الملاحظات، وتعيين التعليقات وعناصر الإجراءات، وتنسيقها بتحرير فائق الثراء، وتقليل النقرات باستخدام أوامر القطع الذكية. 🛠️
تضمن التعليقات المعينة عدم فقدان عناصر الإجراءات، بغض النظر عن مكان إنشائها
لست بحاجة إلى إنشاء جدول أعمال اجتماع من الصفر أيضاً. إن قالب اجتماعات ClickUp يتتبع جميع الاجتماعات في طرق عرض متعددة لرصد تقدم العميل والنقاط الرئيسية والحالات والمزيد.
4. إدارة العملاء في إدارة علاقات العملاء برنامج إدارة علاقات العملاء موفر كبير للوقت. تحتفظ هذه الأداة بعلامات تبويب لكل عميل
- سجل الطلبات
- الاتصالات
- الأهداف
يمكنك حتى إضافة ملاحظات داخلية إلى حساب كل عميل. على سبيل المثال، ربما تضيف ملاحظة حول حيوان أليف لأحد العملاء أو آخر إجازاته. سيذكرك التحقق من نظام إدارة علاقات العملاء قبل اجتماع العميل بهذه الملاحظات الصغيرة ويساعدك على تعزيز علاقات أفضل مع العملاء.
إدارة بيانات العميل والمهام الشخصية والاتصالات في ClickUp من أي جهاز
الجانب السلبي هو أن معظم برامج إدارة علاقات العملاء منفصلة عن عملك الفعلي. ClickUp CRM يحل هذه المشكلة من خلال الجمع بين بيانات العميل وملاحظات الاجتماعات، والمهام، والأهداف، والمزيد. تحقق من سجل ClickUp CRM الخاص بالعميل لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير نهجك في اجتماع قادم - فقد يحفظ الحساب.
5. استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي
تلخيص ملاحظات الاجتماع في ثوانٍ باستخدام ClickUp AI
إنشاء جداول أعمال الاجتماعات تدوين الملاحظات وتعيين بنود العمل يستغرق الكثير من الوقت. بدلاً من محاولة القيام بكل شيء دفعة واحدة، قم بإدارة اجتماعات العملاء بشكل أفضل باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ClickUp AI .
ما عليك سوى إخبار ClickUp AI بدورك الوظيفي، وسيتولى المساعد الذي يعمل بالروبوت المهمة من هناك. قم بتزويده بملاحظات الاجتماعات لأتمتة مهام المهام، أو إنشاء خطط عمل بناءً على ملاحظات العملاء، أو كتابة رسائل بريد إلكتروني مدروسة للعملاء مع هذا المساعد الموفر للوقت والموفر للذكاء الاصطناعي.
6. التركيز على المقاييس والنتائج
تتبّع أهدافك لكل عميل وصولاً إلى أهم مؤشرات الأداء الرئيسية واحصل تلقائيًا على عروض مفصّلة لتقدمك
يرغب العملاء في الحصول على قيمة أموالهم. بصفتك صاحب عمل أو مدير حساب، تحتاج إلى إثبات قيمتك، ولهذا السبب من المهم جدًا مشاركة البيانات الكمية خلال اجتماعات العملاء. هذا دليل أبيض وأسود على نجاح استراتيجياتك.
استخدم أهداف النقر لإنشاء معالم ومقاييس لكل عميل. أنشئ لوحة معلومات للاطلاع على جميع مقاييسهم في مكان واحد أو قم بالبحث لأسفل للاطلاع على الأداء حسب المشروع أو المهمة.
7. اختبر تقنيتك (حتى بالنسبة للاجتماعات الشخصية)
لو حصلنا على قرش في كل مرة ننضم فيها إلى اجتماع ويقول أحدهم: "لا أستطيع سماعك"، لأصبحنا أغنياء. لا يمكنك منع جميع الحوادث التقنية، ولكن يمكنك بالتأكيد تجنبها (أو إصلاحها بشكل استباقي) من خلال اختبار التكنولوجيا الخاصة بك قبل اجتماع العميل.
قد يحكم عليك العملاء إذا كنت لا تعرف كيفية إلغاء كتم صوتك على تطبيق Zoom، لذا فإن الاختبار المبكر يمنع حدوث أي مشاكل تقنية. 👩🏽💻
ونعم، ينطبق هذا على الاجتماعات الشخصية أيضاً. إذا كنت تستخدم هاتف غرفة الاجتماعات، قم بإجراء مكالمة هاتفية تجريبية للتأكد من معرفة كيفية عمل النظام.
