Erinnern Sie sich noch an die Projektfrist, die Sie letzten Monat verpasst haben? Ihr System mit Haftnotizen hat Sie im Stich gelassen, nicht umgekehrt.
Wenn Sie einen Arbeitsplan in Google Kalender erstellen, erstellen Sie einen Fahrplan, der auch dann funktioniert, wenn am Montagmorgen das Chaos ausbricht.
Dieser Blogbeitrag zeigt Ihnen, wie Sie in Google Kalender einen Arbeitsplan erstellen, mit dem Ihr Team auf dem Laufenden bleibt, ohne mit Benachrichtigungen überhäuft zu werden.
Außerdem zeigen wir Ihnen, wie ClickUp die Planung noch einfacher machen kann.
Warum Google Kalender für die Arbeitsplanung verwenden?
Google Kalender bietet flexible Planungsoptionen ohne unnötige Komplexität. Hier sind die Vorteile:
- Legen Sie wiederkehrende Ereignisse fest, um Zeit für Meetings, Projekt-Check-ins oder tägliche Prioritäten zu blockieren, ohne diese jedes Mal manuell hinzufügen zu müssen
- Erstellen Sie mehrere Kalender, um Arbeit, persönliche Pläne und Team-Zeitpläne voneinander zu trennen
- Geben Sie Kalender frei, um Meetings zu planen und die Verfügbarkeit Ihres Teams zu verfolgen, ohne ständig Nachrichten hin und her senden zu müssen
- Fügen Sie Erinnerungen und Benachrichtigungen hinzu, um Termine und wichtige Aufgaben nicht zu vergessen, ohne sich auf Ihr Gedächtnis verlassen zu müssen
- Synchronisieren Sie Ihre Geräte, um Projektpläne von überall aus zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine Aufgabe oder kein Meeting übersehen wird
🧠 Wissenswertes: Google Kalender verfügt über eine Weltzeituhr-Funktion für alle, die in mehreren Zeitzonen arbeiten. Mit diesem Feature können Sie verschiedene Zeitzonen anzeigen und Meetings entsprechend planen.
⭐ Feature-Vorlage
Wenn Sie Ihre Arbeit optimal planen und KI nutzen möchten, um intelligente Empfehlungen zu erhalten und Fokuszeiten festzulegen, sind Sie hier genau richtig. Die Vorlage für Mitarbeiterpläne von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihre Schichten zu verwalten, Ihre Workload zu optimieren und trotzdem Zeit für Pausen zu finden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Arbeitsplans in Google Kalender
Ein gut strukturierter Zeitplan hilft Ihnen, alles im Blick zu behalten, und die Einrichtung eines solchen Zeitplans in Google Kalender ist in wenigen einfachen Schritten erledigt.
So geht's. 🗓️
Schritt 1: Richten Sie Ihren Google Kalender für die Arbeitsplanung ein
Öffnen Sie in Ihrem Browser Google Kalender. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an, falls Sie noch nicht angemeldet sind. Dies ist Ihr Ausgangspunkt für die Verwaltung Ihres Zeitplans.
Suchen Sie auf der linken Seite des Bildschirms den Abschnitt Andere Kalender und klicken Sie auf die Schaltfläche + daneben.
Wählen Sie "Neuen Kalender erstellen" aus dem ausklappbaren Menü und geben Sie ihm einen eindeutigen Namen, z. B. "Arbeitsplan". Klicken Sie anschließend auf "Kalender erstellen", um ihn Ihrer Liste hinzuzufügen.
📖 Lesen Sie auch: So implementieren Sie einen 2-2-3-Arbeitsplan
Schritt 2: Ereignisse und Zeitblöcke für Aufgaben hinzufügen
Nachdem Sie Ihren Arbeitskalender eingerichtet haben, gehen Sie zur Hauptansicht des Kalenders und klicken Sie auf ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit, für die Sie Mitarbeiter oder eine Aufgabe planen möchten.
Geben Sie im angezeigten Pop-up-Fenster einen Namen für die Aufgabe ein, z. B. "Kundenanruf", und passen Sie die Start- und Endzeit nach Bedarf an.
