Klienci nie proszą o wiele; potrzebują tylko jasności, aktualizacji, łatwego dostępu do informacji i sposobu na skontaktowanie się z Tobą w razie potrzeby. Jednak te proste potrzeby często przeradzają się w ciągłe e-maile, rozproszone pliki i spotkania dotyczące statusu, które krążą w kółko, budując frustrację po obu stronach.
Dobrze zorganizowany portal klienta centralizuje wszystko, dzięki czemu klienci zawsze wiedzą, gdzie szukać aktualizacji, dokumentów i komunikacji.
W tym wpisie na blogu zbadamy, jak stworzyć portal klienta w ClickUp, aplikacji do wszystkiego w pracy! PS: Przyjrzymy się kilku gotowym do użycia szablonom, które pozwolą Ci szybko rozpocząć pracę. 💁
60-sekundowe podsumowanie
Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć portal klienta za pomocą ClickUp:
Krok #1: Ustaw cyfrowo dedykowaną przestrzeń dla klienta
Krok #2: Centralizacja informacji o kliencie za pomocą Dokumentów ClickUp
Krok #3: Zorganizuj zadania i projekty klientów
Krok 4: Poprawa komunikacji z klientem dzięki ClickUp Chat
Krok #5: Zbuduj pulpit klienta do analizy danych w czasie rzeczywistym za pomocą ClickUp Dashboards
Krok 6: Automatyzacja powtarzalnych cykli pracy dzięki automatyzacji ClickUp
Krok #7: Zintegruj zewnętrzne aplikacje dla lepszej funkcji dzięki Integracjom ClickUp
Czym jest portal klienta?
Portal klienta to bezpieczna, scentralizowana przestrzeń, w której organizacje i klienci mogą współpracować, uzyskiwać dostęp do dokumentów, śledzić postępy projektów i skutecznie się komunikować.
Usystematyzowane portale klientów unikają rozproszonych e-maili i zapobiegają nieporozumieniom, a ClickUp ułatwia ustawienie portali, które pasują do Twojego cyklu pracy.
Nie musisz się już martwić, że poufne informacje trafią w niepowołane ręce. Dzięki dostosowywanym uprawnieniom w ClickUp możesz precyzyjnie decydować o tym, co klienci widzą i do czego mają dostęp, zachowując przejrzystość bez nadmiernego udostępniania.
Od śledzenia zadań po automatyzację aktualizacji, platforma oferuje konfigurowalne opcje zarządzania wieloma klientami.
Pro Tip: Wdrożenie portalu klienta może wiązać się z wyzwaniami, takimi jak niskie przyjęcie przez klientów. Aby temu zaradzić, należy informować o korzyściach płynących z portalu, oferować zachęty dla pierwszych użytkowników i zapewnić dokładne szkolenie, aby upewnić się, że klienci czują się komfortowo i są zaangażowani w nowy system.
Kto korzysta z portalu klienta?
Podmioty takie jak agencje, konsultanci, freelancerzy, kancelarie prawne i dostawcy usług finansowych korzystają z portali dla klientów w celu udostępniania informacji bez polegania na niekończących się e-mailach.
Oto kilka zawodów, które wykorzystują takie portale do lepszego zarządzania projektami klientów: ⚒️
- Agencje marketingowe i kreatywne: Udostępnianie aktualizacji projektów, zasobów projektowych i opinii klientów w jednej zorganizowanej przestrzeni
- Konsultanci i trenerzy: Zapewnij klientom ustrukturyzowane plany, śledzenie postępów i łatwy dostęp do zasobów
- Specjaliści prawni i finansowi: Bezpieczne udostępnianie poufnych dokumentów, akt spraw i raportów finansowych przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z przepisami
- Zespoły wsparcia klienta: Zaoferuj klientom samoobsługowy hub dla często zadawanych pytań, zgłoszeń i komunikacji w czasie rzeczywistym
- Firmy IT i SaaS: Usprawnij wdrażanie klientów, zgłaszanie funkcji i bieżące wsparcie za pośrednictwem jednego portalu
- Firmy budowlane i nieruchomości: Dostarczaj klientom aktualizacje dotyczące nieruchomości, umów i oś czasu projektów w zorganizowanym środowisku
Jak stworzyć portal klienta w ClickUp
Ustawienie portalu klienta za pomocą ClickUp CRM może wydawać się skomplikowane, ale w rzeczywistości jest proste. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz prostej przestrzeni do udostępniania plików, czy w pełni interaktywnego huba z zadaniami, aktualizacjami i automatyzacją, platforma pozwala zbudować portal, który działa dla Ciebie i Twoich klientów.
