Clients vragen niet veel; ze willen alleen duidelijkheid, updates, gemakkelijke toegang tot informatie en een manier om u te bereiken wanneer dat nodig is. Maar deze eenvoudige behoeften ontaarden vaak in voortdurende e-mails, verspreide bestanden en vergaderingen over de status van een project die in cirkels blijven draaien, waardoor de frustratie aan beide kanten toeneemt.
Een goed gestructureerd klantenportaal centraliseert alles, zodat klanten altijd weten waar ze terecht kunnen voor updates, documenten en communicatie.
In deze blogpost bekijken we hoe u een client portal kunt maken in ClickUp, de alles-in-één app voor werk! PS: We bekijken enkele kant-en-klare sjablonen waarmee u in een mum van tijd aan de slag kunt. 💁
⏰ 60-seconden samenvatting
Volg deze stappen om portals voor clients te maken met ClickUp:
Stap #1: Stel digitaal een speciale ruimte in voor clients
Stap #2: Centraliseer klantinformatie met ClickUp Docs
Stap #3: Organiseer client Taken en Projecten
Stap #4: Verbeter de communicatie met de client met ClickUp Chat
Stap 5: Bouw een dashboard voor de client om gegevens in realtime te bestuderen met ClickUp Dashboards
Stap #6: Sluit repetitieve werkstromen af met ClickUp Automatiseringen
Stap #7: Integreer externe apps voor betere functies met ClickUp Integraties
Wat is een Client Portal?
Een klantenportaal is een veilige, gecentraliseerde ruimte waar organisaties en clients kunnen samenwerken, documenten kunnen inzien, de voortgang van projecten kunnen bijhouden en effectief kunnen communiceren.
Gesystematiseerde client portals vermijden verspreide e-mails en voorkomen miscommunicatie, en ClickUp maakt het eenvoudig om portals in te stellen die bij uw werkstroom passen.
U hoeft zich geen zorgen meer te maken dat gevoelige informatie in de verkeerde handen terechtkomt. Met aanpasbare toestemmingen in ClickUp kunt u precies bepalen wat clients zien en openen, zodat alles transparant blijft zonder dat er te veel gedeeld wordt.
Van het bijhouden van taken tot automatisering, het platform biedt aanpasbare opties om meerdere clients te beheren.
💡 Pro Tip: Het implementeren van een klantenportaal kan uitdagingen met zich meebrengen, zoals een lage acceptatie door klanten. Om dit te voorkomen, communiceert u over de voordelen van het portaal, biedt u prikkels voor vroege gebruikers en zorgt u voor een grondige training zodat klanten zich op hun gemak voelen en betrokken zijn bij het nieuwe systeem.
Wie gebruikt een client portal?
Bedrijven zoals bureaus, consultants, freelancers, advocatenkantoren en financiële dienstverleners gebruiken client portals om informatie te delen zonder afhankelijk te zijn van eindeloze e-mails.
Hier zijn enkele beroepen die dergelijke portals gebruiken voor beter projectmanagement voor clients: ⚒️
- Marketing- en creatieve bureaus: Deel projectupdates, ontwerpactiva en feedback van clients in één georganiseerde ruimte
- Consultants en coaches: Bied clients gestructureerde abonnementen, bijhouden van voortgang en gemakkelijke toegang tot hulpmiddelen
- Juridische en financiële professionals: Deel gevoelige documenten, dossiers en financiële rapportages op een veilige manier en zorg voor naleving van de wet- en regelgeving
- Ondersteuningsteams voor klanten: Bied klanten een selfservice hub voor FAQ's, tickets en realtime communicatie
- IT- en SaaS-bedrijven: Stroomlijn client onboarding, functieverzoeken en doorlopende ondersteuning via één portaal
- Bouw- en vastgoedbedrijven: Bied clients updates van eigendommen, contracten en tijdlijnen voor projecten in een gestructureerde omgeving
Hoe maak ik een klantenportaal in ClickUp?
