Váš kalendář je vaším nejlepším nástrojem pro stanovení priorit. Každý má každý týden k dispozici stejných 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. To, jak tyto bloky využijete, určuje, zda bude váš týden produktivní, nebo zda ho strávíte řešením drobných úkolů.
Blokování času, neboli využívání kalendáře k vyhrazení času na práci, je zdaleka nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout. Může však být náročné udržet si tento zvyk.
To se chystáme změnit.
Produktivní systém, kterému můžete důvěřovat
Vaše mysl není stvořena k ukládání informací – je stvořena k vytváření nápadů. V okamžiku, kdy si vzpomenete na úkol nebo následnou akci, je nejlepší postupem dostat tuto myšlenku z hlavy a zaznamenat ji do systému, kterému důvěřujete.
David Allen v knize Getting Things Done™ to vystihl nejlépe:
- Zachycení: Vyjádřete své myšlenky a uložte je do důvěryhodného systému.
- Upřesnění: Jaká je požadovaná akce? Pokud zabere méně než 5 minut, proveďte ji. Pokud zabere více času, naplánujte si ji.
- Zapojte se: Dejte se do práce.
Věříme, že kalendář je právě takovým systémem. Umístěním své práce vedle kalendáře si zajistíte, že vám nic neunikne.
S kalendářem ClickUp máte své priority, přidělené úkoly a přizpůsobitelný seznam nevyřízených úkolů vždy po ruce – hned vedle nástroje, který již několikrát denně kontrolujete – připravené k akci.
„Mám moc práce, nepotřebuji žádný systém!“
Díky systému získáte více času, ne méně.
Osvobození mysli od starostí o úkoly, chaty a pípání vám umožní soustředit čas a energii na jiné věci. Využijte tento čas k strategickému a kreativnímu přemýšlení nebo k péči o sebe – je to na vás.
Pracujte zpětně od úspěšného týdne
Pokud je váš pracovní den podobný tomu mému, nikdy nemáte nedostatek práce.
Moje rada? Začněte shora dolů a soustřeďte se na výsledky, kterých chcete dosáhnout do konce týdne, místo toho, abyste postupovali zdola nahoru s nekonečnými úkoly a zprávami v doručené poště. Tím zajistíte, že správné věci dostanou správnou pozornost, což povede k dosažení požadovaného účinku.
Každý týden začínám tím, že si zapíšu tři výsledky, které by tento týden učinily úspěšným. Vytvořím je jako úkoly v ClickUp a označím je jako priority.
A tady je to kouzlo: Kalendář ClickUp využívá umělou inteligenci, aby navrhl časové bloky pro tyto úkoly a automaticky vyřešil konflikty jejich úpravou. Tím chrání váš čas pro to nejdůležitější a zároveň zůstává flexibilní vůči každodenní realitě.
Termíny DO, nikoli termíny DUE
Představte si, že skládáte puzzle.
Některé úkoly jsou jako skládačka – ukazují konečný výsledek. Jiné jsou jako jednotlivé dílky nebo podrobné pokyny.
Zde je klíčová informace: nemůžete blokovat čas na úkoly zaměřené na výsledky nastavením data zahájení a termínu dokončení. Místo toho si v kalendáři zablokujte čas na jejich zpracování. Nazýváme to termíny PROVEDENÍ, nikoli termíny DOKONČENÍ. Úkol může mít mnoho termínů PROVEDENÍ, ale pouze jeden termín DOKONČENÍ.
Kalendář ClickUp usnadňuje vytváření více termínů pro úkol. Klikněte na „Plán“ u libovolného úkolu v postranním panelu, vyberte volný termín a hotovo! Opakujte podle potřeby. Tím se vytvoří bloky soustředění propojené s úkolem, aniž by se změnily jeho počáteční nebo konečné termíny.
Zjednodušeně řečeno, úkoly, na kterých se podílí více lidí nebo které trvají déle než několik hodin, jsou obvykle výsledky. Vaší odpovědností je zajistit, aby konečný výsledek odpovídal obrázku na obalu.
Výsledek lze rozdělit na dílčí úkoly, ale ne každý to dělá. Někdy je práce nepředvídatelná – například oprava chyby, která může trvat hodinu nebo den a často vyžaduje pokusy a omyly.
Seskupujte podobné úkoly, abyste se vyhnuli rozptýlení
Seskupení úkolů do jednoho kontextu může minimalizovat rozptýlení. Například všechny své administrativní úkoly seskupuji na středeční dopoledne, místo abych je rozptyloval po celém týdnu. Tyto úkoly jsou malé, takže blokovat na každý z nich hodinu nemá smysl.
Kalendář ClickUp to zjednodušuje. Vyberte volný časový úsek, zvolte dobu soustředění a přetáhněte více úkolů z backlogu do stejného bloku.
To je v souladu s technikou time boxing, kdy omezíte čas strávený na úkolu, abyste snížili rozptýlení a zlepšili soustředění.
Lepší způsob
Váš kalendář potřebuje aktualizaci a ta je konečně tady. Náš tým na tom tvrdě pracoval.
Naše první vydání obsahuje:
- Podpora Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 v otevřené beta verzi).
- AI Notetaker pro automatické zaznamenávání poznámek z hovorů.
- Blokování času úkolů s podporou umělé inteligence.
To vše v krásném kalendáři vytvořeném pro profesionály, jako jste vy.
Vyzkoušejte ClickUp Calendar ještě dnes a dejte nám vědět, co si o něm myslíte!
PS: Trápí vás prokrastinace? Není se za co stydět – služby jako sociální sítě jsou navrženy tak, aby byly návykové. Toto rozšíření prohlížeče vám může pomoci.
Ricardo Clerigo
Vedoucí kalendáře, ClickUp