Een ongestructureerde werkruimte in Notion kan snel veranderen in een doolhof van pagina's en blokken.
Belangrijke aantekeningen kunnen begraven raken of verloren gaan in een digitaal zwart gat, waardoor het moeilijk wordt om georganiseerd te blijven.
Het bouwen van een database in Notion kan orde brengen in deze chaos en tijd besparen. U kunt uw informatie structureren, filteren en met elkaar verbinden terwijl u deadlines bijhoudt, projecten beheert of content plant.
In deze gids hebben we uitgelegd hoe je een database maakt in Notion. Het is tijd om te werken met gestructureerde informatie in een aanpasbaar format!
60-seconden samenvatting
- Een Notion database bewaart, organiseert en beheert gestructureerde gegevens binnen Notion in een flexibele, aanpasbare tabel of lijst
- In een database in Notion kun je gegevens filteren met aangepaste eigenschappen zoals tekst, datums en selectievakjes
- Je kunt gerelateerde databases koppelen met relaties en rollups voor gegevensverbindingen
- Gebruikers kunnen gegevens visualiseren in verschillende weergaven (tabel, bord, galerij, kalender) en workflows automatiseren met databasesjablonen en filters
- Het ontbreekt Notion echter aan geavanceerde functies voor automatisering, waardoor veel workflows handmatig bijgewerkt moeten worden
- Grote databases kunnen trager worden, waardoor laadtijden en reactiesnelheid worden beïnvloed
- ClickUp-taak blinkt uit in projectmanagement met automatisering, tijdsregistratie en rapportage
- ClickUp Tabel weergave maakt bulk bewerking, aangepaste velden en filter opties mogelijk om databases en Taak Management te beheren
Wat is een database in Notion?
Met een database in Notion kun je informatie op een gestructureerde en aanpasbare manier opslaan en organiseren. In tegenstelling tot statische spreadsheets of verspreide aantekeningen, kun je met databaseblokken in Notion je gegevens sorteren, filteren en in meerdere weergaven met elkaar verbinden. Denk: tabellen, borden, kalenders en lijsten in één ruimte.
Elke Notion database bevat invoer (rijen) met eigenschappen (kolommen) die details definiëren zoals tekst, datums, tags of selectievakjes. Ze kunnen worden verbonden met andere databases voor organisatie en automatisering van de werkstroom.
In je Notion database kun je bijvoorbeeld taken, deadlines, toegewezen personen en statussen bijhouden met verschillende lay-outs voor weergave tijdens projectmanagement. Dit helpt je om de voortgang in één oogopslag te visualiseren.
Voordelen van het gebruik van een database in Notion
Voor krachtige gebruikers van Notion ontsluiten databases een nieuw niveau van productiviteit en maatwerk. Hiermee kun je:
- Creëer gepersonaliseerde werkstromen en systemen, die zich aanpassen aan unieke behoeften buiten de standaard databasesjablonen ✅
- Complexe processen automatiseren met formules, relaties en rollups, terugkerende Taken beheren en tijd besparen ✅
- Visualiseer gegevens in meerdere formats (tabellen, borden, kalenders, tijdlijnen) en verkrijg bruikbare inzichten vanuit verschillende perspectieven ✅
- Creëer onderling verbonden systemen door middel van relaties en gekoppelde databases en bouw zo een dynamisch informatie-ecosysteem ✅
- Verfijn gegevens met geavanceerd filteren en sorteren, zodat u snel toegang krijgt tot belangrijke informatie in grote datasets ✅
Ook lezen: Gratis Notion Projectmanagement sjablonen voor elk type project
📮ClickUp Insight: 30% van onze respondenten vertrouwt op AI-tools voor onderzoek en informatieverzameling. Maar is er ook een AI die je helpt dat ene verloren bestand op het werk terug te vinden of die belangrijke thread op Slack die je bent vergeten op te slaan?
Ja! ClickUp's AI-gestuurde Connected Search kan onmiddellijk zoeken in alle content van uw werkruimte, inclusief geïntegreerde apps van derden, en inzichten, bronnen en antwoorden ophalen. Bespaar tot 5 uur per week met ClickUp's Connected Search!
Soorten weergaven in Notion Databases
Databases in Notion werken vloeiend - ze kunnen worden weergegeven in verschillende formats voor verschillende gegevenstypen, afhankelijk van hoe je je informatie wilt weergeven.