Een klantenportaal instellen met ClickUp CRM klinkt misschien ingewikkeld, maar is eigenlijk heel eenvoudig. Of u nu een eenvoudige ruimte nodig hebt voor het delen van bestanden of een volledig interactieve hub met taken, updates en automatisering, met het platform kunt u een portal bouwen die werkt voor u en uw clients.
Hier is een stap-voor-stap handleiding voor het bouwen van een effectieve portal. 👀
Stap #1: Een speciale ruimte voor clients instellen in ClickUp
Maak een speciale ClickUp-werkruimte om alle klantgerelateerde informatie georganiseerd en toegankelijk te houden.
Meld u aan bij ClickUp en maak een nieuwe ClickUp-werkruimte met de titel 'Sample Client Portal' met een map voor elke klant binnen uw bestaande werkruimte.
U kunt dan in een paar eenvoudige stappen klantinformatie of projecten importeren in ClickUp .
Zorg ervoor dat de gegevens in kaart worden gebracht in specifieke Aangepaste velden binnen ClickUp , zodat de projectinformatie netjes wordt opgemaakt en klaar is voor gebruik.
Zodra de projectgegevens klaar zijn in ClickUp, kunnen u of uw clients aangepaste weergaven gebruiken, zoals de lijstweergave, om de informatie scanbaar te maken.
Aan de andere kant kunt u met ClickUp Aangepaste Statussen de levenscyclus van het project van de klant markeren, zoals 'In afwachting', 'In uitvoering', 'Review' en 'Voltooid. overweeg om vanaf het begin toestemming in te stellen om te bepalen wat clients kunnen weergeven en bewerken. Dit zorgt ervoor dat ze alleen toegang hebben tot relevante Taken en documenten.
Vriendelijke herinnering: Implementeer tweefactorauthenticatie (2FA) en eenmalige aanmelding (SSO) om veilige toegang tot gevoelige informatie te garanderen. Dit schept vertrouwen bij clients met betrekking tot gegevensbescherming.
Stap #2: Centraliseer client documentatie
Elk klantenportaal heeft een gestructureerde kennisbank nodig waar klanten toegang hebben tot essentiële bronnen zoals richtlijnen en rapportages. Voeg bovenaan, naast het overzicht, een Doc weergave toe en sla daar alle essentiële documenten op.
Gebruik gewoon de Slash commando's in de weergave Doc om documentatie te maken of in te sluiten met ClickUp Docs. Het fungeert als een interactieve hub voor het opslaan van client contracten, voorstellen, FAQ's en beleidsregels op één plek. U kunt ook stappenplannen voor projecten of inwerkgidsen maken zodat u ze gemakkelijk kunt raadplegen.
Van het insluiten van multimedia content en koppelingen met zijn rijke opmaakopties tot het toevoegen van relevante projectspecifieke taken, Docs centraliseert uw database. Bovendien kunt u Doc Relationships gebruiken om client-gerelateerde documenten te koppelen aan taken en projecten voor snelle navigatie.
Stap #3: Organiseer taken en projecten van klanten
Het beheren van werk voor clients kan snel rommelig worden - verschillende projecten, verschuivende prioriteiten en een eindeloze lijst met taken. Maak ClickUp Taken om een flexibele structuur te creëren voor het organiseren van interne taken, projecten en opdrachten.
Maak specifieke taken voor verschillende projecten van klanten met prioriteitvlaggen, toegewezen personen en taakbeschrijvingen om resources gemakkelijk toe te wijzen. Elke taak heeft ook subtaken en checklists om u te helpen de taak op te splitsen in uitvoerbare stappen.
Een digitaal bureau kan bijvoorbeeld checklists voor taken instellen zoals 'Websiteontwikkeling' met subtaken zoals 'Ontwerpgoedkeuring', 'Inhoud uploaden' en 'Eindtest. je kunt ook afhankelijkheid van taken inschakelen voor sequentiële uitvoering. Dit bespaart je uren aan vertragingen en vermijdbare knelpunten in de workflows van projecten.
