Din kalender är ditt ultimata prioriteringsverktyg. Alla har samma 24×7-rutnät varje vecka. Hur du använder dessa block avgör om din vecka blir produktiv eller om du spenderar den med att stressa med små uppgifter.
Att blockera tid, eller använda din kalender för att avsätta tid för arbete, är det absolut bästa sättet att uppnå detta. Det kan dock vara svårt att upprätthålla som en vana.
Vi är på väg att ändra på det.
Ett produktivitetssystem du kan lita på
Din hjärna är inte gjord för att lagra information – den är gjord för att komma på idéer. När du kommer ihåg en uppgift eller uppföljning är det bästa du kan göra att få bort tanken från huvudet och lägga in den i ett system du litar på.
David Allen i Getting Things Done™ beskrev det bäst:
- Fånga upp: Få tanken ur huvudet och in i ett pålitligt system.
- Förtydliga: Vad ska göras? Om det tar mindre än 5 minuter, gör det. Om det tar längre tid, planera in det.
- Engagera dig: Sätt igång med arbetet.
Vi tror att en kalender är ett sådant system. Genom att placera ditt arbete bredvid din kalender säkerställer du att du aldrig missar något.
Med ClickUp Calendar har du dina prioriteringar, tilldelade arbetsuppgifter och anpassningsbara backloggar samlade på ett ställe – bredvid ett verktyg som du redan kollar flera gånger om dagen – redo att användas.
”Jag är för upptagen, jag behöver inget system!”
Att ha ett system ger dig mer tid, inte mindre.
Genom att befria hjärnan från oro över att göra-listor, chattar och pingar kan du fokusera din tid och energi på annat. Använd den tiden till att tänka strategiskt, kreativt eller ägna dig åt självomsorg – valet är ditt.
Arbeta baklänges från en framgångsrik vecka
Om din arbetsdag liknar min, finns det alltid massor att göra.
Mitt råd? Börja uppifrån och ner genom att fokusera på de resultat du vill uppnå i slutet av veckan – istället för nedifrån och upp med oändliga uppgifter och meddelanden i inkorgen. Detta säkerställer att rätt saker får rätt uppmärksamhet, vilket leder till resultat.
Jag börjar varje vecka med att skriva ner tre resultat som skulle göra veckan till en framgång. Jag skapar dem som uppgifter i ClickUp och markerar dem som prioriterade.
Här är det magiska: ClickUp Calendar använder AI för att föreslå fokusperioder för dessa uppgifter och löser automatiskt konflikter genom att justera dem. Detta skyddar din tid för det som är viktigast samtidigt som du förblir flexibel i förhållande till vardagens realiteter.
Gör datum, inte förfallodatum
Tänk dig att du lägger ett pussel.
Vissa uppgifter är som pusselboxen – de visar slutresultatet. Andra är som enskilda bitar eller steg-för-steg-instruktioner.
Här är insikten: du kan inte tidsblockera resultatorienterade uppgifter genom att ange start- och slutdatum. Istället ska du blockera tid för att arbeta med dem i din kalender. Vi kallar detta DO-datum, inte DUE-datum. En uppgift kan ha många DO-datum men bara ett DUE-datum.
ClickUp Calendar gör det enkelt att skapa flera DO-datum för en uppgift. Klicka på "Planera" på valfri uppgift i sidofältet, välj en ledig tidpunkt och du är klar! Upprepa efter behov. Detta skapar fokusblock kopplade till en uppgift utan att ändra dess start- eller slutdatum.
Som tumregel gäller att uppgifter som involverar flera personer eller tar mer än några timmar att utföra brukar vara resultat. Du ansvarar för att slutresultatet stämmer överens med bilden på förpackningen.
Du kan dela upp ett resultat i deluppgifter, men det är inte alla som gör det. Ibland är arbetet oförutsägbart, till exempel att fixa en bugg, vilket kan ta en timme eller en dag och ofta innebär trial and error.
Gruppera liknande arbetsuppgifter för att undvika distraktioner
Att samla arbetet i ett enda sammanhang kan minimera distraktioner. Till exempel samlar jag alla mina administrativa uppgifter på onsdag morgnar istället för att sprida ut dem över hela veckan. Dessa uppgifter är små, så det är inte meningsfullt att avsätta en timme för var och en.
ClickUp Calendar förenklar detta. Välj en ledig tid, välj fokuseringstid och dra flera uppgifter från backloggen till samma block.
Detta stämmer överens med time boxing – en teknik där man begränsar tiden som läggs på en uppgift för att minska distraktioner och förbättra koncentrationen.
Ett bättre sätt
Det är dags att uppgradera din kalender, och nu är den äntligen här. Vårt team har arbetat hårt för att leverera detta.
Vår första release innehåller:
- Google Workspace-support (Outlook/Microsoft 365 i öppen betaversion).
- AI Notetaker för att automatiskt registrera samtalsanteckningar.
- AI-assisterad tidsblockering av uppgifter.
Allt på en vacker kalender som är utformad för proffs som du.
Prova ClickUp Calendar idag och berätta vad du tycker!
PS: Har du svårt att sluta skjuta upp saker? Det är inget att skämmas för – tjänster som sociala medier är utformade för att vara beroendeframkallande. Denna webbläsartillägg kan hjälpa dig.
Ricardo Clerigo
Kalenderansvarig, ClickUp