ما هي منهجيات تحسين العمليات؟ 6 أنواع يجب معرفتها

بصفتك مدير مشروع، فأنت لست غريبًا عن إنشاء العمليات وتحسينها. في حين أن التحسين أمر لا بد منه، إلا أن هناك طرقًا مختلفة لتحسين ممارسات إدارة المشاريع .

تساعدك منهجيات تحسين العمليات على تحديد المشاكل في عمليات عملك وإصلاحها. باستخدام الإطار الصحيح، ستتمكن من تسريع العمل وخفض التكاليف وتحسين جودة العمل. ⭐

يساعد تحسين العمليات أيضًا فريقك على التعلم والتحسين. إذا حان الوقت ليتحمل فريقك المزيد من المسؤولية، فإن تحسين العمليات هو ما تحتاجه. ويكمن التحدي في اختيار منهجية تحسين العمليات المناسبة لحالتك الخاصة.

في هذا الدليل، سنتعمق في هذا الدليل في منهجيات تحسين العمليات التجارية، ونشارك أهم المناهج التي يجب اتباعها، ونقدم لك بعض النماذج لتسريع تحسين العمليات.

ما هي منهجيات تحسين العمليات؟

منهجيات تحسين العمليات هي الأساليب التي يستخدمها مديرو المشاريع لتحسين عمليات محددة لتحقيق نتيجة معينة، سواء كان ذلك في جودة المنتج أو تقليل الهدر أو إرضاء العملاء.

فبدلاً من محاولة اكتشاف الأمور من خلال التجربة والخطأ، تمنحك المنهجية إطار عمل مثبت لتحليل ومراجعة وتحسين العمليات داخل عملك. 🛠️

تصوّر المهام والمشروعات وسير العمل بالطريقة التي تناسبك مع أكثر من 15 طريقة عرض قابلة للتخصيص من ClickUp

تتبع معظم منهجيات تحسين العمليات هذه الخطوات:

1. التحديد: أولاً، حدد العمليات التي ترغب في تحسينها بحيث لا تنفق الوقت والموارد إلا على العمليات الأكثر أهمية بالنسبة لك
2. التحليل: تعمق في عملياتك الحالية لمعرفة ما الذي يعمل وما الذي لا يعمل. اعتمد على البيانات والمقاييس حتى تتمكن من اتخاذ القرارات بتحيز أقل
3. الاستراتيجية والتنفيذ: قم بوضع استراتيجية لمعالجة أوجه القصور بناءً على ما تعلمته
4. المراجعة والتكرار: قد لا تكون استراتيجيتك الأولى استراتيجية ناجحة، لذا كرر العملية حتى تحصل على النتائج التي تحتاجها. قد تحتاج إلى جمع الملاحظات ومراقبةمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لمعرفة ما يعمل وما لا يعمل

جميع المنهجيات مختلفة، لكنها تعمل جميعها كمخطط لتحسين و إدارة سير عملك الداخلي.

المنهجيات الأكثر استخدامًا

هناك الكثير من منهجيات تحسين العمليات. أنت حر في اختيار الخيار الذي يناسبك، ولكن دعنا نلقي نظرة على بعض المنهجيات الأكثر استخدامًا.

• اللين: هذه المنهجية المستمدة في الأصل من فريق تويوتا للتصنيع اللين، وتركز على القضاء على الهدر بجميع أشكاله. وهذا ما يجعل منهجية اللين شائعة في التصنيع والبناء وأي صناعة أخرى تعتمد بشكل كبير على المواد وقطع الغيار والعمالة
• سكس سيجما: تركز هذه المنهجية على تقليل التباين في عمليات التصنيع. وهناك مدرستان فكريتان داخلسداسية سيجما المنهجية. اختر بين تحديد، وقياس، وتحليل، وتحسين ومراقبة (DMAIC) والتعريف والقياس والتحليل والتحليل والتصميم والتحقق (DMADV) لتحسين العمليات
• كايزن : مصطلح ياباني يعني "التغيير نحو الأفضل"كايزن يركز على التحسين المستمر في كل شيء تقريبًا، لذا فهي منهجية مفيدة تصلح لأي منظمة
• إدارة الجودة الشاملة (TQM): تركز إدارة الجودة الشاملة على تحسين جودة المنتج والخدمات لإرضاء العملاء. إذا كنت تعتمد بشكل كبير على المستهلكين النهائيين، فقد تكون إدارة الجودة الشاملة مناسبة لك
• دورةPDCA: تُعرف دورة التخطيط، والتنفيذ، والتحقق، والتصرف أيضاً باسم دورة ديمنج. إنها حلقة مستمرة تخلق تيارًا مستمرًا من مبادرات التحسين. إنها طريقة رائعة لخلق ثقافة التحسين المستمر
• إدارة عمليات الأعمال: إدارة عمليات الأعمالتخطيط عملياتك الحالية معالمخططات الانسيابية وغيرهاأدوات نمذجة العمليات. ثم تقوم بإعادة تصميم عملياتك وتنفيذها ومراقبتها وتنقيحها بمرور الوقت

تذكر أن هذه ليست سوى المنهجيات الأكثر شيوعًا. في وقت لاحق في هذا الدليل، سنشارك المزيد من المنهجيات لإعطائك فكرة أفضل عن خياراتك ولماذا قد تناسبك.