💡 Pro Tip: Integreer de kleuren van uw bedrijf in het klantenportaal voor een samenhangende merkidentiteit. Gebruik bovendien een hoog contrast tussen tekst en achtergrondkleuren om de leesbaarheid te verbeteren. U kunt rustgevende kleuren zoals blauw of groen gebruiken voor achtergronden om een gevoel van vertrouwen en professionaliteit te creëren.
Stap 4: Verbeter de communicatie met de client
Een goed portaal maakt communicatie moeiteloos. Integreer ClickUp Chat, beschikbaar op de linkerzijbalk, om gesprekken op gang te houden zonder te verdwalen in eindeloze threads van e-mails.
Maak speciale kanalen voor projecten, plaats snelle updates, voer realtime discussies en gebruik threaded comments om alles aan de juiste Taken te koppelen. Met ingebouwde notificaties mist niemand iets. Het is eenvoudig, naadloos en minder chaotisch.
Hier zijn enkele andere manieren waarop u ClickUp Chat kunt gebruiken:
- Zet berichten om in uitvoerbare Taken met AI-gegenereerde details om verantwoording te garanderen
- Koppel relevante taken, ClickUp-taakdocumenten of andere bronnen voor eenvoudige toegang
- Gebruik Posts om belangrijke aankondigingen en mijlpalen te delen
- Start SyncUps rechtstreeks vanuit chatten voor naadloze vergaderingen met clients
Ook lezen: Beste B2B CRM-software voor verkoopteams
Wilt u beter samenwerken met uw clients? Gebruik ClickUp Whiteboards! Bekijk hoe. 👇🏼
Pro Tip: Voeg een ClickUp Formulier weergave toe aan uw client portal om project intake processen veel meer gestructureerd en gemakkelijk bij te houden te maken.
Stap 5: Bouw een dashboard voor clients om gegevens in realtime te bestuderen
Clients houden van duidelijkheid.
Door hen toegang te geven tot een gepersonaliseerd dashboard voor clients kunnen ze op elk moment de sleutelgegevens controleren - geen wachttijden, geen e-mails over en weer, alleen de benodigde informatie.
ClickUp Dashboards geeft uw klanten een zetel op de eerste rij voor hun projecten. Maak een aangepaste interface met grafieken en on-demand statistieken zodat ze updates kunnen controleren wanneer dat nodig is. Kies uit 50+ aangepaste widgets om percentages van voltooide projecten en voortgangsrapporten over actieve taken of deadlines weer te geven.
Wilt u het persoonlijker maken? Voeg hun logo toe, pas de kleuren aan en rangschik de kaarten op een manier die voor hen logisch is. U kunt ook kaarten voor tijdsregistratie toevoegen om factureerbare uren te loggen en tijdsoverzichten nauwkeurig met clients te delen.
Een voorbeeld: een adviesbureau kan een dashboard instellen dat mijlpalen van projecten, facturen van klanten en engagementanalyses op één plek weergeeft.
Vriendelijke herinnering: Gebruik relevante afbeeldingen of pictogrammen om gebruikers door het portaal te leiden, zodat uw projectmanagement software visueel aantrekkelijk en functioneel wordt.
Stap #6: Herhaalde werkstromen automatiseren met ClickUp Automatiseringen
Denk eens aan alle tijd (en geld) die verspild wordt aan het steeds maar weer herhalen van dezelfde Taken, het toewijzen van werk, het versturen van herinneringen en het najagen van facturen. Dat loopt snel op. Met de juiste werkstroom kun je dat allemaal automatiseren.
Met ClickUp Automatiseringen kunt u uw workflows automatiseren, triggers en acties instellen, en terugkerende taken beheren, zoals client onboarding, follow-ups en het verzenden van projectupdates.
