„Schůzky jsou místem, kde umírá skutečná práce.“
Říkal jsem takové věci pořád – a měl jsem k tomu dobrý důvod.
Zamyslete se nad tím: hodinová schůzka s osmi lidmi není jen jedna hodina – je to osm hodin. To je celý pracovní den pryč za šedesát minut. Neutratili bychom bez rozmyslu peníze za osm hodin, ale bez rozmýšlení promarníme osm hodin společného času.
Dříve jsem věřil, že asynchronní práce je řešením. Nahradil jsem schůzky podrobnými dokumenty, které si každý mohl prohlédnout a přispět k nim svým vlastním tempem. Bylo to tak osvobozující! Každý pracoval svým vlastním tempem, bez neustálého přerušování oznámeními o schůzkách. Byl jsem tímto přístupem tak nadšený, že mi lidé začali říkat „Asynchronní Dean“.
Ale něco nebylo úplně v pořádku.
Někteří členové týmu prosperovali, zatímco jiní se potáceli. Nesoulad se prohluboval. Rozhodování se zastavilo. A všiml jsem si něčeho překvapivého: některé z našich nejlepších výsledků vznikaly pouze tehdy, když jsme byli na telefonu. Problémy, které jsme se snažili vyřešit, se začaly rozpadat novými způsoby.
Toto jsem se naučil: Schůzky nejsou samy o sobě špatné – jsou jen špatně koncipované.
Proč většina schůzek selhává
Většina schůzek je odsouzena k neúspěchu ještě předtím, než začnou. Jsou uspěchané, nadbytečné a bez jasného směru.
Tady je důvod:
Problém kontextu
Skvělé schůzky nezačínají v momentě, kdy se lidé připojí k hovoru – začínají mnohem dříve. Bez sdíleného kontextu se schůzky stávají drahými doháněcími sezeními. Nikdo nechce trávit 20 minut tím, že se učí něco, co si mohl přečíst předem.
Past neurčitého programu
„Projednání aktualizací projektu“ není program – je to přiznání špatného plánování. Skutečný program odpovídá na otázky jako: Jaké rozhodnutí činíme? Jaký problém řešíme?
Bez těchto odpovědí si jen rezervujete místo v kalendáři.
Efekt přeplněnosti
Schůzky prosperují díky soustředění, které v davu mizí. Každý zbytečný účastník oslabuje konverzaci. Nakonec máte místo přispěvatelů diváky, z nichž každý tiše přemýšlí, proč tam vlastně je.
Mizející rozhodnutí
Rozhodnutí, které bylo učiněno, ale nebylo zdokumentováno, se může rovnat tomu, jako by se nikdy neudálo. Bez jasného zaznamenání a následného provedení se schůzky stávají nekonečnou smyčkou stejných diskusí, týden co týden. Nepokračujete vpřed – běžíte v kruhu.
Lepší způsob
Schůzky by neměly jen zabírat čas – měly by přinášet pokrok. Jak často však vedou k roztříštěným poznámkám, zapomenutým rozhodnutím nebo úkolům, které se nikdy neuskuteční? Právě nástroje, které nám mají pomáhat spolupracovat, nás často nechávají brodit se chaosem.
To jsme se rozhodli napravit. Náš tým se intenzivně zamýšlel nad tím, jak proměnit schůzky ze zdroje frustrace na zdroj energie.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je náš AI Notetaker – nástroj, který promění chaos po schůzkách v jasné a praktické poznatky.
Tady je nápad…
Zaznamenávejte rozhodnutí, ne jen slova
Schůzky jsou plné cenných rozhodnutí a postřehů, ale ty se často ztratí v hromadě poznámek. AI Notetaker zajistí, že každé přijaté rozhodnutí bude zaznamenáno a bude možné jej snadno sdílet s kýmkoli – ať už byl v místnosti přítomen, nebo ne.
Proměňte rozhovory v činy
Zaznamenat, co bylo řečeno, nestačí. Schůzky by měly posunout práci vpřed. AI Notetaker zaznamenává úkoly, přiřazuje je správným osobám a zajišťuje, že nic nebude opomenuto.
Zachovejte kontext
Každá schůzka se koná v rámci širšího projektu. Propojením diskusí s úkoly, soubory a minulými rozhodnutími poskytuje AI Notetaker úplný kontext, takže váš tým může postupovat vpřed, aniž by musel opakovat minulost.
Nejde jen o shrnutí, ale o srozumitelnost a dynamiku.
Když jsou schůzky plynule propojeny s vlastní prací, přestávají být zátěží a začínají nám vracet čas:
Už žádné hledání poznámek, žádné přemýšlení, co bylo rozhodnuto.
A to nejlepší?
Nejde jen o zaznamenání toho, co bylo řečeno – jde o propojení s prací, která se odehrává před a po schůzce.
Každá diskuse má svůj kontext, každé rozhodnutí má své důsledky.
Skutečná otázka
Každá schůzka by měla začínat jasným vymezením: „Jaký je účel této schůzky? Řešíme problém, přijímáme rozhodnutí nebo stanovujeme jasný směr?“
Pokud nedokážete odpovědět na tyto otázky, nepotřebujete schůzku – potřebujete přehodnotit svůj přístup.
Cílem není mít více nebo méně schůzek. Cílem je mít lepší schůzky. Schůzky, které respektují váš čas a dávají vám více, než si berou. Schůzky, které proměňují konverzace v pokrok.
Protože když se dělají správně, schůzky nejsou místem, kde práce umírá. Jsou místem, kde práce ožívá.
Jste připraveni změnit své schůzky?
Nenechte schůzky krást váš čas a energii – proměňte je ve svou tajnou zbraň pro pokrok.
S AI Notetakerem od ClickUp můžete snadno zaznamenat každé rozhodnutí, úkol a kontext, čímž zajistíte, že váš tým zůstane během schůzky soustředěný a bude připraven na další kroky.