يبدو الأمر بسيطاً، ولكنك ستندهش من مدى تأثير التكنولوجيا على الاجتماعات الفعالة.
8. عزز مهاراتك الشخصية
لغة الجسد والتواصل البصري مهمان في أي قناة تواصل، سواء كنت تقوم بمحادثة شخصية أو اجتماع افتراضي . ابتسم بعينيك، واجعل لغة جسدك منفتحة (فك ذراعيك!)، وكن ودودًا.
القليل من الحديث القصير والدردشة الشخصية أمر جيد أيضًا. ليس من الضروري أن يعرقل الاجتماع، ولكن قضاء دقيقتين في الحديث عن عطلة نهاية الأسبوع يستثمر في العلاقة مع العميل ويبني الثقة.
9. تتبع الوقت واحترمه
لا يوجد شيء أسوأ من اجتماع لا ينتهي. إذا حجزت اجتماعًا مع العميل لمدة ساعة، فلا تتجاوز الوقت. وقت العميل ثمين، وعلى الرغم من أنهم قد لا يقولون ذلك، إلا أننا نضمن أنهم لا يريدون اجتماعات ماراثونية.
يمكن للمكلفين بتتبع الوقت الذي يقضونه في مهمة ما بسهولة، والذي يظهر بشكل جماعي في قائمة منسدلة بسيطة
تتبع الوقت بعناية أثناء مكالمات العملاء. يمكنك تجربة جدولة الاجتماعات التي تستغرق 30 دقيقة بشكل افتراضي لتوفير الوقت، أو تعيين أحد أعضاء الفريق ليكون مسؤولاً عن الوقت والحفاظ على سير الاجتماع على المسار الصحيح.
10. خطط لعناصر العمل والاجتماع التالي
يجب ألا ينتهي الاجتماع الناجح دون خطوات تالية. اقضِ الدقائق الخمس الأخيرة من الاجتماع في سرد بنود العمل وتحديد المسؤول عن ماذا، ومتى يحين موعده. هذا يزيل الغموض، بحيث يغادر الجميع الاجتماع وهم على علم بما يجب القيام به.
من الجيد أيضًا جدولة الاجتماع التالي أثناء وجود الجميع في المكالمة. فالجدولة الفورية تجنبك اللعب على البريد الإلكتروني وتساعدك على إنجاز شيء ما في أسرع وقت ممكن.
فوائد اجتماعات العملاء الناجحة
نحن نعلم أنك تقوم بمليارات المهام المختلفة. في بعض الأحيان تقع الاجتماعات في أسفل قائمة الأولويات، ونحن نتفهم ذلك. ومع ذلك، فإن تخصيص بعض الوقت للتخطيط لاجتماعات فعالة مع العملاء له فوائد عديدة.
إقامة علاقات أفضل
تتشابه علاقات العملاء مع علاقاتك مع الأصدقاء والعائلة. فمعاملتهم بشكل جيد وخلق تجربة عملاء ممتازة سيؤدي إلى تكوين روابط أعمق مع مرور الوقت.
وهذا لن يقلل فقط من معدل الزبائن، ولكن علاقات العملاء تشجع أيضًا على الولاء طويل الأجل وتقلل من تكاليف التسويق. لا عجب في أن بناء العلاقات مع العملاء هو إدارة العملاء أفضل الممارسات
حقق المزيد من المبيعات
من لا لا_ يريد كسب المزيد من المال؟ إن اجتماعات العملاء الفعّالة تترك انطباعًا إيجابيًا لدى عملائك وتشجعهم على الاستمرار في العمل. وهذا يزيد من احتمالات استمرارهم في دعم عملك وحتى إحالتك إلى أصدقائهم. 🙌
بناء أعمال أفضل
اجتماعات العملاء هي منجم ذهب للتغذية الراجعة. فالعملاء لديهم الكثير من الأفكار التي يمكنك استخدامها لدفع عجلة الابتكار، وإنشاء منتجات جديدة، وتحسين أعمالك.
تلبية احتياجات العملاء باستخدام ClickUp
لا ينتهي اجتماع العميل الناجح بالوداع - بل يستمر من خلال بنود العمل والتواصل والتعاون وغير ذلك. ابقَ على رأس قائمة اجتماعاتك مع ClickUp.
نحن نغير طريقة تحضيرك للاجتماعات وإجراءها ومتابعتها بعد الاجتماعات لتبسيط عملياتك وجعل كل اجتماع مع العميل مهمًا.
شاهد الفرق بنفسك: أنشئ مساحة عمل ClickUp مجانية الآن.