Wenn es sich um eine wiederkehrende Aufgabe handelt, klicken Sie auf die Option Nicht wiederholen, wählen Sie Benutzerdefiniert aus dem Dropdown-Menü und legen Sie fest, dass die Aufgabe jeden Montag wiederholt werden soll. Klicken Sie anschließend auf Erledigt.
Wenn Sie dies als Ereignis hinzufügen, denken Sie daran, im Kalender-Dropdown-Menü "Arbeitszeitplan" auszuwählen, damit das Ereignis an der richtigen Stelle bleibt, und klicken Sie dann auf Speichern, um es zu fixieren.
💡 Profi-Tipp: Um eine besser organisierte To-do-Liste in Google Kalender zu erstellen, verwenden Sie das Feature "Aufgaben". Fügen Sie jede Aufgabe als separates Element mit Fälligkeitsdatum und -uhrzeit hinzu. Sie können Aufgaben direkt in Ihrem Kalender anzeigen, und Google sendet Ihnen Erinnerungen.
Schritt 3: Verwenden Sie Farben zur besseren Organisation
Um Ihren Arbeitsplan übersichtlich darzustellen, gehen Sie auf die linke Seite des Bildschirms und suchen Sie in der Liste Ihren Kalender "Arbeitsplan".
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen, klicken Sie auf die drei Punkte, die angezeigt werden, und wählen Sie eine Farbe aus, die Sie ihm zuweisen möchten, beispielsweise Blau. Diese Farbe wird auf alle Ereignisse in diesem Kalender angewendet, sodass Sie auf einen Blick zwischen Arbeitsaufgaben und anderen Verpflichtungen unterscheiden können.
🧠 Wissenswertes: Google Kalender kann mithilfe eines HTML-Iframes in Websites eingebettet werden, sodass Unternehmen, Organisationen oder Veranstaltungsplaner Zeitpläne öffentlich freigeben können.
Schritt 4: Benachrichtigungen und Erinnerungen aktivieren
Wenn Sie Ihren Zeitplan im Blick behalten, bleiben Sie auf dem Laufenden. Öffnen Sie daher ein vorhandenes Ereignis oder erstellen Sie ein neues Ereignis in Ihrem Arbeitsplan-Kalender.
Klicken Sie in den Ereignisdetails auf Benachrichtigung hinzufügen und legen Sie eine Erinnerung fest, beispielsweise 10 Minuten vor Beginn, damit Sie rechtzeitig bereit sind. Speichern Sie das Ereignis, um diese Einstellung zu übernehmen.
Wenn Sie Erinnerungen für alle Arbeitsereignisse wünschen, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, dann auf Einstellungen und wählen Sie unter Einstellungen für meine Kalender Ihren Kalender aus. Passen Sie dort die Benachrichtigungen für Ereignisse an, um eine Standarderinnerung hinzuzufügen, z. B. 15 Minuten vorher, damit Sie immer vorbereitet sind, ohne jedes Mal manuell eine Erinnerung einstellen zu müssen.
🔍 Wussten Sie schon? Auf Android-Geräten können Sie in der Google Kalender-App benutzerdefinierte Benachrichtigungstöne für verschiedene Ereignisse festlegen, um zwischen verschiedenen Arten von Erinnerungen zu unterscheiden.
Schritt 5: Teilen Sie Ihren Zeitplan mit Ihrem Team
Wenn Ihr Team Ihren Zeitplan sehen muss, gehen Sie zum linken Bereich, bewegen Sie den Mauszeiger über "Arbeitszeitplan" und klicken Sie auf die drei Punkte daneben.
Wählen Sie im Menü Einstellungen und Freigabe aus und scrollen Sie zu Für bestimmte Personen freigeben. Geben Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Teammitglieder ein, legen Sie deren Berechtigungen fest und klicken Sie auf Senden, um den Zeitplan freizugeben.
Mit diesen Schritten verfügt Ihr Google Kalender über einen voll funktionsfähigen Arbeitsplan. Wechseln Sie zur Wochen- oder Monatsansicht, um ihn zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles korrekt angezeigt wird.