Instance, u kunt het hele client onboarding proces automatiseren. Wanneer een nieuwe client wordt toegevoegd aan de werkruimte, zal ClickUp automatisch een lijst 'Client onboarding' aanmaken, de taken toewijzen aan de onboardingspecialist, deadlines instellen en statussen van taken wijzigen.
*Ik kwam ClickUp tegen toen ik op zoek was naar een klantenportaal; ik wist niet dat het ons virtuele kantoor zou worden omdat het zoveel meer kon doen. Het verving meerdere andere software en kosten en is aanpasbaar aan elk van de procestypes van onze teams. Ik gebruik het persoonlijk en professioneel en ik heb anderen geholpen om hetzelfde te doen. ClickUp voor het leven!
*Ik kwam ClickUp tegen toen ik op zoek was naar een klantenportaal; ik wist niet dat het ons virtuele kantoor zou worden omdat het zoveel meer kon doen. Het verving meerdere andere software en kosten en is aanpasbaar aan elk van de procestypes van onze teams. Ik gebruik het persoonlijk en professioneel en ik heb anderen geholpen om hetzelfde te doen. ClickUp voor het leven!
Stap 7: Integreer externe apps voor betere functies
ClickUp's integraties met derden stellen u in staat om uw client portal te verbinden met veelgebruikte tools voor een soepelere ervaring. Zo kunt u de voorkeursoftware van uw client synchroniseren en tegelijkertijd onderstrepen dat u zich bekommert om hun voorkeuren.
U kunt ClickUp Integrations gebruiken om te integreren met andere tools zoals:
- Google Drive en Dropbox: Maak veilig en probleemloos delen van bestanden in de hele organisatie mogelijk met gedeelde Google Drive mappen
- Microsoft Teams: Stel clients op de hoogte van projectupdates in het communicatieplatform van hun voorkeur
- CRM-tools (HubSpot, Salesforce, enz.): Synchroniseer klantgegevens voor holistisch relatiebeheer
- Google Agenda: Synchroniseer deadlines met Google Agenda voor geautomatiseerde planning
Een advocatenkantoor kan bijvoorbeeld Google Drive integreren om client contracten en gesprekken op te slaan, en deze automatisch koppelen aan bijbehorende Taken in ClickUp.
📮ClickUp Insight: 92% van de werknemers gebruikt inconsistente methoden om items bij te houden, wat resulteert in gemiste beslissingen en vertraagde uitvoering.
Of u nu aantekeningen stuurt of spreadsheets gebruikt, het proces is vaak versnipperd en inefficiënt. De Taakbeheeroplossing van ClickUp zorgt voor een naadloze omzetting van gesprekken in taken, zodat uw team snel kan handelen en op één lijn kan blijven.
Sjablonen voor clientenportaal in ClickUp
ClickUp's sjablonen voor klantenportals stroomlijnen de communicatie met klanten en het projectmanagement. Deze sjablonen zijn aanpasbaar en gebruiksvriendelijk en bieden een gecentraliseerde ruimte voor klanten om toegang te krijgen tot projectgegevens, tijdlijnen en taken.
Laten we eens kijken wat u kunt gebruiken. 📝
1. ClickUp Quick Start Client Services sjabloon
Het sjabloon ClickUp Quick Start Client Services stroomlijnt uw processen voor clientbeheer op effectieve wijze. Dankzij de allesomvattende aanpak van projectmanagement kunt u de scope van aanvragen bepalen en de voortgang van projecten naadloos bijhouden.
Het sjabloon bevat een voorbeeld van een project, met praktische referentie om u snel te helpen visualiseren hoe u elke functie kunt toepassen in echte situaties.
Bovendien bevordert de teamwiki een soepele uitwisseling van kennis. Dit gebruiksvriendelijke sjabloon richt zich op de sleutelelementen die goede resultaten opleveren en is ideaal voor het verbeteren van services voor clients zonder het gedoe van complexe installaties.
2. ClickUp CRM sjabloon
Het ClickUp CRM-sjabloon verbetert het beheer van klantrelaties en biedt een georganiseerde manier om leads te beheren en relaties met klanten te onderhouden.
