jika yang Anda miliki hanyalah spreadsheet, Anda akan dipaksa untuk berpikir dalam baris dan kolom
Konsep ini berlaku untuk alat apa pun yang Anda gunakan. Bayangkan mencatat informasi-ide, notulen rapat , atau catatan dari sesi curah pendapat .
Jika Anda menggunakan Google Doc, Anda akan menulis dalam poin-poin. Jika Anda menggunakan catatan tempel, Anda akan menuliskan frasa atau kalimat penting. Di papan tulis, Anda mungkin akan menggambar diagram. Pada dasarnya, alat yang Anda gunakan secara tidak sadar memengaruhi proses berpikir Anda.
Jadi, memilih alat bantu yang tepat untuk sesi ide dan curah pendapat Anda sangatlah penting, terutama saat berkolaborasi dengan tim jarak jauh, dengan setiap anggota tim bekerja dari lingkungan mereka sendiri. Papan ide virtual menawarkan solusi yang sempurna. Mari kita jelajahi caranya.
Apa yang dimaksud dengan Papan Ide?
Papan ide adalah representasi visual dari ide, inspirasi, dan pemikiran. Ini adalah alat kolaboratif yang digunakan untuk menyatukan berbagai anggota tim untuk memetakan masukan mereka, baik untuk curah pendapat, pemecahan masalah, atau perencanaan skenario.
Papan ide yang khas memungkinkan tim untuk:
Menangkap ide: Selama sesi curah pendapat, papan ide dapat digunakan untuk mengumpulkan semua ide-baik atau tidak-baik di satu tempat secara visual untuk didiskusikan oleh tim.
Mengatur ide: Setelah semua ide terkumpul, tim dapat mengaturnya secara visual. Misalnya, jika tim melakukan brainstorming fitur potensial untuk sebuah produk, ide dapat diatur berdasarkan kelayakan, upaya/waktu yang dibutuhkan, ketersediaan keterampilan, dll.
Buatlah koneksi: Menggunakan papan ide memungkinkan Anda untuk menambahkan hubungan antar ide, baik itu hubungan yang saling melengkapi atau ketergantungan. Misalnya, jika desain ikon untuk situs web bergantung pada penentuan warna merek, Anda dapat memetakannya di papan ide. Hal ini membantu memahami seluk-beluk gambaran yang lebih besar dengan jelas.
Ubah menjadi tugas dan prioritaskan: Tim akan mengubahnya menjadi tugas untuk membuat ide dapat ditindaklanjuti. Misalnya, mereka akan menyepakati fitur yang akan dikembangkan. Dan kemudian memprioritaskannya untuk sprint pertama.
Arsipkan untuk referensi: Tugas papan ide tidak selesai ketika ide diubah menjadi tugas. Faktanya, di sepanjang proyek, papan ide digital berfungsi sebagai referensi untuk visinya. Hal ini juga membantu dalam orientasi anggota tim baru, memberi mereka pandangan yang jelas tentang konteks proyek.
Contoh Papan Ide
Bentuk fisik papan ide bisa berupa apa saja, seperti dinding kaca, papan kuda-kuda, perangkat lunak presentasi, atau papan tulis digital. Namun, ada beberapa pendekatan yang paling sesuai untuk tujuan tertentu. Mari kita jelajahi mereka.
Papan ide curah pendapat
Papan ide curah pendapat adalah papan tulis biasa, dengan ruang untuk menambahkan apa pun yang Anda perlukan, seperti:
- Ide
- Komentar (untuk setiap ide)
- Pengguna (yang mempresentasikan ide atau yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaannya)
- Tanggal (seperti tenggat waktu)
- Hubungan antara ide atau ketergantungan, jika ada
Misalnya, jika tim konten Anda kekurangan ide untuk posting blog mendatang, Anda dapat menggunakan papan ide untuk melakukan brainwriting. Setiap orang dapat menuliskan ide konten mereka selama beberapa menit tanpa perlu menyaring atau meragukan diri sendiri. Kemudian, mereka meneruskannya ke orang berikutnya untuk ditambahkan atau disempurnakan.
Anda juga dapat mengadaptasi ini teknik curah pendapat untuk memecahkan masalah juga. Curah pendapat terbalik berguna ketika tim mengetahui masalahnya namun tidak mengetahui solusinya. Hal ini membantu mengeksplorasi berbagai alasan mengapa masalah tersebut dapat terjadi dan kemudian membuat daftar cara untuk menyelesaikannya.
