PMMM hoặc Mô hình trưởng thành quản lý dự án là một khái niệm cho phép các tổ chức dựa trên dự án đánh giá thành công trong quản lý dự án của họ. Theo ý tưởng được đề xuất bởi mô hình này, có năm cấp độ trưởng thành quản lý dự án mà mỗi doanh nghiệp phải trải qua trên con đường dẫn đến thành công.
Hơn nữa, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp có hiệu suất Quản lý dự án kém có nhiều khả năng bị lỗ do chi phí cho mỗi dự án tăng và chất lượng đầu ra thấp.
Do đó, nếu bạn đang tìm cách cải thiện quy trình kinh doanh, việc đánh giá mức độ hiện tại của mình trong PMMM và tìm cách tiến lên giai đoạn tiếp theo có thể hữu ích. Trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ thảo luận về năm cấp độ này và đưa ra những gợi ý dễ hiểu về cách thăng tiến trên thang thành công quản lý dự án PMMM.
Năm cấp độ của PMMM
PMMM bắt đầu là một khung công tác được phát triển bởi Viện Kỹ thuật Phần mềm tại Đại học Carnegie Mellon vào giữa những năm 1980. Mục đích của nó là giúp chính phủ đánh giá các nhà thầu phần mềm để quyết định ai là người phù hợp nhất để thực hiện các dự án phức tạp. Mô hình này được thiết kế để phân tích các thực tiễn tiêu chuẩn được duy trì bởi một công ty trong khi thực hiện các dự án phần mềm.
Theo thời gian, khung này đã được điều chỉnh để phù hợp với phạm vi ngành rộng hơn, đó là lý do tại sao hiện nay có một số mô hình trưởng thành. Tuy nhiên, PMMM là mô hình duy nhất phù hợp chặt chẽ với mô hình ban đầu, ngoại trừ việc nó tập trung vào đánh giá năng lực quản lý dự án bằng cách sử dụng năm giai đoạn khác nhau được đề cập dưới đây.
Cấp độ 1: Quy trình ban đầu
Ở cấp độ này, tổ chức hoạt động khá ngẫu nhiên, với mức độ triển khai các công cụ kiểm soát thấp (nếu có). Trong trường hợp này, rất khó dự đoán thành công trong tương lai, vì bạn không thể biết tổ chức sẽ hành xử như thế nào trong một cuộc khủng hoảng.
Cấp độ 2: Quy trình có cấu trúc và tiêu chuẩn
Các công ty ở cấp độ hai thực hiện các phương pháp quản lý dự án cơ bản, nhưng chỉ ở cấp độ dự án riêng lẻ. Điều này có nghĩa là không có cách tiếp cận rộng rãi về thành công của PM, mà có thể phụ thuộc vào các cá nhân khóa trong tổ chức.
Mặc dù tốt nhất là nên có một số cấu trúc, nhưng cấp độ này vẫn còn thấp khi phải đối mặt với tình huống khẩn cấp và cũng khó dự đoán thành công với bất kỳ mức độ chắc chắn nào.
Cấp độ 3: Tiêu chuẩn tổ chức và quy trình được chuẩn hóa
Với cấp độ này, chúng ta đang bước vào một cấu trúc tổ chức khác, với các quy trình được xác định rõ ràng và được coi là cách làm việc tiêu chuẩn. Kinh doanh được tổ chức tốt và ban quản lý tham gia vào việc thực hiện và hỗ trợ việc sử dụng các quy trình này.
Ở cấp độ này, tổ chức đã sẵn sàng đối mặt với khủng hoảng vì đã có các quy trình cần thiết được ghi chép lại để hướng dẫn cả ban quản lý và nhân viên thực hiện các bước cần thiết. Hơn nữa, một tổ chức ở cấp độ ba quan tâm đến việc tạo ra các tài liệu giúp xác định mối quan hệ giữa ban quản lý và nhân viên (và ngược lại) cũng như giữa tổ chức và khách hàng.
Giả sử bạn sở hữu một công ty tư vấn. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng một thỏa thuận tư vấn được soạn thảo kỹ lưỡng để xác định rõ mối quan hệ của bạn với từng khách hàng. Bạn cũng nên xem xét việc soạn thảo các thỏa thuận bảo mật (NDA) và các loại tài liệu khác giúp duy trì mối quan hệ với nhân viên.
Cấp độ 4: Quy trình được quản lý
Cấp độ 4 giới thiệu các chỉ số được sử dụng để đánh giá mức năng suất hiện tại dựa trên các quy trình và tiêu chuẩn quản lý dự án đang được áp dụng. Bằng cách này, ban quản lý có thể biết bất cứ lúc nào dự án có thành công hay không, hoặc có vấn đề nào cần giải quyết hay không.