Of u nu een startup of een gevestigd bedrijf bent, dit sjabloon biedt een gestructureerde maar flexibele manier om interacties met klanten, voortgang van de verkoop, voltooide deliverables en follow-ups bij te houden zonder het gedoe van verspreide spreadsheets of losgekoppelde tools.
Organiseer lijsten met potentiële en bestaande klanten en volg uw pijplijnen voor het lanceren van campagnes via flexibele weergaven van grafieken. Met het CRM sjabloon kunt u ook relaties met klanten bijhouden aan de hand van statistieken zoals tevredenheidsscores, vernieuwde contracten en opgeloste query's.
3. ClickUp sjabloon voor samenwerking voor klantsucces
Het sjabloon ClickUp Client Success Collaboration Template bijhoudt uw reis van ideevorming, uitvoering en prestatiebeoordelingen tot maatregelen voor klantbehoud.
U kunt kaarten en subtaken aan Taken toevoegen om aantekeningen te maken in verschillende fasen van de samenwerking, zoals tijdens de onboarding, maandelijkse check-ins, ondertekening van het contract en nog veel meer.
Monitor klantwervings- en vernieuwingsratio's en informeer uw teams over verbeterpunten bij het omgaan met specifieke klanten. U kunt ook formulieren toevoegen om klantgegevens te verzamelen tijdens verschillende projectfasen en gidsen maken voor een beter begrip van het project.
⚙️ Bonus: Toegang tot extra sjablonen voor clientbeheer om een voorsprong te krijgen in het maken van een klantenportaal boordevol functies.
Best Practices voor het beheren van clientportals
Naast voortdurende optimalisatie omvat een effectief klantenportaal gedigitaliseerde klantbeheerstrategieën en grenzeloos maatwerk.
Hier zijn enkele best practices om een effectief client portal te maken:
- Pas het portaal aan de behoeften van de client aan: Pas dashboards, weergaven van taken en toestemmingen aan aan de voorkeuren van de client en de vereisten van de sector om de betrokkenheid en bruikbaarheid te verbeteren
- Routinematige interacties met clients automatiseren: Gebruik ClickUp-automatiseringen om statusupdates te verzenden, taken toe te wijzen en herinneringen te triggeren, waardoor u tijd bespaart en tijdig reageert
- Bewaak de prestaties en betrokkenheid van het portaal: Volg de activiteit van de client, het aantal voltooide taken en feedback met behulp van ClickUp Dashboards om mogelijke tegenslagen te identificeren en de efficiëntie te verbeteren
- Zorg voor veilige toegang en op rollen gebaseerde toestemmingen: Stel aangepaste toestemmingen in om de zichtbaarheid van gegevens te regelen, zodat clients alleen toegang hebben tot relevante bestanden, projecten en communicatie
- Regelmatige updates en beoordelingen onderhouden: Plan terugkerende audits om workflows te verfijnen, bronnen bij te werken en portaalfuncties te verbeteren op basis van feedback van gebruikers
- Vereenvoudig communicatie met ClickUp Chat: Centraliseer discussies door clients te taggen in commentaren op taken en door real-time chatten te gebruiken, zodat er minder verspreide e-mails nodig zijn
⚙️ Bonus: Ontdek enkele beproefde geheimen om moeiteloos clients bij te houden.
Open de poort naar succes met ClickUp
Een goed ontworpen client portal bevordert transparantie en een betere betrokkenheid bij de client. Tools zoals ClickUp, de alles-in-één app voor werk, bieden de ultieme flexibiliteit om een op maat gemaakte, goed presterende centrale hub voor veel clients te maken.
De functies, zoals ClickUp Docs voor kennisbeheer, aangepaste dashboards voor KPI-monitoring en chatten voor interne en externe communicatie, zorgen ervoor dat alles bijhoudt.
U krijgt ook kant-en-klare sjablonen om relaties met klanten gemakkelijk te onderhouden.
Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp. ✅