💡 Pro-Tipp: Für eine bessere Urlaubsverwaltung fügen Sie ein wiederkehrendes Ereignis für persönliche oder Urlaubszeiten hinzu. Legen Sie das Ereignis als "Abwesend" fest und markieren Sie es als "Ganztägig", damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie nicht verfügbar sind. Sie können in Google Kalender auch einen Standard-Speicherort für Ihre Arbeit festlegen, um anzuzeigen, ob Sie im Büro oder remote arbeiten.
Einschränkungen bei der Verwendung von Google Kalender für die Arbeitsplanung
Google Kalender eignet sich gut für die grundlegende Terminplanung, aber es fehlen einige wichtige Features für eine effizientere Verwaltung der Arbeit.
Hier sind einige Gründe, warum Sie Alternativen zu Google Kalender in Betracht ziehen sollten:
- Keine erweiterte Automatisierung und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben: Ereignisse und Aufgaben müssen manuell aktualisiert werden, da es keine Möglichkeit gibt, abhängige Aufgaben zu verknüpfen oder zu automatisieren. ❌
- Schwierig für die Teamplanung: Kalender können zwar freigegeben werden, es gibt jedoch kein integriertes Tool zur Verwaltung von Schichtrotationen oder zur automatischen Erkennung von Terminkonflikten zwischen Mitarbeitern. ❌
- Keine Integration von KI: Intelligente Terminplanung, Priorisierung von Aufgaben und automatische Vorschläge sind nicht direkt in Google Kalender verfügbar ❌
- Keine Zeiterfassung oder Einblicke in die Produktivität: Die für Aufgaben aufgewendeten Stunden werden nicht protokolliert, sodass die Verteilung der Workload ohne externe Tools nur schwer analysiert werden kann. ❌
- Zeitpläne müssen von Grund auf neu erstellt werden: Ohne vorgefertigte Vorlagen für Arbeitspläne erfordert das Setup mehr Zeit und Aufwand ❌
🔍 Wussten Sie schon? Henry Ford führte 1926 den 8-Stunden-Arbeitstag ein und reduzierte damit die Schichten von mehr als 12 Stunden, um die Effizienz und das Wohlbefinden der Arbeiter zu verbessern.
Verwendung von ClickUp für die Arbeitsplanung und Aufgabenverwaltung
Ein voller Terminkalender ist nicht das Problem. Es sind die ständigen Umplanungen, Änderungen in letzter Minute und die verstreute Nachverfolgung, die die Produktivität beeinträchtigen.
ClickUp behebt das. Es ist die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat, die Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat kombiniert – alles unterstützt durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.
Sehen wir uns an, wie diese Projektplanungssoftware Ihnen dabei hilft. 📝
Intelligentere Planung, weniger Ablenkungen
Ein Kalender sollte mehr können als nur Aufgaben auflisten.
ClickUp Kalender
Der ClickUp-Kalender erstellt einen Zeitplan, der wirklich funktioniert, sich an veränderte Prioritäten anpasst und verhindert, dass Arbeit übersehen wird.
Allzu oft wird Zeit damit verschwendet, zu entscheiden, was als Nächstes ansteht. Arbeiten mit hoher Priorität gehen unter endlosen Meetings unter, und der Tag ist vorbei, bevor die eigentliche Arbeit überhaupt begonnen hat.
Dieser KI-Kalender verhindert diese Abwärtsspirale, indem er Termine, Meetings und Fokuszeiten berücksichtigt und einen strukturierten Zeitplan erstellt, mit dem alles im Plan bleibt.
🧠 Wissenswertes: Im August 2019 führte Microsoft Japan versuchsweise eine Vier-Tage-Woche ein, was zu einer Steigerung der Produktivität um 40 % führte. Die Mitarbeiter arbeiteten vier Tage bei voller Bezahlung, und das Unternehmen führte außerdem Maßnahmen wie die Begrenzung von Meetings auf 30 Minuten ein.
ClickUp Brain
ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent der Plattform, macht die Planung intelligenter. Er ordnet Aufgaben einem Zeitfenster zu und berücksichtigt dabei Workload, Dringlichkeit und Abhängigkeiten, um die Arbeitslasten ausgeglichen zu halten.