Oto przewodnik krok po kroku, jak zbudować skuteczny portal. 👀
Krok #1: Ustaw dedykowaną przestrzeń dla klienta w ClickUp
Stwórz dedykowany obszar roboczy ClickUp, aby wszystkie informacje związane z klientem były uporządkowane i dostępne.
Zaloguj się do ClickUp i utwórz nowy obszar roboczy zatytułowany "Sample Client Portal " z folderem dla każdego klienta w istniejącym obszarze roboczym.
Następnie możesz zaimportować informacje o klientach lub projektach do ClickUp w kilku prostych krokach.
Upewnij się, że dane są mapowane do określonych pól niestandardowych w ClickUp , aby informacje o projekcie były starannie sformatowane i gotowe do użycia.
Gdy dane projektu są już gotowe w ClickUp, Ty lub Twoi klienci możecie korzystać z niestandardowych widoków, takich jak widok listy, aby ułatwić skanowanie informacji.
Z drugiej strony, niestandardowe statusy ClickUp pozwalają oznaczyć cykl życia projektu klienta, taki jak "Oczekujący", "W trakcie", "Przegląd" i "Zakończony". rozważ ustawienie uprawnień od samego początku, aby kontrolować, co klienci mogą widzieć i edytować. Zapewni to dostęp tylko do odpowiednich zadań i dokumentów.
Przyjazne przypomnienie: Wdróż uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) i pojedyncze logowanie (SSO), aby zapewnić bezpieczny dostęp do poufnych informacji. Buduje to zaufanie klientów w zakresie ochrony danych.
Krok #2: Centralizacja dokumentacji klienta
Każdy portal klienta potrzebuje ustrukturyzowanej bazy wiedzy, w której klienci mogą uzyskać dostęp do istotnych zasobów, takich jak wytyczne i raportowanie. Dodaj Widok dokumentu na górze, obok przeglądu i przechowuj tam wszystkie niezbędne dokumenty.
Wystarczy użyć poleceń / Slash w widoku dokumentu, aby utworzyć lub osadzić dokumentację za pomocą ClickUp Docs. Działa on jako interaktywny hub do przechowywania umów z klientami, propozycji, FAQ i polityk w jednym miejscu. Możesz także tworzyć mapy drogowe projektów lub przewodniki onboardingowe dla łatwego odniesienia.
Od osadzania zawartości multimedialnej i połączonych zadań z bogatymi opcjami formatu po dodawanie odpowiednich zadań specyficznych dla projektu, Docs centralizuje Twoją bazę danych. Dodatkowo możesz używać Doc Relationships do łączenia dokumentów związanych z klientem w zadaniach i projektach w celu szybkiej nawigacji.
Krok #3: Organizuj zadania i projekty klientów
Zarządzanie pracą klienta może szybko stać się nieuporządkowane - różne projekty, zmieniające się priorytety i niekończąca się lista zadań. Stwórz ClickUp Tasks, aby stworzyć elastyczną strukturę do organizacji wewnętrznych zadań, projektów i przydziałów.
Twórz konkretne zadania dla różnych projektów klientów z flagami priorytetów, osobami przypisanymi i opisami zadań, aby łatwo przydzielać zasoby. Każde zadanie ma również podzadania i listy kontrolne, które pomogą Ci podzielić je na możliwe do wykonania kroki.
Na przykład agencja cyfrowa może ustawić listy kontrolne zadań, takie jak "Tworzenie strony internetowej" z podzadaniami, takimi jak "Zatwierdzanie projektu", "Przesyłanie zawartości" i "Testowanie końcowe". można również włączyć zależności między zadaniami w celu ich sekwencyjnego wykonywania. Pozwala to zaoszczędzić wiele godzin na opóźnieniach i możliwych do uniknięcia wąskich gardłach w cyklu pracy nad projektem.