Hier is een handige lijst:
- Inline database: Integreert in een bestaande Notion pagina
- Volledige pagina database: Maakt een zelfstandige en nieuwe database
- Tabelweergave: Presenteert een spreadsheetachtige layout van tabellen voor gestructureerde gegevens en gedetailleerd bijhouden
- Weergave bord (Kanban): Presenteert een bord in Kanban-stijl met drag-and-drop-functionaliteit, ideaal voor projectmanagement in Notion
- Lijstweergave: Organiseert aantekeningen of to-dos in een eenvoudige lineaire lijst
- Kalender weergave: Toont invoer in de database op datum voor het plannen van gebeurtenissen
- Galerij weergave: Toon invoer als visuele kaarten, handig voor portfolio's of content bibliotheken
- Tijdlijn weergave: Houdt de status en tijdlijnen van projecten bij in een layout in de stijl van een Gantt grafiek
💡Pro Tip: Bovenaan je database kun je schakelen tussen bestaande weergaven door op individuele weergavetabbladen te klikken of een weergave toevoegen door op '+ Weergave. '
Stap-voor-stap handleiding voor het maken van een database in Notion
Het maken van een Notion database is de eerste stap naar het beheren van je gegevens op het platform. Hier volgt een stap-voor-stap proces voor het maken van Notion databases:
Stap 1: Open een nieuwe pagina in Notion
Notion werkt op pagina's, net als databases. Elke nieuwe pagina staat gelijk aan een nieuw item dat aan dezelfde database wordt toegevoegd. Je kunt pagina's maken voor specifieke projecten, taken of behoeften op het gebied van projectmanagement.
- Navigeer naar Notion en maak een nieuwe pagina door te klikken op de '+' of de blauwe "nieuwe" knop in de zijbalk
- Je kunt ook op Ctrl + N (Windows) of Cmd + N (Mac) drukken
- Geef je nieuwe database een duidelijke titel
📌 Je kunt ook commando's typen zoals /tabel weergave, /bord weergave, /galerij weergave, enz. om een database te maken met de layout van uw voorkeur
Stap 2: Een database invoegen
Notion biedt meerdere database formats om verschillende databronnen en types aan te kunnen. Je kunt een structuur kiezen, zoals tabellen, Kanban-borden of kalenders, die het beste bij je werkstroom past.
- Typ /database en selecteer het gewenste database format/de gewenste weergave
*als je niet zeker weet welk type je moet kiezen, begin dan met een inline database. Hiermee kun je binnen een bestaande werkstroom bouwen en deze later omzetten in een paginagrote database voor een speciale ruimte!
Als we een content kalender maken, gebruiken we de Tabel format voor gestructureerde invoer van gegevens.
Elk item in je database is een rij - een bestaande pagina op zich. Je kunt elke invoer in de database openen om toegang te krijgen tot een volledige pagina met meer content.
Nog te doen om een gekoppelde database te maken:
- Gebruik het /gekoppelde database commando als je bestaande databron een andere database is binnen je Notion werkruimte
- Importeer gegevens rechtstreeks in een Notion database als je gegevens in CSV format zijn
- Gebruik de Notion API als je verbinding moet maken met een databron die niet eenvoudig kan worden geïmporteerd
Stap 3: database-eigenschappen aanpassen
Voeg eigenschappen toe met specifieke informatie over elke invoer (bijv. naam van de taak, deadline, status). Dit zijn net kolommen in een spreadsheet. Je kunt ze toevoegen, verbergen en aanpassen.
- Klik op het '+' teken naast de standaard kolom om nieuwe eigenschappen toe te voegen
📌 Het veld 'naam' in Notion is verplicht. Je kunt het een andere naam geven, zoals wij hebben veranderd in 'titel', maar het verschijnt standaard.
Een gebruiker van Reddit noemt het een van de nadelen van Notion en zegt:
Voor mij is het dat vervelende verplichte veld Naam. Het is mijn grootste frustratie. "
Voor mij is het dat vervelende verplichte veld Naam. Het is mijn grootste frustratie. "
Stap 4: Begin met het toevoegen van informatie aan de database
Door invoer (of rijen) toe te voegen, kun je relevante items in de database opslaan, zoals belangrijke data, taken, verschillende formats, enz.
- Ga naar een veld en begin met het handmatig invoeren van relevante gegevens
als je eigenschappen als 'Datum' of 'Status' maakt, formatteer je automatisch het veld Notion. Zo kun je gemakkelijk informatie uit een kalender (in verschillende datumformaten) of een vervolgkeuzemenu toevoegen.
Ook lezen: Beste gratis databasesoftware
Stap 5: Filters, sortering en groepering toepassen
Filters, sorteren en groeperen helpen bij het beheren van gegevens door je snel toegang te geven tot relevante informatie.
