Sebagai seorang manajer proyek, bagaimana Anda mengetahui apakah proyek Anda berjalan sesuai rencana? Pertama, dengan membandingkan kemajuan dengan rencana, dan kedua, dengan membandingkan rencana dengan tolok ukur. Kurva-S adalah cara yang sederhana, efektif, dan visual untuk mencapai keduanya.
Mari kita bahas lebih lanjut!
Apa itu Kurva-S dalam Manajemen Proyek?
Kurva-S, seperti namanya, adalah grafik matematika berbentuk S yang memplot titik-titik data kumulatif di sumbu X dan Y.
Misalnya, jika Anda memplot waktu kumulatif untuk proyek (harian/mingguan/bulanan) pada sumbu X dan tugas kumulatif yang telah Anda jalankan pada sumbu Y, Anda akan mendapatkan grafik yang berbentuk longgar seperti huruf S.
Kurva-S dari panjang pipa gas nasional di AS dari tahun 1970 hingga 2015 [ Sumber ]
Kurva-S memiliki dua titik belok. Pertumbuhan sebuah proyek biasanya lambat pada tahap awal karena tim mulai terbiasa dengan industri ini atau memahami persyaratannya.
Masalah-masalah yang muncul pada tahap awal ini akan teratasi pada titik infleksi pertama, dan proyek akan berakselerasi, menciptakan kemiringan ke atas. Pada titik infleksi kedua, proyek menjadi matang, meratakan kemajuan.
Kurva-S bukanlah sesuatu yang dirancang atau dipaksakan; ini hanyalah perkembangan alami dari sebuah proyek. Satu-satunya hal yang mungkin bisa Anda pengaruhi adalah di mana infleksi terjadi.
Pentingnya Kurva-S untuk Pengambilan Keputusan
Kurva-S adalah salah satu alat bantu yang paling mudah digunakan oleh manajer proyek, yang menawarkan manfaat yang sangat besar. Kurva-S menyajikan pandangan holistik dari proyek, menjadi bagian yang kuat dari proses pengambilan keputusan . Begini caranya.
Melacak kemajuan dengan kurva-S
Di awal proyek, semua manajer membuat proyeksi berapa lama proyek akan berlangsung, berapa banyak orang yang dibutuhkan, sumber daya apa saja yang dibutuhkan, berapa biaya yang dibutuhkan, dll.
Penggunaan kurva-S yang paling umum adalah untuk memetakan proyeksi ini dengan kemajuan yang sedang berlangsung, yang berfungsi sebagai laporan status proyek . Manajer proyek dapat memvisualisasikan variasi dengan melapisi grafik kinerja saat ini pada kurva proyeksi.
Jika Anda mengambil contoh kurva-S Pipa Gas Nasional di atas, garis oranye adalah proyeksi, dan garis biru adalah kemajuan. Anda akan melihat bahwa dari tahun 1870 hingga 1985, kinerja melebihi proyeksi.
Bagi seorang manajer proyek, ini mungkin merupakan pertanda baik, dengan mempertimbangkan biaya dan konsekuensi terkait.
Memperkirakan kebutuhan proyek
Kurva-S juga berfungsi sebagai cara yang bagus untuk memperkirakan kapan proyek membutuhkan sumber daya atau investasi maksimum. Misalnya, dalam proyek pengembangan produk perangkat lunak, tahap minimum viable product (MVP) tidak akan membutuhkan sumber daya sebanyak saat klien menerima MVP dan memesan produk.
Dengan memetakan titik belok (penerimaan MVP), manajer proyek dapat memperkirakan kapan anggota tim tambahan akan diperlukan. Mereka juga dapat memprediksi fleksibilitas yang dibutuhkan dalam sistem di sepanjang siklus hidup proyek, yang membantu membuat rencana cadangan.
Perencanaan skenario
Dengan memvariasikan input kurva-S, Anda dapat merencanakan skenario potensial. Misalnya, Anda dapat melihat apakah biaya berkurang ketika Anda memperpanjang jangka waktu proyek. Atau Anda dapat menambah ukuran tim proyek untuk memindahkan titik belok pertama ke kiri.
Dengan cara ini, Anda dapat merencanakan dan memvisualisasikan berbagai kemungkinan dan memprediksi hasilnya secara wajar.
Mengelola arus kas
Setiap manajer berusaha menyelesaikan proyek sesuai dengan anggaran yang dialokasikan kepada mereka. Namun, hampir 60% organisasi melampaui anggaran. Hal ini terjadi secara bertahap dan sedikit demi sedikit, tanpa disadari.
