„A megbeszélések az igazi munka halálának helyszínei.”
Régebben állandóan ilyeneket mondtam – és jó okom volt rá.
Gondoljunk csak bele: egy órás megbeszélés nyolc emberrel nem csak egy óra – hanem nyolc óra. Ez egy teljes munkanap, ami hatvan perc alatt elszáll. Nem költenénk el gondatlanul nyolc óra értékű pénzt, mégis gondolkodás nélkül elpazarolunk nyolc óra kollektív időt.
Régebben azt hittem, hogy az aszinkron munka a megoldás. A megbeszéléseket részletes dokumentumokkal helyettesítettem, hogy mindenki a saját tempójában átnézhesse és hozzászólhasson. Ez olyan felszabadító érzés volt! Mindenki a saját tempójában dolgozott, anélkül, hogy a megbeszélések folyamatos értesítései zavarták volna. Annyira lelkesedtem ezért a megközelítésért, hogy az emberek elkezdtek „Aszinkron Deannek” hívni.
De valami nem stimmelt.
Néhány csapattag virágzott, míg mások elsüllyedtek. Növekedett az összhang hiánya. A döntések megakadtak. És valami meglepőt vettem észre: a legjobb munkáink csak akkor születtek, amikor telefonon beszéltünk. A problémák, amelyeket megpróbáltunk megoldani, új módon kezdtek szétesni.
A következőket tanultam: A megbeszélések nem eleve rosszak – csak rosszul vannak megtervezve.
Miért buknak meg a legtöbb megbeszélés?
A legtöbb megbeszélés már a kezdete előtt kudarcra van ítélve. Sietős, túlterhelt és iránytalan.
Az ok a következő:
A kontextus problémája
A jó megbeszélések nem akkor kezdődnek, amikor az emberek csatlakoznak a híváshoz – hanem jóval korábban. Megosztott kontextus nélkül a megbeszélések drága felzárkózási ülésekké válnak. Senki sem akar 20 percet azzal tölteni, hogy megtanulja, amit előzetesen elolvashatott volna.
A homályos napirend csapdája
A „projektfrissítések megbeszélése” nem napirendi pont – hanem a rossz tervezés beismerése. A valódi napirend olyan kérdésekre ad választ, mint: Milyen döntést hozunk? Milyen problémát oldunk meg?
Ezekre a válaszokra nélkül csak helyet foglalunk a naptárban.
A túlzsúfoltság hatása
A megbeszélések a koncentráción alapulnak, a koncentráció pedig a tömegben elvész. Minden felesleges résztvevő elvékonyítja a beszélgetést. Végül nézőkkel találjuk magunkat szemben, akik csendben töprengnek, miért is vannak ott.
A eltűnő döntések
A meghozott, de nem dokumentált döntés olyan, mintha meg sem történt volna. Világos rögzítés és nyomon követés nélkül a megbeszélések hétről hétre ugyanazok a viták végtelen körforgásává válnak. Nem haladunk előre – csak körbe-körbe futunk.
Egy jobb módszer
A megbeszéléseknek nem csak időt kell elvenniük – előrehaladást is kell eredményezniük. De hányszor vezetnek szétszórt jegyzetekhez, elfelejtett döntésekhez vagy soha végre nem hajtott feladatokhoz? Azok az eszközök, amelyeknek célja, hogy segítsék az együttműködést, gyakran csak káoszt eredményeznek.
Ezt akartuk megoldani. Csapatunk alaposan átgondolta, hogyan lehetne a megbeszéléseket a frusztráció forrásából a lendület forrásává alakítani.
Ennek egyik módja az AI Notetaker, egy olyan eszköz, amely a megbeszélések után keletkező zűrzavart világos, megvalósítható ötletekké alakítja.
Íme az ötlet…
Ne csak szavakat, hanem döntéseket is rögzítsünk
A megbeszélések tele vannak értékes döntésekkel és betekintésekkel, de ezek gyakran elvésznek a jegyzetek halmazában. Az AI Notetaker biztosítja, hogy minden meghozott döntés rögzítésre kerüljön, és könnyen megosztható legyen bárkivel – függetlenül attól, hogy jelen volt-e a teremben vagy sem.
A beszélgetéseket cselekvéssé alakítani
Nem elég csak rögzíteni, amit mondtak. Az értekezleteknek előre kell mozdítaniuk a munkát. Az AI Notetaker rögzíti a teendőket, hozzárendeli őket a megfelelő személyekhez, és gondoskodik arról, hogy semmi ne maradjon figyelmen kívül.
A kontextus megőrzése
Minden megbeszélés egy nagyobb projekt részeként zajlik. Az AI Notetaker a megbeszéléseket a feladatokhoz, fájlokhoz és korábbi döntésekhez kapcsolja, így teljes kontextust biztosít, így a csapatod előrehaladhat anélkül, hogy a múltat fel kellene idéznie.
Ez nem csak egy összefoglalás, hanem a világosság és a lendületről szól.
Amikor a megbeszélések zökkenőmentesen kapcsolódnak magához a munkához, akkor már nem jelentik időpazarlást, hanem időt nyerünk velük:
Nincs több jegyzetek után kutatás, nincs több találgatás, hogy mi lett a döntés.
A legjobb rész?
Nem csak arról van szó, hogy rögzítsük, mi hangzott el – hanem arról, hogy összekapcsoljuk azt a megbeszélés előtt és után végzett munkával.
Minden megbeszélésnek van kontextusa, minden döntésnek van következménye.
A valódi kérdés
Minden megbeszélésnek egyértelműen kell kezdődnie: „Mi a célja ennek a megbeszélésnek? Problémát oldunk meg, döntést hozunk, vagy egyértelmű irányt szabunk?”
Ha nem tudsz válaszolni ezekre a kérdésekre, akkor nem találkozóra van szükséged, hanem átgondolásra.
A cél nem az, hogy több vagy kevesebb megbeszélés legyen. Az a cél, hogy jobb megbeszélések legyenek. Olyan megbeszélések, amelyek tiszteletben tartják az idődet, és többet adnak vissza, mint amennyit elvesznek. Olyan megbeszélések, amelyek a beszélgetéseket előrelépéssé alakítják.
Mert ha jól csinálják, a megbeszélések nem a munka halálának helyszínei. Hanem a munka életre kelésének helyszínei.
Készen áll a találkozók átalakítására?
Ne hagyja, hogy a megbeszélések ellopják az idejét és energiáját – alakítsa őket a fejlődés titkos fegyverévé.
A ClickUp AI Notetaker segítségével minden döntést, teendőt és kontextust könnyedén rögzíthet, így biztosítva, hogy csapata a megbeszélés alatt koncentrált maradjon, és utána is összhangban legyen a következő lépésekkel kapcsolatban.