فوائد تنفيذ منهجيات تحسين العمليات ### فوائد تنفيذ منهجيات تحسين العمليات

الجميع يحب التحسين، ولكن هل يستحق الأمر حقًا استخدام منهجية تحسين العمليات؟ يمكن لبعض الفرق أن تنجح بدون منهجية، ولكن هذه ليست طريقة جيدة لرؤية تغيير حقيقي ودائم. يأتي تنفيذ منهجيات تحسين العمليات بالعديد من الفوائد.

القضاء على أوجه القصور

تحدد منهجيات تحسين العمليات الأنشطة التي لا تضيف قيمة. فهي تطبق عدسة نقدية على عملياتك لتحديد أوجه التكرار وتقليل الهدر، سواء كان ذلك من حيث الوقت أو الموارد أو المواد.

استخدم وصفات الأتمتة المُنشأة مسبقًا في ClickUp أو قم بتخصيصها بناءً على احتياجاتك، حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما هو أكثر أهمية

مع منهجيات التحسين، يمكنك تبسيط سير العمل حتى لأكثر العمليات تعقيدًا. وتتمثل الفائدة في أنك تعمل بطريقة أكثر وضوحًا، مما يقلل من الارتباك ويقلل من أوقات الاستجابة. 🙌

تحسين مراقبة الجودة

تمنحك منهجيات تحسين العمليات مقاييس ومعايير واضحة لفهم كيفية أدائك. إذا كنت تعاني في توليد أعمال ذات جودة عالية على نطاق واسع، فإن تحسين عمليات الأعمال يتيح لك اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.

بالإضافة إلى ذلك، تقلل النماذج والعمليات الموحدة من الانحرافات والأخطاء، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين جودة عمل فريقك. 🤩

تحقق من هذهقوالب مراقبة الجودة_!

تعزيز رضا العملاء

إن تحسين عملياتك، سواء كانت داخلية أو موجهة للعملاء، له تأثير مباشر على تجربة العميل. إذا قمت بتحسين الأمور الصحيحة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعزيز ولاء العملاء وتشجيعهم على تكرار الأعمال.

تشجيع التعلّم والتحسين المستمر تشجيع التعلم والتحسين المستمر

لن يحدث ذلك بين عشية وضحاها، ولكن يحدث شيء مذهل عندما تبدأ في تحسين العمليات: إنه يخلق ثقافة حل المشكلات. تحفز عملية التحسين المستمر المزيد من الأفكار الإبداعية وأساليب العمل الأفضل، مما يعود بالنفع على فريقك وعملائك. إنه مكسب حقيقي للجانبين. 💡

زيادة الربحية

القضاء على أوجه القصور و تحسين سير العمل يأتي مع تأثير جانبي سعيد: انخفاض التكاليف. يميل العملاء الأكثر سعادة إلى إنفاق المزيد، لذا فإن انخفاض التكاليف وارتفاع الأرباح سيعزز من ربحيتك. 💰

6 منهجيات لتحسين العمليات يجب معرفتها

لقد استعرضنا منهجيات تحسين العمليات الأكثر شيوعًا، ولكن هذه ليست المنهجيات الوحيدة المتاحة لك.

دعنا نفصل بعض منهجيات تحسين العمليات الأكثر فائدة لتحسين مخرجات فريقك وتوديع الاختناقات. ⏱️

1. الرشيقة

الرشيقة هي استراتيجية إدارة المشاريع التي تعطي الأولوية للمرونة والتغذية الراجعة والتعاون. عادةً ما تكون Agile أداة لتطوير المنتجات، ولكن يمكنك أيضًا استخدامها لتحسين العمليات.

ربط مستندات ClickUp Docs بسير عملك من خلال ربط المهام معًا

مع المنهجية الرشيقة تقوم بإنشاء خطة وتصميمها وتطويرها واختبارها ونشرها ومراجعتها. بمجرد مراجعة خطة تحسين العملية النتائج، تبدأ العملية من جديد. أجايل لا "تنتهي" أبدًا، مما يجعلها مناسبة لأي فريق يحب التكرار والعمل معًا عن كثب.