Diagram alir
Diagram alir memvisualisasikan proses - baik perjalanan pelanggan atau jalur data teknis. Bagan ini membantu memetakan setiap langkah dalam proses, beserta arah aliran dan cabangnya. Diagram alir berguna untuk proses yang kompleks dengan banyak titik keputusan.
Pemetaan konsep
Pisahkan konsep yang rumit menjadi alur kerja yang mudah dikelola dengan templat Papan Tulis Pemetaan Konsep oleh ClickUp
Peta konsep digunakan untuk menyederhanakan ide yang kompleks. Peta konsep membantu memecahnya menjadi bagian yang lebih kecil dan melihat bagaimana semua ini digabungkan untuk membuat keseluruhan.
Misalnya, jika Anda menjelajahi konsep desain basis data untuk produk Anda berikutnya, Anda dapat menyertakan subkonsep seperti tabel, hubungan, dan kualitas data, yang selanjutnya memecahnya menjadi parameter yang mendefinisikannya.
Matriks 2×2
Matriks 2×2 adalah alat bantu pendukung keputusan yang populer digunakan oleh tim dan pemimpin. Pada matriks 2×2, Anda dapat memplot pilihan/status dan memprioritaskan ide-ide kreatif secara efektif. Matriks 2×2 adalah alat bantu pendukung keputusan yang populer di kalangan tim dan pemimpin Matriks Eisenhower misalnya, sangat populer dan memetakan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Anda dapat memprioritaskan tugas pada matriks 2×2, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Papan suasana hati
Papan mood digunakan ketika elemen visual memainkan peran yang jauh lebih besar daripada yang lainnya. Biasanya, hal ini tidak terlalu berkaitan dengan mengambil tindakan spesifik, tetapi lebih kepada menemukan inspirasi atau nuansa yang tepat untuk sebuah proyek.
Sebagai contoh, arsitek menggunakan papan mood sebagai titik awal untuk desain ruang. Desainer visual/UI menggunakan papan mood untuk mengidentifikasi gaya untuk warna, ikon, ilustrasi, tipografi, dll. Tim manajemen acara menggunakan papan mood untuk mengidentifikasi tema. Berikut ini beberapa contohnya Templat Papan Suasana Hati ClickUp untuk mendapatkan inspirasi.
Kumpulkan inspirasi dan ide di satu tempat yang penuh warna
Papan visi
Papan visi adalah visualisasi dari hasil akhir. Untuk tim produk, ini mungkin merupakan gambaran seperti apa produk yang telah selesai dibuat atau tujuan apa yang akan dicapai.
Papan visi UX dapat menyatukan gambar-gambar yang mewakili perasaan pengguna saat menggunakan produk. ClickUp menawarkan beberapa templat papan visi untuk Anda pilih.
Apa Saja Manfaat Menggunakan Papan Ide?
Ketika tim memiliki terlalu banyak ide dan pemikiran yang berputar-putar di kepala mereka tanpa arah atau tindakan, papan ide menawarkan landasan peluncuran yang sempurna. Papan ide menangkap dan menyederhanakan ide-ide bagus agar dapat ditindaklanjuti. Inilah caranya.
Ide-ide liar
Ketika semua orang menuangkan ide mereka ke papan ide, kemungkinan besar Anda akan menemukan beberapa ide inovatif. Hal ini penting karena mendorong anggota tim untuk berpikir secara radikal, mengeksplorasi solusi yang sebelumnya dianggap bodoh.
Meskipun Anda mungkin atau mungkin tidak menerapkan semuanya, hal ini memberikan kebebasan kepada tim untuk berpikir di luar kebiasaan.
Kolaborasi yang efektif
Masalah yang kompleks membutuhkan ide dan solusi yang radikal, namun juga cara yang sederhana untuk mengatur dan melaksanakannya. Papan ide juga merupakan sebuah aplikasi kolaborasi
- memungkinkan tim untuk mengumpulkan ide, mengevaluasinya, berbagi umpan balik, memperdebatkan kemungkinan, mengeksplorasi persyaratan dan ketergantungan, memberikan tugas, dan mengambil tanggung jawab di satu tempat.
Aplikasi ini secara visual melakukan semua ini, meningkatkan pemahaman dan daya ingat.
Manajemen proyek yang lebih baik
Papan ide yang baik memberikan manajer proyek fondasi yang terstruktur dan terukur untuk merampingkan operasi mereka demi pengiriman yang lebih cepat dan pengalaman pelanggan yang lebih baik. A papan kanban adalah contoh yang sangat baik dari papan ide yang digunakan dalam manajemen proyek.