Met filteren kun je alleen de invoer in de database weergeven die aan specifieke criteria voldoet.
- Klik op de knop 'Filter' aan de rechterkant van de weergave van je Notion database
- Selecteer de eigenschap die je wilt filteren (in het voorbeeld kiezen we 'status')
- Kies de filtercriteria (in het voorbeeld kiezen we 'Klaar' in 'Status')
📌 Notion maakt eenvoudige en geavanceerde filters mogelijk die gebruik maken van 'En' en 'Of' logica. Met de optie '+ Filter toevoegen' kun je meerdere filters toevoegen.
Sorteren rangschikt uw invoer in de database in een specifieke bestelling op basis van de waarden van een gekozen eigenschap. Dit maakt het gemakkelijk om informatie te vinden en patronen te identificeren.
- Selecteer het 'Sorteren' pictogram naast het filterpictogram aan de rechterkant van de weergave van uw database
- Selecteer de eigenschap die je wilt sorteren (in het voorbeeld hebben we 'datum' gekozen)
- Kies of je oplopend of aflopend wilt sorteren
Groeperen organiseert je invoer in de database in categorieën op basis van de waarden van een gekozen eigenschap. Dit creëert visuele secties in je database, waardoor het gemakkelijker wordt om gerelateerde invoer bij elkaar te zien.
- Ga naar de drie puntjes rechtsboven in de weergave van je database, naast de blauwe knop "Nieuw", en selecteer 'Groep'
- Kies de eigenschap die je wilt groeperen (in het voorbeeld hebben we gekozen voor de 'multi-select categorie')
Je kunt ook sjablonen, automatiseringen en relaties in Notion gebruiken. Met relaties kun je databases aan elkaar koppelen. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van taken aan specifieke projecten of het koppelen van contactpersonen aan deals met clients.
Dit creëert een netwerk van onderling verbonden gegevens, waardoor het gemakkelijker wordt om informatie te filteren, te query'en en weer te geven in verschillende contexten. Zo kun je ook je projecten opstarten met sjablonen en een dashboard maken in Notion.
Notion heeft echter geen native of geavanceerde automatisering triggers. Je kunt integraties van Notion gebruiken voor deze functies en ze integreren met tools van derden.
Het gebruikt zijn API om automatiseringen in te stellen die handmatig werk verminderen, zoals het sturen van notificaties wanneer een taak wordt bijgewerkt of het creëren van terugkerende invoer op basis van ingestelde criteria. Hierdoor kun je je meer richten op strategisch werk.
wist je dat: Sommige onderzoekers vergelijken databases met het menselijk brein -beiden slaan informatie op, halen informatie op en verwerken deze. Het verschil? Het brein is ongelooflijk efficiënt in patroonherkenning, terwijl databases veel beter zijn in het nauwkeurig oproepen van informatie.
Limieten van het gebruik van Notion voor databasebeheer
Notion is geschikt voor creatieve content en flexibele organisaties, maar als zware database-engine zul je waarschijnlijk tegen een paar obstakels aanlopen. Hier zijn enkele sleutel beperkingen die je op zoek doen gaan naar Notion alternatieven:
- Trage prestaties met grote datasets: U kunt prestatieverlies ervaren zoals langzamere laadtijden of vertraging tijdens de bewerking wanneer u te maken hebt met uitgebreide, georganiseerde databases ❌
- Beperkte mogelijkheden voor query's: Je bent meestal beperkt tot eenvoudige voorwaarden zonder de kracht van complexe query's of SQL-achtige bewerkingen ❌
- Basis relationeel gegevensbeheer: Het volledige spectrum van relationele databasefuncties, zoals ingewikkelde gezamenlijke bewerkingen of geavanceerde normalisatie van gegevens, blijft ontoegankelijk ❌
- Gecontroleerde aangepaste rapportage: Als je gedetailleerde, aangepaste rapporten of dashboards rechtstreeks vanuit je gegevens wilt genereren, voelt Notion misschien een beetje beperkt ❌
- Geen geavanceerde grafieken: Het ontbreekt aan een interactief dashboard met gedetailleerde grafieken die in realtime worden bijgewerkt ❌
- Suboptimale aanpassingen: De functies voor filteren en sorteren vertalen zich niet in de aangepaste visuele analyses die je zou verwachten van speciale datavisualisatiesoftware ❌
wist je dat: Business databases verslechteren in de loop van de tijd-studies tonen aan dat 30% van de B2B-gegevens elk jaar verouderd raakt als gevolg van functiewisselingen, bedrijfssluitingen en rebranding. Regelmatig databaseonderhoud is cruciaal voor nauwkeurigheid.