حالات الاستخدام الشائعة:

• مشاريع تطوير البرمجيات حيث تتغير المتطلبات بمرور الوقت
• مشاريع ذات ملاحظات وتغييرات متكررة، مثل مشاريع تجربة العملاء

الأفضل ل:

• الفرق التي تحتاج إلى مرونة في النطاق
• المشاريع المعقدة التي ليس لها متطلبات واضحة في البداية
• الفرق التي تقدر التعاون

2. كانبان

كانبان هي أداة مرئية لتحسين إدارة سير العمل. تسهل هذه الأداة رؤية حالة كل مشروع والمكلفين به والتقدم المحرز فيه.

ولتحسين العملية، تعمل كانبان بمثابة أداة لوحة بيضاء التي تسمح لك بتخطيط عملياتك الحالية وتحديد نقاط الاحتكاك.

قم بتجميع المهام في لوحة كانبان حسب الحالة، والحقول المخصصة، والأولوية، والمزيد في عرض لوحة ClickUp

نظرًا لأنها أداة تصور وليست بالضرورة منهجية بمفردها، فمن الأفضل الجمع بين لوحات كانبان وأساليب تحسين العمليات الأخرى. ومع ذلك، فهي أداة مفيدة لتصور العمليات المعقدة وتبسيطها حتى تكون راضيًا عن النتيجة. ✨

حالات الاستخدام الشائعة:

• تخطيط المحتوى وتنفيذه
• تصور سير العمل

الأفضل ل:

• المشاريع ذات الخطوات أو المراحل الثابتة
• تحديد أوجه القصور في سير العمل

3. تحليل الأسباب الجذرية تحليل السبب الجذري (RCA) هي استراتيجية لحل المشاكل يستخدمها مديرو المشاريع للتعامل مع المشكلة الفعلية بدلاً من أعراضها.

على سبيل المثال، إذا كانت لديك مشكلة في أوقات استجابة دعم العملاء، فقد يكون رد فعلك غير المحسوس هو الضغط على فريق خدمة العملاء لديك. ولكن مع إجراء تقييم المخاطر وقليل من البحث، قد تدرك أن إعداداتك التقنية هي التي تسبب التأخير بالفعل، وليس فريقك. 👀

من خلال أخذ الوقت الكافي لتحديد السبب الحقيقي للمشكلة، ستعمل بكفاءة أكبر وتمنع تكرار المشاكل.

حالات الاستخدام الشائعة:

• معالجة أعطال النظام والسلامة
• مشاريع تحسين الجودة

الأفضل ل:

• الحالات المعقدة التي تحتاج إلى أكثر من مجرد إصلاح بسيط
• منع المشاكل بشكل استباقي

4. في الوقت المناسب (JIT)

JIT هي استراتيجية إنتاج حيث تقوم بإنشاء العناصر حسب الحاجة فقط. هذا هو نهج التصنيع الذي جاء من الناس في شركة تويوتا، ولكن يمكن لأي شركة تعتمد على المخزون المادي أو المواد أن تستخدم JIT.

إذا كان لديك الكثير من المخزون في المخزون وكان ذلك يستهلك ميزانيتك، فإن التحول إلى JIT سيقلل من الهدر ويحسن التدفق النقدي لديك. 💸

حالات الاستخدام الشائعة:

• تبسيط عمليات التصنيع لتقليل تكاليف المخزون
• تقليل نفايات المواد

الأفضل ل:

• الشركات التي لديها سلسلة توريد موثوقة وقدرات إنتاج سريعة
• المؤسسات التي تحتاج إلى تقليل تكاليف المخزون وتعزيز التدفق النقدي

5. تحليل SIPOC

الموردون والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء (SIPOC) هي منهجية تحسين العمليات التي تصور العمليات على مستوى عالٍ.

إنها لا تدخل في التفاصيل الدقيقة، ولكن إذا كنت بحاجة إلى مقارنة عدة عمليات في وقت واحد، فإن SIPOC هي أفضل أداة للمهمة. يعتبر SIPOC مثاليًا أيضًا إذا كنت ترغب في إشراك الجميع بسرعة في مشروعك.

حالات الاستخدام الشائعة:

• الحصول على رؤية عالية المستوى في بداية المشاريع
• توضيح مكونات العملية
• مشاركة نطاق المشروع مع أصحاب المصلحة الآخرين

الأفضل ل:

• الشركات في المراحل الأولى منتخطيط العملية
  • الفرق التي تحتاج إلى الوضوح بشأن الأدوار والمسؤوليات والمخرجات
• العمليات المعقدة التي تتجاوز الأقسام أو الفرق

6. نظرية القيود

نظرية القيود هي منهجية لتحسين العمليات تبحث بفاعلية عن العوائق (القيود) وتزيلها من أجل تبسيط سير العمل . لا يمكنك التخلص من كل عائق، ولكن حتى مع ذلك، يمكن أن يؤدي تحسين أو إزالة بعض الاختناقات إلى تحسين عملياتك بشكل كبير. 🎯