Kejernihan pemikiran
Papan ide digital memungkinkan tim untuk memvisualisasikan hubungan dan ketergantungan. Hal ini membantu memperjelas ide, mengukur kelayakan, dan merencanakan kemungkinan.
Misalnya, seorang penulis memiliki ide untuk membuat ebook tentang penggunaan perangkat lunak manajemen proyek untuk agensi kreatif. Hal ini membutuhkan penguraian, penulisan, pengeditan, desain visual, halaman arahan, CRM, distribusi media sosial, dan rencana keterlibatan klien.
Dengan melakukan brainstorming di papan ide mereka sendiri, manajer proyek dapat melakukannya:
- Memetakan seluruh alur proses
- Mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya
- Memecahnya menjadi tugas/tanggung jawab dan menugaskannya kepada anggota tim
- Tentukan jadwal berdasarkan upaya yang diperlukan pada setiap tahap
- Diskusikan ketergantungan dan satukan anggota tim
- Melacak kemajuan
- Membangun alur kerja yang dapat diulang untuk masa depan
Basis pengetahuan yang diperbarui
Setiap sesi curah pendapat berisi banyak sekali pengetahuan-percakapan seputar alasan mengapa beberapa ide dipilih atau ditolak menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.
Papan ide sebelumnya menawarkan kerangka kerja dan cetak biru untuk proyek-proyek di masa depan. Papan tersebut merupakan catatan pemikiran organisasi dan pilihan teknik ideasi .
Mengarsipkan papan ide masa lalu membantu pembelajaran dan pengembangan bagi karyawan baru, menciptakan aset yang dapat digunakan secara mandiri tanpa usaha tambahan. Papan ide virtual juga mudah dibagikan di dalam organisasi.
Berikut ini cara Anda dapat memulai dengan papan ide
Bagaimana Cara Membuat Papan Ide?
Ruang kosong dan pena adalah yang Anda butuhkan untuk membuat papan ide. Papan tulis, papan kuda-kuda, atau selembar kertas dapat membantu Anda memulai.
Namun, papan tulis digital dengan fitur-fitur yang dirancang khusus dapat dengan mudah meningkatkan ide Anda menjadi tindakan. Tapi tunggu dulu.
1. Identifikasi tujuan
Seperti yang Anda lakukan pada sesi curah pendapat lainnya, kenali tujuan, dan buatlah garis besar agenda untuk pertemuan tersebut. Anda dapat membuat ini sedetail mungkin, tetapi sertakan hal-hal berikut ini:
- Apa yang ingin Anda capai? Sebagai contoh, tuliskanpenjelasan singkat tentang desain untuk rebranding
- Siapa saja yang termasuk? Misalnya, manajer merek, manajer produk, dan desainer
- Aset apa yang sudah Anda miliki? Misalnya, logo yang sudah ada, panduan merek, umpan balik dari klien
- Mengapa ini penting? Ini akan membantu menyatukan tim menuju pekerjaan yang bermakna dengan keterlibatan yang lebih baik
2. Pilih perangkat lunak papan ide digital
Ubah ide Anda menjadi tugas dalam fitur Papan Tulis ClickUp
Pilih alat seperti Papan Tulis ClickUp yang dirancang khusus bagi tim untuk berkolaborasi, memberikan ide, dan mengambil tindakan. Menawarkan:
- Akses ke anggota tim jarak jauh
- Fleksibel untuk menambahkan elemen dengan kanvas besar
- Mudah untuk menghubungkan/menyusun ulang elemen berdasarkan kemajuan percakapan
- Dapat diedit untuk terus diperbarui secara real-time, dengan fitur untuk menarik dan melepas elemen sesuai kebutuhan
- Mudah beradaptasi dengan kemampuan untuk menambahkan catatan/komentar dan menghubungkan dokumen/tugas yang ada
- Dapat dibagikan dengan kontrol akses eksplisit
- Dapat disesuaikan dengan kemampuan untuk menggambar, mengetik, menambahkan bentuk, dan bahkan menambahkan emoji, jika Anda mau
Setelah Anda memilih opsi perangkat lunak papan tulis terbaik dan mengundang anggota tim ke sana, Anda sudah siap untuk memulai.
3. Pilih sebuah templat
Jangan biarkan kanvas kosong membuat Anda takut. Untuk menyusun sesi curah pendapat Anda dan memimpinnya secara efektif, templat papan ide akan sangat membantu Anda. Misalnya, ClickUp Whiteboard menawarkan templat untuk diagram alir, pemetaan konsep, pertemuan standup, retrospektif, curah pendapat terbalik, dan penulisan gagasan.