Kurva-S dapat mencegah hal ini. Manajer proyek dapat membuat perkiraan arus kas dengan melapisi pengeluaran yang direncanakan pada kurva-S dengan jadwal pengeluaran dana (yang akan ada di templat anggaran proyek Anda).
Jika melebihi anggaran, mereka dapat menegosiasikan ulang anggaran atau mengurangi ruang lingkup. Jika di bawah anggaran, mereka dapat menambahkan sumber daya atau menunjukkan penghematan.
Jenis-jenis Kurva-S
Meskipun kurva-S adalah istilah umum yang mencakup beberapa grafik yang berbentuk seperti huruf S, tidak semuanya dibuat sama. Beberapa jenis kurva-S memiliki tujuan yang berbeda, yang ditawarkan oleh berbagai alat visualisasi data . Berikut adalah beberapa yang paling umum.
Kurva-S dasar
Ini adalah rencana/proyeksi yang dibuat oleh manajer proyek di awal. Biasanya, jadwal proyek ini menguraikan upaya, biaya, dan urutan pekerjaan yang harus diselesaikan.
Jadwal ini menetapkan garis dasar untuk semua pekerjaan yang akan datang, sesuai dengan namanya. Meskipun umumnya tidak dimodifikasi, terkadang perubahan yang tidak dapat dihindari dalam ruang lingkup atau jadwal dapat membuat manajer mengubah kurva-S dasar juga.
Kurva-S target
Kurva ini digunakan untuk melacak kemajuan proyek yang sedang berlangsung. Kurva ini memetakan berbagai elemen proyek berdasarkan data nyata, sering kali secara real time. Jika kurva-S target berpotongan dengan kurva-S dasar, proyek Anda berada dalam kondisi yang baik - yaitu berjalan sesuai rencana.
Variasi apa pun mungkin memerlukan intervensi, seperti mengalokasikan lebih banyak sumber daya atau menambah investasi.
Kurva pisang
Kurva pisang adalah plotting dua kurva-S pada grafik yang sama. Misalnya, saat menjadwalkan sebuah proyek, Anda dapat mempertimbangkan tanggal mulai/berakhir lebih awal dan tanggal mulai/berakhir lebih lambat, lalu memetakan semuanya dalam sebuah grafik.
Kurva-S yang berpotongan akan berbentuk seperti pisang, yang menunjukkan kepada Anda jalur kritis dan berapa banyak float/float bebas yang Anda miliki.
Kasus-kasus penggunaan kurva-S
Meskipun Anda dapat membuat kurva-S untuk dua parameter yang terkait, berikut ini adalah yang paling sering digunakan oleh manajer proyek.
- Kurva-S biaya vs waktu: Memetakan waktu pada sumbu horizontal dan biaya pelaksanaan proyek pada sumbu vertikal. Kurva-S ini membantu melacak biaya selama siklus hidup proyek
- Kurva-S penjualan/pendapatan vs waktu: Memetakan data yang diproyeksikan untuk penjualan dari waktu ke waktu. Kurva-S ini membantu mengidentifikasi titik impas dan potensi ROI
- Kurva-S jam kerja vs waktu: Memetakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek di berbagai fase. Kurva-S ini membantu dalam estimasi danalokasi sumber daya Meskipun kurva-S fleksibel dan berguna untuk berbagai skenario, kurva ini juga memiliki keterbatasan.
Keterbatasan Kurva-S
Bentuk kurva-S itu sendiri bukanlah yang paling berwawasan, kecuali bahwa kurva ini merupakan pernyataan fakta tentang bagaimana suatu situasi berkembang secara alami. Secara kumulatif, sebagian besar titik data cenderung berbentuk S ketika diplot.
Dengan kata lain, kurva-S tidak menyarankan tindakan apa yang perlu diambil di luar apa yang dapat dilakukan oleh dana atau sumber daya tambahan. Hal ini membatasi pemecahan masalah secara kreatif.
Kurva-S tidak memperhitungkan keadaan yang tidak terduga atau faktor eksternal, seperti pandemi atau pesaing yang meluncurkan produk serupa. Kurva S adalah grafik peristiwa ketika segala sesuatunya tetap konstan.
Kurva ini juga tidak mencerminkan evolusi pasar yang dinamis. Kurva-S mungkin terbatas pada pengambilan keputusan untuk bersaing di pasar yang terus berkembang.
Keterbatasan ini serupa dengan alat atau kerangka kerja apa pun yang dirancang untuk tujuan tertentu. Bergantung pada tujuan Anda menggunakannya, kurva-S bisa sangat berguna. Inilah caranya.
Cara Membuat Kurva-S
Untuk membuat kurva-S, yang Anda perlukan hanyalah data. Setelah Anda memiliki data, Anda dapat membuat kurva-S pada spreadsheet apa pun atau perangkat lunak pemetaan pikiran .