Pro Tip: Uwzględnij kolory marki swojej firmy w portalu klienta, aby uzyskać spójną tożsamość marki. Ponadto użyj wysokiego kontrastu między tekstem a kolorami tła, aby zwiększyć czytelność. Możesz użyć uspokajających kolorów, takich jak niebieski lub zielony, aby stworzyć poczucie zaufania i profesjonalizmu.
Krok #4: Usprawnij komunikację z klientem
Świetny portal sprawia, że komunikacja nie wymaga wysiłku. Włącz ClickUp Chat, dostępny na pasku bocznym po lewej stronie, aby zapewnić przepływ rozmów bez gubienia się w niekończących się wątkach e-mail.
Twórz dedykowane kanały dla projektów, publikuj szybkie aktualizacje, prowadź dyskusje w czasie rzeczywistym i korzystaj z wątków komentarzy, aby wszystko było powiązane z odpowiednimi zadaniami. Dzięki wbudowanym powiadomieniom nikt niczego nie przegapi. To proste, płynne i mniej chaotyczne.
Oto kilka innych sposobów wykorzystania ClickUp Chat:
- Zamień wiadomości w zadania, które można wykonać, dzięki szczegółom generowanym przez AI, aby zapewnić odpowiedzialność
- Połącz odpowiednie zadania, dokumenty ClickUp lub inne zasoby, aby uzyskać do nich łatwy dostęp
- Użyj Posts , aby udostępniać ważne ogłoszenia i kamienie milowe
- Rozpocznij SyncUps bezpośrednio z czatu dla bezproblemowych spotkań z klientami
przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie B2B CRM dla teamów sprzedażowych
Chcesz lepiej współpracować z klientami? Skorzystaj z Tablic ClickUp! Zobacz jak to zrobić. 👇🏼
Pro Tip: Dodaj widok formularza ClickUp do swojego portalu klienta, aby procesy przyjmowania projektów były znacznie bardziej uporządkowane i łatwe do śledzenia.
Krok #5: Zbuduj pulpit klienta do analizy danych w czasie rzeczywistym
Klienci uwielbiają przejrzystość.
Zapewnienie im dostępu do spersonalizowanego pulpitu klienta oznacza, że mogą sprawdzić kluczowe wskaźniki w dowolnym momencie - bez czekania, bez e-maili zwrotnych, tylko potrzebne informacje.
ClickUp Dashboards zapewnia klientom licencję na ich projekty. Stwórz niestandardowy interfejs z wykresami i metrykami na żądanie, aby umożliwić im sprawdzanie aktualizacji w dowolnym momencie. Wybieraj spośród ponad 50 niestandardowych widżetów, aby wyświetlać procenty ukończenia projektów i raporty z postępów dotyczące aktywnych zadań lub terminów.
Chcesz, aby portal był bardziej spersonalizowany? Dodaj ich logo, dostosuj kolory i ułóż karty w sposób, który ma dla nich sens. Możesz także dodać karty śledzenia czasu pracy, aby rejestrować rozliczane godziny i dokładnie udostępniać klientom karty czasu pracy.
Przykładowo, firma konsultingowa może ustawić pulpit wyświetlający kamienie milowe projektu, faktury klienta i analizy zaangażowania w jednym miejscu.
Przyjazne przypomnienie: Użyj odpowiednich obrazów lub ikon, aby poprowadzić użytkowników przez portal, dzięki czemu Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami portalu klienta będzie atrakcyjne wizualnie i funkcjonalne.
Krok #6: Automatyzacja powtarzalnych cykli pracy dzięki ClickUp Automations
Pomyśl o całym czasie (i pieniądzach) zmarnowanym na powtarzanie tych samych zadań w kółko - przydzielanie pracy, wysyłanie przypomnień i ściganie faktur. To szybko się sumuje. Dzięki odpowiedniemu cyklowi pracy można to wszystko zautomatyzować.
ClickUp Automatyzacja pozwala zautomatyzować cykl pracy, ustawić wyzwalacze i akcje, i zarządzać powtarzalnymi zadaniami, takimi jak wdrażanie klientów, działania następcze i wysyłanie aktualizacji projektów.
Możesz na przykład zautomatyzować cały proces wdrażania klienta. Gdy nowy klient zostanie dodany do obszaru roboczego, ClickUp automatycznie utworzy listę "Client onboarding", przypisze zadania do specjalisty ds. onboardingu, ustawi terminy i zmieni statusy zadań.