Uw database maken en beheren met ClickUp
Notion kan je helpen bij het organiseren van ideeën en content, maar schiet tekort op het gebied van geïntegreerd projectmanagement.
ClickUp , de alles-app voor werk, kan het overtreffen met realtime inzichten, terugkerende taken en voorwaardelijke automatisering binnen zijn AI-aangedreven ecosysteem.
ClickUp Dashboards
Bijvoorbeeld, ClickUp Dashboards kunnen ruwe gegevens omzetten in bruikbare inzichten en bieden een uitvergrote weergave van uw hele bedrijf. Voor een interactieve ervaring als deze heeft Notion echter workarounds en externe tools nodig.
In een debat tussen Notion en ClickUp zullen professionals en teams met uitgebreide databasevereisten voor projecten of voltooien van projectmanagement wellicht voor de laatste kiezen.
💡Pro Tip: Om gegevens van Notion naar ClickUp te exporteren, ga je naar instellingen en leden onderaan de linker zijbalk en selecteer je Alle werkruimte-content exporteren in HTML. Selecteer in ClickUp de optie importeren/exporteren, kies Notion en klik op Importeren vanuit Notion.
ClickUp CRM en weergaven
Dit is hoe u ClickUp kunt gebruiken om een relationele database te bouwen en te beheren:
ClickUp CRM biedt 10 zeer flexibele weergaven, waaronder Lijst, Kanban en Tabel, waarmee u op maat kunt bepalen hoe u uw relaties met clients ziet en beheert. U kunt schakelen tussen overzichten op macroniveau en gedetailleerde analyses, zodat u elk detail van de database binnen handbereik hebt.
ClickUp Tabel Weergave
De ClickUp Tabel weergave biedt een spreadsheet-achtige efficiëntie, waarmee u gegevens kunt invoeren, bewerken en visualiseren in een vertrouwd raster format. Het ondersteunt meer dan 15 aangepaste veldtypes, van voortgang van taken en bijlagen bij bestanden tot beoordelingen met sterren, zodat u relevante informatie kunt vastleggen.
Met functies zoals kolommen slepen, vastmaken en verbergen kunt u uw tabel aanpassen om de meest kritieke gegevens te markeren. Groeperings- en filteropties maken het gemakkelijk om door grote datasets te sorteren, of je nu bestellingen van klanten beheert of projectbudgetten bijhoudt.
De ClickUp tabel weergave maakt ook bulk bewerking en onmiddellijke updates mogelijk, waardoor het een uitstekend hulpmiddel is voor gegevensbeheer. U kunt uw tabellen exporteren naar toegankelijke spreadsheets of delen via openbare koppelingen, zodat belanghebbenden en clients in realtime toegang hebben tot belangrijke informatie.
ClickUp Lijstweergave
Dan is er nog de ClickUp-lijstweergave; deze biedt een strakke, lineaire layout die perfect is voor taakgericht gegevensbeheer. Het is vooral effectief wanneer u taken of invoer in een database in een eenvoudig format van een lijst wilt bekijken, zodat u items snel kunt scannen, prioriteren en bijwerken.
Elk item in ClickUp is niet gewoon een regel tekst; het kan rijke eigenschappen bevatten zoals deadlines, statussen, prioriteiten en aangepaste velden.
Dit maakt de lijstweergave van ClickUp tot de ideale workflowsoftware voor het bijhouden van verkooppijplijnen, het bewaken van de betrokkenheid van klanten of het organiseren van projectresultaten.
Naast weergaven heeft ClickUp CRM 50+ widgets voor dashboards om sleutelgegevens te visualiseren en dashboardgegevens te vereenvoudigen. Uw CRM-gegevens, of ze nu worden beheerd via lijstweergaven of tabelweergaven, worden rechtstreeks ingevoerd in deze dashboards met behulp van de ClickUp rapportagetools.
Elke update die je maakt, elke statuswijziging of geautomatiseerde Taaktoewijzing wordt onmiddellijk in je rapportages weergegeven, zodat je altijd over de meest actuele inzichten beschikt. Je kunt de Dashboards aanpassen aan je zakelijke behoeften door widgets te herschikken, widgets in te stellen, widgets in te stellen en nog veel meer scenario's.
ClickUp Automatiseringen
Met de ingebouwde functie ClickUp Automatiseringen kunt u in uw ClickUp CRM gegevens vastleggen en beheren.