Untuk sesuatu yang lebih spesifik, pertimbangkan Templat Papan Tulis Ideasi ClickUp, yang menawarkan fleksibilitas lengkap dengan Status khusus, Bidang Khusus, Tampilan Khusus, dan fitur manajemen proyek lainnya.
Templat Ideasi oleh ClickUp
4. Mengundang ide-ide tim
Jika Anda menggunakan papan ide online secara serempak, undang anggota tim untuk melakukan panggilan dan berikan pengarahan kepada mereka mengenai harapan dari rapat tersebut.
Hal ini juga membantu untuk menugaskan seorang pemilik yang dapat menyusun, berbagi ide, dan mengelola papan, mengendalikan kekacauan semua orang yang menggambar di papan secara bersamaan.
Sekarang, undanglah semua orang untuk memberikan ide mereka. Misalnya, jika Anda sedang mencari ide untuk menamai produk Anda selanjutnya, minta semua orang untuk menempelkan catatan tempel di papan ide digital. Jika Anda merencanakan sebuah acara, tim Anda bisa menyematkan foto-foto inspirasi mereka.
5. Pertimbangkan ide-ide
Untuk membuat papan ide Anda berhasil, penting untuk mempertimbangkan setiap ide dengan hati-hati dan penuh hormat. Hal ini mendorong tim untuk berbagi pemikiran mereka tanpa takut diejek. Jadi, bahaslah setiap ide dan berikan umpan balik.
Selain itu, undanglah anggota tim untuk membangun ide satu sama lain untuk memperkuatnya. Gabungkan ide-ide yang serupa dan susunlah dengan baik.
6. Aturlah ide-ide di papan ide online
Sekarang, aturlah ide tersebut berdasarkan tujuan Anda dengan menggunakan salah satu cara berikut ini teknik visualisasi .
matriks 2×2: Jika Anda menggunakan papan ide untuk curah pendapat pengembangan fitur, Anda dapat memplot biaya rendah/tinggi pada sumbu X dan upaya pada sumbu Y. Anda kemudian dapat menggunakan ini untuk memprioritaskan tugas.
Papan Kanban: Jika Anda menggunakan papan ide untuk perencanaan sprint, Anda dapat menempatkannya di papan Kanban dengan kolom-kolom 'harus dilakukan', 'sedang dilakukan', dan 'selesai' untuk melacaknya.
Diagram alir: Jika Anda menggunakan papan ide untuk memetakan sebuah proses, Anda dapat mengubahnya menjadi diagram alir dengan menggambar hubungan dan ketergantungan di antara keduanya.
Setelah ide diubah menjadi tugas, manajer proyek sering kali melupakan hal ini. Ini adalah sebuah kesalahan. Papan ide dapat menjadi hadiah yang terus diberikan dengan fokus manajemen ide praktik. Dengan mengatur dan mengarsipkan ide-ide masa lalu dengan cermat, organisasi dapat menyelamatkan tim dari kesibukan menghasilkan ide-ide baru berulang kali.
7. Jadikan mereka dapat ditindaklanjuti
Setelah Anda melakukan curah pendapat dan menyepakati ide, sekarang saatnya untuk membuat ide tersebut dapat ditindaklanjuti. Anda bisa beralih dari ide ke eksekusi dengan membuat tugas langsung dari papan tulis Anda. Anda bisa menambahkan konteks pada tugas-tugas ini dengan menautkan ke file, Dokumen, dan lainnya.
Berilah ide lebih baik dan eksekusi lebih cepat dengan Papan Tulis ClickUp
Semua jenis pekerjaan pengetahuan sangat bergantung pada ide orang. Namun, ide itu banyak. Yang membedakan tim yang sukses adalah kemampuan mereka untuk merampingkan dan mengeksekusinya secara konsisten.
Papan ide adalah alat yang penting untuk mencapai hal tersebut. Seperti yang telah kami sebutkan, alat yang Anda gunakan untuk mendapatkan ide sebagai sebuah tim sering kali mempengaruhi proses berpikir Anda. Pilihlah alat yang sesuai dengan proses Anda saat ini dan tidak hanya berakhir dengan ide.
ClickUp Whiteboards dirancang untuk memudahkan tim berkolaborasi dalam ide dan beralih ke eksekusi dengan mudah. Coba ClickUp secara gratis hari ini . Berfikirlah dengan jernih dan bergeraklah menuju eksekusi dengan cepat.