Cấp độ 5: Tối ưu hóa quy trình
Cuối cùng, ở cấp độ cao nhất, trọng tâm được đặt vào tối ưu hóa. Với tất cả các quy trình phù hợp được áp dụng và sẵn sàng ở cấp độ tổ chức, ban quản lý quan tâm đến việc liên tục cải thiện hiệu suất quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm cụ thể của họ. Cấp độ năm cũng đề cập đến sự cởi mở đối với các kỹ thuật sáng tạo chưa được các tổ chức khác sử dụng, có thể mang lại lợi thế cạnh tranh.
Cách chuyển từ cấp độ này sang cấp độ khác
Như bạn có thể thấy, PMMM dựa trên việc sử dụng các hành vi tổ chức ngày càng tinh vi. Tuy nhiên, điều quan trọng cần biết là đây không phải là thang điểm cứng nhắc, mà là danh sách các hướng dẫn có thể giúp các tổ chức trong quá trình tìm kiếm hiệu suất.
Do đó, sẽ có sự khác biệt giữa các doanh nghiệp, tùy thuộc vào ngành công nghiệp chính, văn hóa tổ chức và mong muốn phát triển chung. Hơn nữa, kích thước của tổ chức cũng có thể ảnh hưởng đến cách thức tích hợp PM.
Ví dụ, một công ty khởi nghiệp không cần một cấu trúc thủ tục phức tạp, vì trọng tâm của họ là tăng trưởng và phát triển. Tuy nhiên, khi kinh doanh bắt đầu phát triển, việc tạo ra một bộ tiêu chuẩn cốt lõi sẽ trở thành động lực cho sự thành công trong quản lý dự án.
Giờ bạn đã biết năm cấp độ được đề xuất bởi Mô hình trưởng thành quản lý dự án, bạn sẽ dễ dàng xác định tình hình hiện tại của doanh nghiệp mình. Hãy cùng xem các bước cần xem xét cho từng tình huống.
Hai cấp độ đầu tiên
Nếu bạn không có các quy trình được thiết kế tốt để cả nhân viên và quản lý hiểu cách xử lý tình huống (bất kể mức độ khẩn cấp) thì có thể bạn đang ở hai cấp độ đầu tiên.
Trong trường hợp này, ưu tiên chính của bạn nên là tạo ra các quy tắc và tiêu chuẩn sẽ là nền tảng cho văn hóa tổ chức của bạn. Điều này có thể là bất cứ điều gì, từ 'cách tích hợp nhân viên mới' đến cách tốt nhất để tạo tài liệu cho một sản phẩm mới.
Mọi thứ quan trọng để cải thiện quy trình kinh doanh và loại bỏ các trở ngại trong năng suất nên được ghi chép lại và sẵn sàng để nghiên cứu và chỉnh sửa.
Cấp độ thứ ba
Một doanh nghiệp ở cấp độ này đã khá tiên tiến về hiệu quả quản lý dự án, nhưng luôn có thể cải thiện hơn nữa.
Ví dụ: để tăng tốc quá trình giao tiếp và đảm bảo không ai bỏ sót chi tiết quan trọng, bạn có thể sử dụng các công cụ PM chuyên dụng như ClickUp. Đây là nền tảng cho phép bạn quản lý nhiều nhóm và dự án trong một lần mà không tốn quá nhiều thời gian cho công việc hậu cần.
Hơn nữa, các loại nền tảng này có thể được tích hợp với các quy trình kinh doanh khác, tạo ra kết nối giữa các bộ phận và cải thiện luồng thông tin
Cấp độ thứ tư và thứ năm
Khi bạn đã có một văn hóa tổ chức tốt, với các quy trình được thiết kế tốt và phân cấp hiệu quả, đã đến lúc tập trung vào các yếu tố có thể giúp mọi thứ trở nên tốt hơn. Để làm được điều này, hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu bằng việc sử dụng một nền tảng Business Intelligence phù hợp với nhu cầu của họ và phát triển dựa trên các phân tích mà nền tảng này cung cấp.
Mặc dù BI không hẳn là một công nghệ sáng tạo, nhưng đây là một cách tuyệt vời để đánh giá quản lý rủi ro và hiểu liệu doanh nghiệp của bạn có đang đi đúng hướng hay không.
Kết luận
Trong thời đại ngày nay, có mối tương quan chặt chẽ giữa công nghệ và phát triển kinh doanh. Điều này càng trở nên rõ ràng hơn khi nói đến cải tiến quản lý dự án, nơi các nhà quản lý có quyền truy cập vào một loạt các công cụ và nền tảng có thể tự động hóa các hoạt động thường ngày, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị dựa trên dữ liệu hiện có, cải thiện giao tiếp tổng thể trong nhóm và nhận được sự ủng hộ của các bên liên quan đến dự án.
Tuy nhiên, công nghệ phải được hỗ trợ bởi các quy trình và thủ tục kinh doanh được thiết kế tốt để đảm bảo tổ chức của bạn đi đúng hướng. Tóm lại, PMMM cho thấy tầm quan trọng của cả yếu tố con người và công nghệ trong phát triển kinh doanh.