Buat peta pikiran di ClickUp untuk menjabarkan ide-ide utama
1. Kumpulkan data Anda
Untuk kurva-S manajemen proyek dasar, Anda membutuhkan data tentang waktu yang dibutuhkan, biaya yang dikeluarkan, sumber daya yang dibutuhkan, peluang pendapatan, dll. Kumpulkan semua data tersebut dalam skala standar.
Jika Anda memilih kurva-S waktu vs. x, Anda mungkin juga ingin menyertakan pencapaian. Misalnya, jika ini adalah proyek pengembangan produk perangkat lunak, tonggak pencapaiannya adalah prototipe, pengujian pengguna, peluncuran MVP, peluncuran beta, dll. Memetakannya membantu menghubungkan titik belok alami dengan tonggak pencapaian proyek Anda. Jika Anda sudah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek visual seperti ClickUp, Anda mungkin telah mengumpulkan data ini dari waktu ke waktu.
Jadikan jadwal proyek Anda lebih mudah dipahami dengan diagram jaringan, diagram Gantt ClickUp, atau metode lain
2. Pilih data yang Anda butuhkan
Saat mengelola proyek Anda di ClickUp, Anda mungkin memiliki berbagai macam informasi:
- Tugas
- Pencapaian
- Jadwal
- Prioritas
- Tanggal jatuh tempo dan tanggal pengiriman aktual
- Perkiraan waktu dan waktu aktual yang dilacak
- Beban kerja untuk setiap anggota tim
Pilih data yang Anda butuhkan tergantung pada analisis yang ingin Anda buat. Ini bisa berupa data kumulatif waktu nyata. ClickUp Whiteboard adalah cara yang bagus untuk memvisualisasikan alur kerja, menggabungkan semua elemen ini, dan melihatnya di satu tempat.
Curah pendapat, tambahkan catatan, dan satukan ide terbaik Anda dengan Papan Tulis ClickUp
3. Buatlah kurva-S Anda
Setelah Anda memilih dua titik data yang ingin Anda gunakan untuk menggambar kurva-S, Anda siap untuk memplotnya! Sebagai contoh, jika Anda ingin membuat kurva membakar grafik dasbor ClickUp memungkinkan Anda untuk membuatnya secara otomatis.
Membakar widget sprint grafik di Dasbor
Diagram alir kumulatif juga dapat membantu Anda memantau kemajuan aktual proyek Anda dibandingkan dengan kemajuan yang diharapkan pada kurva-S. Seiring kemajuan proyek Anda, Anda dapat membuat widget untuk setiap poin data yang Anda butuhkan. Anda bahkan dapat menyesuaikan sumber data untuk pelaporan granular untuk mengukur kemajuan.
4. Mengambil tindakan dengan kurva-S Anda
Setelah grafik Anda siap, gunakan Papan Tulis ClickUp sebagai ruang kerja untuk memahami informasi. Tambahkan bentuk, bagan, diagram, dan elemen visual lainnya ke kurva-S Anda untuk menyajikan konteks yang lengkap.
Buka ClickUp Peta Pikiran untuk memahami hubungan antara item, tugas, dan proyek. Anda juga bisa menggunakan templat diagram aliran data kami untuk memvisualisasikan bagaimana keputusan Anda terhadap parameter apa pun bisa memengaruhi parameter lainnya. Mengoptimalkan alur kerja dan buat keputusan yang lebih baik berdasarkan grafik dan bagan berbasis data yang ada.
Naikkan Kurva-S dengan ClickUp
Keberhasilan seorang manajer proyek ditentukan oleh pengiriman 'tepat waktu dan sesuai anggaran' Tantangan terbesar yang dihadapi manajer proyek dalam mencapai hal ini adalah kurangnya visibilitas. Seringkali, mereka terlalu fokus pada pepohonan sehingga mereka melewatkan hutan, meskipun secara tidak sengaja.
ClickUp alat manajemen proyek dirancang untuk mencegah hal tersebut. Dengan ClickUp, Anda bisa masuk ke dalam detail rinci tentang aspek apa pun dari sebuah proyek, seperti tugas, sub-tugas, daftar periksa, dan sebagainya.
Anda juga dapat dengan mudah memperkecil dan melihat gambaran yang lebih besar di dasbor Anda setiap hari, diperbarui secara real time.
Kurva-S hanyalah salah satu dari puluhan bagan dan grafik yang bisa Anda akses di ClickUp. Papan kanban, garis waktu, tampilan tabel, sasaran, pelacakan waktu, dan puluhan integrasi eksternal memberikan semua yang Anda perlukan untuk mencapai kemajuan sesuai rencana.