Voorwaardelijke regels kunnen worden ingesteld om taken opnieuw toe te wijzen op basis van veranderingen in de status van de client, prioriteiten aan te passen naarmate de voortgang van deals vordert of zelfs gedetailleerde rapportages over conversiecijfers te genereren.
Het vermindert het risico op menselijke fouten en maakt handmatige invoer van gegevens overbodig, zodat uw database nauwkeurig blijft en realtime updates weerspiegelt.
🧠 Fun feit: Relationele databasebeheersystemen (RDBMS) zijn goed voor 72% van het populariteitsaandeel.
ClickUp databasesjablonen
Voor een snellere oplossing kunt u ook de ClickUp databasesjablonen proberen.
U kunt de Project Management Spreadsheet Template van ClickUp gebruiken voor uitgebreide projectgerichte functies. Het biedt een gecentraliseerde en aanpasbare ruimte om taken, deadlines, tijdlijnen en afhankelijkheden bij te houden.
Of je nu een beginner bent of een doorgewinterde projectmanager, deze sjabloon helpt je de voortgang van een project te visualiseren door middel van aangepaste statussen (Voltooid, In uitvoering en Nog te doen) en meerdere weergaven, zoals Lijst, Tabel en Kalender.
Lees hier hoe je het sjabloon kunt gebruiken:
- Bewaak taken, deadlines en voortgang in realtime met aangepaste statussen
- Breng de tijdlijnen en afhankelijkheid van projecten in kaart met behulp van lijsten, tabellen en kalenders
- Consolideer kritieke projectgegevens, waaronder risiconiveaus, fasen en goedkeuringen, in één toegankelijke spreadsheet
- Betrek teamleden en belanghebbenden door taken toe te wijzen en updates te delen
- Pas planningen aan, wijs taken opnieuw toe en werk statussen bij terwijl uw project zich ontwikkelt om duidelijkheid en focus te behouden
Met het ClickUp spreadsheetsjabloon kunt u belangrijke informatie verzamelen en centraliseren, van contactgegevens en aankoopgeschiedenis tot engagementgegevens en communicatielogboeken, op één toegankelijke locatie.
U kunt uw klantgegevens organiseren en segmenteren met behulp van meerdere weergaven en statussen om klanttrajecten bij te houden, trends te identificeren en relaties te beheren. Uiteindelijk is dit spreadsheetsjabloon een veelzijdig hulpmiddel waarmee je betere zakelijke beslissingen kunt nemen.
Met ClickUp-taak kunt u taken maken die diep verbonden zijn met uw gegevens. Elke taak bevat aangepaste velden, statussen, afhankelijkheid en zelfs gekoppelde documenten of spreadsheets.
ClickUp chatten
Met functies zoals ClickUp-taak, vindt samenwerking plaats naast het bijwerken van Taken en het wijzigen van gegevens. In tegenstelling tot traditionele chat apps die geïsoleerd werken, is ClickUp Chat geïntegreerd in uw projectmanagement workflow.
Je kunt taken bespreken, updates delen en specifieke projecten of documenten raadplegen zonder je werkruimte te verlaten.
Olivia Wheeler, CEO van Acton Circle, zegt dat ze van Notion naar ClickUp zijn overgestapt:
Voordat ik ClickUp gebruikte, was ik op zoek naar een platform dat met mijn groeiende team mee kon groeien. Ik heb Hive App, Notion, Asana, Basecamp en Wrike geprobeerd, maar geen van allen waren zo gebruiksvriendelijk EN mooi om naar te kijken.
Voordat ik ClickUp gebruikte, was ik op zoek naar een platform dat met mijn groeiende team mee kon groeien. Ik heb Hive App, Notion, Asana, Basecamp en Wrike geprobeerd, maar geen van allen waren zo gebruiksvriendelijk EN mooi om naar te kijken.
Bouw uw database in ClickUp voor volledig beheer
Naarmate uw complexe projectmanagement en het bijhouden van taken zich uitbreidt, kunnen de waardevolle functies van Notion somber of onvervullend lijken.
Het mist geavanceerde database functies zoals complexe rapportage, uitgebreide automatisering en schaalbaarheid voor gegevensbeheer op ondernemingsniveau.
Terwijl Notion gefragmenteerd kan aanvoelen bij het beheren van Taken en Werkstromen, ClickUp combineert deze functies in één ecosysteem. Deze integratie betekent dat Taken, gegevens en communicatie naast elkaar bestaan op één plek, waardoor het niet meer nodig is om tussen verschillende tools te springen. Dus waar wacht je nog op?
Meld u vandaag nog gratis aan voor ClickUp en probeer het uit!