Lịch của bạn là công cụ ưu tiên hàng đầu. Mọi người đều có cùng một khung thời gian 24×7 mỗi tuần. Cách bạn sử dụng các khối đó sẽ quyết định liệu tuần của bạn có ý nghĩa hay chỉ dành để loay hoay với những công việc nhỏ nhặt.
Phân chia thời gian, hay sử dụng lịch để dành thời gian cho công việc, là cách tốt nhất để đạt được điều này. Tuy nhiên, việc duy trì thói quen này có thể gặp nhiều khó khăn.
Chúng tôi sắp thay đổi điều đó.
Hệ thống năng suất đáng tin cậy
Tâm trí của bạn không được thiết kế để lưu trữ thông tin—nó được thiết kế để nảy sinh ý tưởng. Ngay khi bạn nhớ ra một công việc hoặc việc cần làm, cách tốt nhất là đưa ý tưởng đó ra khỏi đầu và ghi vào một hệ thống mà bạn tin tưởng.
David Allen trong Getting Things Done™ đã trình bày điều này một cách tốt nhất:
- Ghi lại: Hãy đưa ý tưởng ra khỏi đầu và lưu trữ vào một hệ thống đáng tin cậy.
- Xác định: Hành động là gì? Nếu mất ít hơn 5 phút, hãy làm ngay. Nếu mất nhiều hơn, hãy lên lịch.
- Tham gia: Bắt tay vào công việc.
Chúng tôi tin rằng lịch là một hệ thống như vậy. Bằng cách đặt công việc của bạn bên cạnh lịch, bạn đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ điều gì.
Với Lịch ClickUp, các ưu tiên, công việc được giao và danh sách công việc tùy chỉnh của bạn đều nằm ngay tại đó—bên cạnh công cụ mà bạn đã kiểm tra nhiều lần trong ngày—sẵn sàng để hành động.
“Tôi quá bận rộn, tôi không cần hệ thống!”
Có một hệ thống sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn, không phải ít hơn.
Miễn phí tâm trí khỏi những lo lắng về danh sách việc cần làm, trò chuyện và thông báo giúp bạn tập trung thời gian và năng lượng vào những việc khác. Sử dụng thời gian đó để suy nghĩ chiến lược, sáng tạo hoặc tận hưởng thời gian chăm sóc bản thân – tất cả đều tùy thuộc vào bạn.
Hãy bắt đầu công việc từ một tuần thành công và làm ngược lại
Nếu ngày làm việc của bạn cũng giống như của tôi, thì luôn có rất nhiều việc cần làm.
Lời khuyên của tôi? Hãy bắt đầu từ trên xuống bằng cách tập trung vào kết quả bạn muốn đạt được vào cuối tuần—thay vì tiếp cận từ dưới lên với vô số công việc và tin nhắn trong hộp thư đến. Điều này đảm bảo những việc quan trọng được ưu tiên đúng mức, từ đó mang lại hiệu quả.
Tôi bắt đầu mỗi tuần bằng cách ghi lại ba kết quả sẽ giúp tuần đó trở nên thành công. Tôi tạo chúng thành các công việc ClickUp và đánh dấu chúng là ưu tiên.
Đây là điểm đặc biệt: ClickUp Calendar sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để đề xuất các khối thời gian tập trung cho các công việc và tự động giải quyết xung đột bằng cách điều chỉnh chúng. Điều này giúp bảo vệ thời gian của bạn cho những việc quan trọng nhất đồng thời vẫn linh hoạt trước những thay đổi hàng ngày.
Ngày việc cần làm, không phải ngày đáo hạn
Hãy tưởng tượng bạn đang ghép một bức tranh ghép hình.
Một số công việc giống như hộp xếp hình—chúng cho thấy kết quả cuối cùng. Những công việc khác giống như các mảnh ghép riêng lẻ hoặc hướng dẫn từng bước.
Đây là điểm mấu chốt: Bạn không thể khối thời gian cho các công việc hướng đến kết quả bằng cách cài đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn. Thay vào đó, hãy dành thời gian cho công việc trên chúng trong lịch của bạn. Chúng tôi gọi đây là "ngày thực hiện" (DO dates), không phải "ngày đáo hạn" (DUE dates). Một công việc có thể có nhiều "ngày thực hiện" nhưng chỉ có một "ngày đáo hạn".
lịch ClickUp giúp việc tạo nhiều ngày thực hiện (DO dates) cho một tác vụ trở nên dễ dàng. * Nhấp vào "Kế hoạch" trên bất kỳ công việc nào trong thanh bên, chọn khung thời gian miễn phí và đã xong! Lặp lại khi cần thiết. Điều này tạo ra các khối tập trung liên kết với công việc mà không thay đổi ngày bắt đầu hoặc ngày đáo hạn của nó.
Theo nguyên tắc chung, các công việc liên quan đến nhiều người hoặc mất hơn vài giờ thường là kết quả. Bạn có trách nhiệm đảm bảo kết quả cuối cùng khớp với hình ảnh trên hộp.
Bạn có thể chia một kết quả thành các công việc con, nhưng không phải ai cũng làm như vậy. Đôi khi, công việc có thể không lường trước được—chẳng hạn như sửa lỗi, có thể mất một giờ hoặc một ngày và thường đòi hỏi dùng thử và điều chỉnh.
Nhóm các công việc tương tự lại với nhau để tránh bị phân tâm
Gom các công việc vào một khung thời gian duy nhất có thể giúp giảm thiểu sự phân tâm. Ví dụ, tôi gom tất cả các công việc quản trị viên vào sáng thứ Tư thay vì phân tán chúng ra suốt cả tuần. Những công việc này đều nhỏ, nên việc dành ra một giờ cho từng công việc là không hợp lý.
ClickUp Calendar giúp việc này trở nên đơn giản. Chọn một khung thời gian miễn phí, chọn thời gian tập trung, và kéo nhiều công việc từ danh sách công việc chưa hoàn thành vào cùng một khối.
Điều này phù hợp với phương pháp "time boxing" – một kỹ thuật trong đó bạn giới hạn thời gian dành cho một công việc để giảm thiểu sự phân tâm và nâng cao sự tập trung.
Một cách tốt hơn
Lịch của bạn đã đến lúc cần nâng cấp, và cuối cùng nó đã có mặt. Nhóm của chúng tôi đã cống hiến công việc hết mình để mang đến cho bạn điều này.
Phiên bản đầu tiên của chúng tôi bao gồm:
- Hỗ trợ Google Không gian Làm việc (Outlook/Microsoft 365 đang trong giai đoạn thử nghiệm mở).
- Trợ lý ghi chú AI để tự động ghi lại ghi chú cuộc gọi.
- Chia thời gian khối công việc với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI).
Tất cả đều được trình bày trên một lịch đẹp mắt được thiết kế dành riêng cho các chuyên gia như bạn.
Hãy thử ClickUp Calendar ngay hôm nay và cho chúng tôi biết ý kiến của bạn!
PS: Bạn đang gặp khó khăn với việc trì hoãn? Đừng ngại—các dịch vụ như mạng xã hội được thiết kế để gây nghiện. Phần mở rộng trình duyệt này có thể giúp bạn.
Ricardo Clerigo
Trưởng bộ phận Lịch, ClickUp