Natknąłem się na ClickUp, gdy szukałem portalu dla klientów; nie wiedziałem, że stanie się on naszym wirtualnym biurem, ponieważ może do zrobienia o wiele więcej. Zastąpił on wiele innych programów i kosztów oraz jest dostosowywany do typów procesów każdego z naszych zespołów. Używam go osobiście i zawodowo i pomagam innym w tym samym. ClickUp for Life!
Natknąłem się na ClickUp, gdy szukałem portalu dla klientów; nie wiedziałem, że stanie się on naszym wirtualnym biurem, ponieważ może do zrobienia o wiele więcej. Zastąpił on wiele innych programów i kosztów oraz jest dostosowywany do typów procesów każdego z naszych zespołów. Używam go osobiście i zawodowo i pomagam innym w tym samym. ClickUp for Life!
Krok #7: Zintegruj zewnętrzne aplikacje dla lepszej funkcji
Integracje ClickUp z innymi firmami umożliwiają połączenie portalu klienta z powszechnie używanymi narzędziami w celu zapewnienia płynniejszej obsługi. Pozwala to zsynchronizować preferowane oprogramowanie klienta, jednocześnie podkreślając troskę o jego preferencje.
Możesz użyć ClickUp Integrations, aby zintegrować się z innymi narzędziami, takimi jak:
- Dysk Google i Dropbox: Włącz bezpieczne i bezproblemowe udostępnianie plików w całej organizacji dzięki współdzielonym folderom na Dysku Google
- Microsoft Teams: Powiadamiaj klientów o aktualizacjach projektów na preferowanej przez nich platformie komunikacyjnej
- Narzędzia CRM (HubSpot, Salesforce itp.): Synchronizuj dane klientów w celu całościowego zarządzania ich powiązaniami
- Kalendarz Google: Synchronizuj terminy z Kalendarzem Google w celu automatyzacji planowania
Na przykład firma prawnicza może zintegrować Dysk Google w celu przechowywania umów i rozmów z klientami, automatycznie łącząc je z odpowiednimi zadaniami w ClickUp.
📮ClickUp Insight: 92% pracowników korzysta z niespójnych metod śledzenia elementów działań, z czego wynikają nietrafione decyzje i opóźnione wykonanie.
Niezależnie od tego, czy wysyłasz notatki, czy korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, proces ten jest często rozproszony i nieefektywny. Rozwiązanie do zarządzania zadaniami ClickUp zapewnia płynną konwersję konwersacji na zadania - dzięki czemu Twój zespół może działać szybko i zachować spójność.
Szablony portali klientów w ClickUp
Szablony portalu klienta ClickUp usprawniają komunikację z klientem i zarządzanie projektami. Szablony te, konfigurowalne i przyjazne dla użytkownika, zapewniają scentralizowaną przestrzeń dla klientów, aby uzyskać dostęp do szczegółów projektu, osi czasu i zadań.
Przyjrzyjmy się niektórym z nich. 📝
1. Szablon usług dla klientów ClickUp Szybki start
Szablon ClickUp Quick Start Client Services skutecznie usprawnia procesy zarządzania klientami. Jego kompleksowe podejście do zarządzania kontami klientów pozwala na płynne określanie zakresu wniosków i śledzenie postępów w realizacji projektów.
Szablon zawiera przykładowy projekt, dostarczając praktycznych odniesień, które pomogą Ci szybko zobrazować, jak zastosować każdą funkcję w rzeczywistych sytuacjach.
Dodatkowo, wiki zespołu promuje płynne udostępnianie wiedzy. Ten przyjazny dla użytkownika szablon koncentruje się na kluczowych elementach, które zapewniają doskonałe wyniki i jest idealny do poprawy usług dla klientów bez kłopotów związanych ze złożonymi ustawieniami.
2. Szablon CRM ClickUp
Szablon ClickUp CRM Template usprawnia zarządzanie relacjami z klientami, zapewniając zorganizowany sposób zarządzania potencjalnymi klientami i pielęgnowania relacji z nimi.
