Календарът ви е най-добрият инструмент за определяне на приоритетите. Всеки разполага с една и съща 24×7 мрежа всяка седмица. Начинът, по който използвате тези блокове, определя дали седмицата ви ще бъде ползотворна или ще я прекарате в борба с дребни задачи.
Блокирането на времето, или използването на календара ви, за да отделите време за работа, е най-добрият начин да постигнете това. Все пак, може да бъде предизвикателство да го поддържате като навик.
На път сме да променим това.
Система за производителност, на която можете да се доверите
Умът ви не е създаден, за да съхранява информация – той е създаден, за да има идеи. В момента, в който си спомните за задача или последващо действие, най-добрият начин да постъпите е да изкарате тази мисъл от главата си и да я запишете в система, на която имате доверие.
Дейвид Алън в Getting Things Done™ го е описал най-добре:
- Записване: Изкарайте мисълта от главата си и я запишете в надеждна система.
- Изяснете: Какво трябва да се направи? Ако отнема по-малко от 5 минути, направете го. Ако отнема повече, планирайте го.
- Ангажирайте се: Залавяйте се за работа.
Ние вярваме, че календарът е точно такава система. Като поставите работата си до календара си, вие се уверявате, че нищо няма да пропуснете.
С календара на ClickUp вашите приоритети, възложените задачи и персонализираният списък с неизпълнени задачи са на едно място – до инструмент, който вече проверявате няколко пъти на ден – готови за действие.
„Твърде зает съм, не ми трябва система!“
Наличието на система ви дава повече време, а не по-малко.
Освобождавайки ума си от притесненията за задачи, чатове и съобщения, можете да насочите времето и енергията си към други неща. Използвайте това време, за да мислите стратегически, творчески или да се поглезите – изборът е ваш.
Работете обратно от една успешна седмица
Ако вашият работен ден е като моя, никога не липсват неща за вършене.
Моят съвет? Започнете отгоре надолу, като се фокусирате върху резултатите, които искате да постигнете до края на седмицата, вместо отдолу нагоре с безкрайни задачи и съобщения в пощенската кутия. Това гарантира, че правилните неща получават правилното внимание, което води до резултати.
Започвам всяка седмица, като записвам три резултата, които биха направили седмицата успешна. Създавам ги като задачи в ClickUp и ги маркирам като приоритети.
Ето магията: ClickUp Calendar използва изкуствен интелект, за да предложи блокове от време за концентрация за тези задачи и автоматично разрешава конфликтите, като ги коригира. Това ви позволява да запазите времето си за най-важните неща, като същевременно оставате гъвкави спрямо ежедневните реалности.
Изпълнявайте сроковете, а не ги отлагайте
Представете си, че сглобявате пъзел.
Някои задачи са като кутия с пъзел – те показват крайния резултат. Други са като отделни парченца или стъпка по стъпка инструкции.
Ето какво трябва да знаете: не можете да блокирате време за задачи, ориентирани към резултати, като задавате начални и крайни дати. Вместо това, блокирайте време за работа по тях в календара си. Наричаме това дати за ИЗПЪЛНЕНИЕ, а не крайни дати. Дадена задача може да има много дати за ИЗПЪЛНЕНИЕ, но само една крайна дата.
ClickUp Calendar улеснява създаването на няколко дати за изпълнение на дадена задача. Кликнете върху „Plan“ (Планирай) на която и да е задача в страничната лента, изберете свободно време и готово! Повторете, ако е необходимо. Това създава блокове за фокусиране, свързани с дадена задача, без да променя датите за начало или край.
Като правило, задачите, в които участват няколко души или отнемат повече от няколко часа, обикновено са резултати. Вие сте отговорни да гарантирате, че крайният резултат съответства на картинката на кутията.
Можете да разделите резултата на подзадачи, но не всеки го прави. Понякога работата е непредсказуема – като отстраняването на бъг, което може да отнеме час или ден и често включва проби и грешки.
Групирайте сходни задачи, за да избегнете разсейването
Групирането на задачите в един контекст може да сведе до минимум разсейването. Например, аз групирам всичките си административни задачи в сряда сутрин, вместо да ги разпределям през цялата седмица. Тези задачи са малки, така че не е смислено да отделям по един час за всяка от тях.
ClickUp Calendar опростява това. Изберете свободно време, определете време за концентрация и преместете няколко задачи от списъка с неизпълнени задачи в същия блок.
Това е в съответствие с техниката „тайм боксинг“ – техника, при която ограничавате времето, прекарано в изпълнение на дадена задача, за да намалите разсейването и да подобрите концентрацията си.
По-добър начин
Вашият календар се нуждае от обновяване и най-накрая то е тук. Нашият екип работи усилено, за да го реализира.
Първото ни издание включва:
- Поддръжка на Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 в отворена бета версия).
- AI Notetaker за автоматично записване на бележки от разговори.
- Блокиране на времето за задачи с помощта на изкуствен интелект.
Всичко това в един красив календар, създаден за професионалисти като вас.
Опитайте ClickUp Calendar още днес и споделете мнението си!
PS: Имате проблеми с прокрастинирането? Не се срамувайте – услуги като социалните медии са създадени, за да бъдат пристрастяващи. Това разширение за браузъра може да ви помогне.
Рикардо Клериго
Ръководител на календара, ClickUp