حالات الاستخدام الشائعة:

• خطوط التصنيع التي ترغب في زيادة الإنتاج
• معالجة تباطؤ إدارة سلسلة التوريد
• إصلاح المشكلات المتعلقة بالتدفق النقدي أو أوقات الانتظار

الأفضل لـ

• الشركات التي تحاول التغلب على الاختناقات أو بطء الأداء
• المؤسسات التي تحتاج إلى زيادة إنتاجها بشكل كبير

3 قوالب منهجية تحسين العمليات التي يجب تجربتها

المنهجيات مفيدة، ولكن حتى مع وجود منهجية في متناول اليد، يجب عليك إنشاء جميع وثائق العملية بنفسك. هذا عمل كثير، أليس كذلك؟

لحسن الحظ، ليست هناك حاجة للقيام بتحسين العملية بمفردك. قوالب ClickUp موجودة هنا لدعمك، سواء كنت بحاجة إلى فهم نطاق عمل فريقك أو إنشاء إجراءات تشغيل موحدة للعمليات الجديدة. 🌻

قالب هيكل تقسيم العمل الخاص بتحسين العمليات ### قالب هيكل تقسيم العمل الخاص بتحسين العمليات

قم بتخصيص مراحل خاصة بك أو استخدم الفئات الجاهزة في قالب هيكل تقسيم العمل للبقاء على رأس مهام تحسين العملية

بدلًا من تتبع كل شيء عبر البريد الإلكتروني أو الدردشات أو الملاحظات اللاصقة، استخدم نموذج قالب هيكل تقسيم العمل الخاص بتحسين عملية ClickUp .

يأخذ أهدافك التحسينية الكبيرة والجريئة ويقسمها إلى مهام أصغر يسهل هضمها. يحدد هذا القالب الاختناقات في عملية التحسين ويحدد المهام ويتتبع التقدم المحرز في مكان واحد.

قالب ميثاق مشروع تحسين عملية النقر فوق قالب ميثاق مشروع تحسين العملية

نظّم مشروعك، وحدد مقاييس النجاح، وحدد المشاكل المحتملة باستخدام قالب ميثاق مشروع ClickUp شديد التنظيم

نموذج قالب ميثاق مشروع تحسين عملية ClickUp لتحسين العملية هو وثيقة عملية لا غنى عنها لبدء أول مشروع لتحسين العملية. استخدم هذا القالب من أجل:

• توثيق الأهداف النهائية، والنطاق، والمخرجات
• تحديد حالتك الحالية
• تحديد المراحل الرئيسية والجداول الزمنية
• تعيين المسؤوليات والمهام

إذا كنت تحاول التخطيط لاجتماع كبير حول تحسين العملية، فإن نموذج الميثاق هذا سيجعل الجميع على نفس الصفحة بشكل أسرع.

قالب إجراءات التشغيل الموحدة للتحسين المستمر ### قالب إجراءات التشغيل الموحدة للتحسين المستمر

قم بتسريع عملية إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة مع هذا القالب الجاهز من ClickUp - ما عليك سوى إدخال التفاصيل الخاصة بك وستنطلق في السباق

في هذه المرحلة، لديك أهداف وخطة، ولكن في بعض الأحيان يكون التنفيذ هو المكان الذي تتعثر فيه المشاريع. لا تدع العوائق الإجرائية تحبطك. استخدم ClickUp نموذج إجراءات التشغيل الموحدة للتحسين المستمر .

تتطرق إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) إلى تفاصيل دقيقة حول كيفية قيام فريقك بالتحسين المستمر للعمليات. يتتبع قالب ClickUp هذا أيضًا التقدم المحرز ويقيس تأثير التغييرات التي أجريتها حتى تتمكن من معرفة ما إذا كان هناك شيء ما يعمل أو يحتاج إلى إعادة تجهيز.

تحسين العمليات وتبسيط الإنتاجية باستخدام ClickUp

لا توجد عملية مثالية ولكن هناك دائمًا مجال للتحسين. حتى لو كانت عملياتك شبه مثالية، ستستمر الأمور في التغير. اتبع أفضل منهجيات تحسين العمليات للبقاء في طليعة مجال عملك أثناء العمل بأكثر الطرق فعالية ممكنة.

الخبر السار هو أنك لست مضطرًا للقيام بذلك بمفردك. يجمع ClickUp بين قوة المهام، والأتمتة، والقوالب، واللوحات البيضاء، وغير ذلك الكثير لتبسيط عمليات عملك.

اختبر مزايا توفير الوقت التي توفرها منصة عمل شاملة حقًا. اشترك في ClickUp الآن - إنه مجاني للأبد.