Niezależnie od tego, czy jesteś startupem, czy firmą o ugruntowanej pozycji, szablon ten zapewnia ustrukturyzowany, ale elastyczny sposób śledzenia interakcji z klientami, postępów sprzedaży, zakończonych produktów i działań następczych bez kłopotów z rozproszonymi arkuszami kalkulacyjnymi lub odłączonymi narzędziami.
Organizuj listy potencjalnych i istniejących klientów oraz monitoruj proces uruchamiania kampanii za pomocą elastycznych widoków wykresów. Szablon CRM pozwala również śledzić relacje z klientami za pomocą wskaźników, takich jak wyniki satysfakcji, odnowione umowy i rozwiązane zapytania.
3. Szablon współpracy w zakresie powodzenia klienta w ClickUp
Szablon ClickUp Client Success Collaboration Template śledzi Twoją podróż od pomysłu, realizacji i przeglądów wydajności po środki utrzymania klienta.
Możesz dodawać karty i podzadania w ramach zadań, aby notować notatki na różnych scenach współpracy, np. podczas wdrażania, comiesięcznych odpraw, po podpisaniu umowy i nie tylko.
Monitoruj wskaźniki pozyskiwania i odnawiania klientów i informuj swoje Teams o obszarach wymagających poprawy w kontaktach z konkretnymi klientami. Możesz także dodawać formularze do zbierania danych klientów na różnych etapach projektu i tworzyć przewodniki dla lepszego zrozumienia projektu.
⚙️ Bonus: Uzyskaj dostęp do dodatkowych szablonów zarządzania klientami, aby uzyskać przewagę w tworzeniu pełnego funkcji portalu klienta.
Najlepsze praktyki zarządzania portalami klientów
Oprócz ciągłej optymalizacji, skuteczny portal klienta obejmuje zdigitalizowane strategie zarządzania klientami i nieograniczone możliwości personalizacji.
Oto kilka najlepszych praktyk, aby stworzyć skuteczny portal klienta:
- Niestandardowe dostosowanie portalu do potrzeb klienta: Dostosuj pulpity, widoki zadań i uprawnienia do preferencji klienta i wymagań branżowych, aby zwiększyć zaangażowanie i użyteczność
- Automatyzacja rutynowych interakcji z klientem: Użyj automatyzacji ClickUp, aby wysyłać aktualizacje statusu, przypisywać zadania i wyzwalać przypomnienia, oszczędzając czas i zapewniając terminowe odpowiedzi
- Monitoruj wydajność portalu i zaangażowanie: Śledź aktywność klientów, wskaźniki zakończonych zadań i informacje zwrotne za pomocą pulpitów ClickUp, aby zidentyfikować potencjalne niepowodzenia i poprawić wydajność
- Zapewnij bezpieczny dostęp i uprawnienia oparte na rolach: Ustaw niestandardowe uprawnienia, aby kontrolować widoczność danych, przyznając klientom dostęp tylko do odpowiednich plików, projektów i komunikacji
- Maintainer regularne aktualizacje i przeglądy: Zaplanuj cykliczne audyty, aby udoskonalić cykl pracy, zaktualizować zasoby i ulepszyć funkcje portalu w oparciu o opinie użytkowników
- Uprość komunikację dzięki ClickUp Chat: Centralizuj dyskusje poprzez etykiety dla klientów w komentarzach do zadań i korzystaj z czatu w czasie rzeczywistym, redukując potrzebę rozproszonych e-maili
⚙️ Bonus: Odkryj kilka wypróbowanych i przetestowanych sekretów, aby bez wysiłku śledzić klientów.
Otwórz portal do powodzenia z ClickUp
Dobrze zaprojektowany portal klienta promuje przejrzystość i lepsze zaangażowanie klientów. Narzędzia takie jak ClickUp, aplikacja do wszystkiego do pracy, zapewniają najwyższą elastyczność w tworzeniu dostosowanego, wysokowydajnego centralnego huba dla wielu klientów.
Jej funkcje, takie jak ClickUp Docs do zarządzania wiedzą, niestandardowe pulpity do monitorowania KPI i czat do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, zapewniają, że wszystko pozostaje na właściwym torze.
Otrzymasz również gotowe szablony, aby z łatwością utrzymywać powiązania z klientami.
Zarejestruj się w ClickUp za darmo już dziś. ✅