Wenn sich eine Frist verschiebt oder eine Aufgabe länger dauert als erwartet, passt ClickUp Brain den Zeitplan automatisch an, um Engpässe zu vermeiden. Ein Projektmanager, der mehrere Client-Fristen und Team-Meetings verwaltet, sieht Folgendes:
- Arbeiten mit hoher Priorität werden geplant, wenn die Konzentration am höchsten ist
- Meetings mit genügend Abstand, um Burnout durch Terminüberlappungen zu vermeiden
- Automatische Terminanpassungen verhindern Überlastung
- Echtzeit-Updates bei Änderungen
Der gesamte Planungsprozess läuft im Hintergrund ab.
Die Verwendung von Kalendern zum Abschließen von Aufgaben vor Ablauf der Fristen ist immer entscheidend. Mit ClickUp ist dies sehr einfach, da Ihre Fristen zusammen mit den Aufgaben in Ihren Kalendern angezeigt werden, sodass Sie Ihre Tages-/Wochenbandbreite super einfach und schnell planen können.
Die Verwendung von Kalendern zum Abschließen von Aufgaben vor Ablauf der Fristen ist immer entscheidend. Mit ClickUp ist dies sehr einfach, da Ihre Fristen zusammen mit den Aufgaben in Ihren Kalendern angezeigt werden, sodass Sie Ihre Tages-/Wochenkapazität super einfach und schnell planen können.
📖 Lesen Sie auch: Wie funktioniert ein 9/80-Arbeitszeitplan?
ClickUp-Vorlagen
Um die Planung noch einfacher zu gestalten, bietet ClickUp vorgefertigte Vorlagen für das Zeitmanagement.
Die Vorlage "Teamplan" von ClickUp hilft beispielsweise dabei, die Workloads im Team auszugleichen, während die Vorlage "Schichtplan" von ClickUp rotierende Schichten und Übergaben optimiert.
🔍 Wussten Sie schon? Die Einhaltung eines konsistenten Arbeitsplans steigert die Produktivität. Eine Studie hat ergeben, dass die Einhaltung derselben Arbeitszeiten jeden Tag die Effizienz um fast 1 % steigert, während die Arbeit an denselben Tagen jeder Woche zu einer Steigerung von 1,63 % führt. Neue Mitarbeiter profitierten sogar noch mehr mit einem Produktivitätsanstieg von bis zu 8 %.
Anpassen, ohne alles durcheinander zu bringen
Die meisten Tools zur Terminplanung erfordern manuelle Aktualisierungen auf verschiedenen Plattformen. Wenn Sie eine Aufgabe an einen anderen Ort verschieben, muss plötzlich alles andere separat angepasst werden.
ClickUp-Kalenderansicht
Die Kalenderansicht von ClickUp zentralisiert alles und ermöglicht es Teams, Aufgaben per Drag & Drop zu verschieben, ohne dass verknüpfte Abhängigkeiten verloren gehen.
Wenn sich eine Frist verschiebt, werden alle verknüpften Aufgaben automatisch aktualisiert, sodass niemand mit veralteten Informationen arbeitet. Wenn ein Teamleiter ein Meeting verschiebt, wird die Verfügbarkeit sofort aktualisiert, sodass es nicht zu Überschneidungen mit wichtigen Arbeitszeiten kommt.
Ein Produktteam, das beispielsweise eine Produkteinführung vorbereitet, kann mit wenigen Klicks seinen gesamten Zeitplan anpassen. Wenn der Veröffentlichungstermin verschoben wird, werden Designänderungen, Marketinginhalte und Zeitleisten für die Entwicklung entsprechend angepasst.
📮 ClickUp Insight: 88 % der Befragten unserer Umfrage nutzen KI für ihre persönlichen Aufgaben, doch über 50 % scheuen sich davor, sie bei der Arbeit einzusetzen. Was sind die drei größten Hindernisse? Mangelnde nahtlose Integration, Wissenslücken oder Bedenken hinsichtlich der Sicherheit. Aber was wäre, wenn KI in Ihren Workspace integriert und bereits sicher wäre?
ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent von ClickUp, macht dies möglich. Er versteht Anweisungen in einfacher Sprache und löst alle drei Probleme bei der Einführung von KI, während er Ihren Chat, Ihre Aufgaben, Dokumente und Ihr Wissen im gesamten Workspace miteinander verbindet. Finden Sie Antworten und Erkenntnisse mit einem einzigen Klick!
Synchronisierung von Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeiterfassung
Ein gut strukturierter Zeitplan reicht nicht aus, wenn Aufgaben verstreut sind, Abhängigkeiten unklar sind und die Zeiterfassung nur eine Nebensache ist.
ClickUp Aufgaben
ClickUp Aufgaben organisieren Zuweisungen, Prioritäten und Fristen in einem einzigen System. Teams müssen nicht mehr zwischen mehreren Apps hin- und herspringen, um den Fortschritt zu verfolgen. Jede Aufgabe umfasst einen Eigentümer, ein Fälligkeitsdatum, eine Prioritätsstufe und relevante Dateien, wodurch Verwirrung und unnötiges Hin- und Herwechseln vermieden werden.
⚙️ Bonus: Probieren Sie Vorlagen für die Aufgabenverwaltung aus, damit Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen müssen und von Anfang an alles strukturiert bleibt.
ClickUp Aufgabenabhängigkeiten verhindern Engpässe, indem sie sicherstellen, dass die Arbeit in der richtigen Reihenfolge erledigt wird. Ein Beispiel: Ein Content-Team, das auf Design-Assets wartet, muss nicht nach Updates suchen – wenn eine Aufgabe von einer anderen abhängt, bleibt sie blockiert, bis die vorherige als abgeschlossen markiert ist.
Sobald Sie fertig sind, wird das nächste Mitglied des Teams sofort benachrichtigt, sodass alles im Zeitplan bleibt.
🔍 Wussten Sie schon? Eine in der Harvard Business Review veröffentlichte Studie zeigt, dass nordamerikanische Arbeitnehmer, die täglich eine Mittagspause einlegen, ein höheres Engagement zeigen, einschließlich einer höheren Arbeitszufriedenheit und Effizienz.
Zeiterfassung für Projekte mit ClickUp
Schließlich sorgt die Zeiterfassung von ClickUp Project dafür, dass alles nachvollziehbar bleibt. Die Zeit wird direkt in den Aufgaben protokolliert, sodass Sie in Echtzeit Einblick in die Arbeitszeiten erhalten. Ob für die interne Planung oder die Abrechnung mit Clients – Ihre Teams wissen immer genau, wofür sie ihre Zeit verwenden.
Beispiel: Nehmen wir an, ein Marketingteam bereitet eine Produkteinführung vor. Der Autor entwirft einen Blogbeitrag, aber das Designteam kann erst dann Grafiken erstellen, wenn der Inhalt fertig ist.
In ClickUp bleibt die Aufgabe "Design" so lange blockiert, bis der Verfasser seine Arbeit abgeschlossen hat. Das Design-Team wird automatisch benachrichtigt, sobald der Entwurf genehmigt wurde, und kann sofort mit der Arbeit beginnen. Sobald die visuellen Elemente fertig sind, erhält das Social-Media-Team eine sofortige Benachrichtigung, um den Beitrag zu planen.
Gleichzeitig läuft die Zeiterfassung im Hintergrund. Der Marketingmanager sieht genau, wie viel Zeit für die Erstellung von Inhalten, das Design und die Planung aufgewendet wird, sodass das Team zukünftige Kampagnen optimieren kann.
⚙️ Bonus: Verwenden Sie Vorlagen für Timesheets, um Arbeitszeiten genau nachzuverfolgen, die Gehaltsabrechnung zu optimieren und die Rechnungsstellung für Clients zu vereinfachen.
Steigern Sie Ihre Produktivität mit ClickUp
Um den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten, sollten Sie nicht ständig Termine verschieben, nach Updates suchen oder mit verstreuten Tools kämpfen müssen.
Google Kalender eignet sich zwar für Meetings, wurde jedoch nicht für komplexe Terminplanungen, wechselnde Prioritäten oder die Workload von Teams entwickelt.
ClickUp ändert das und bringt alles unter einem Dach zusammen. Aufgaben, Zeitpläne, Abhängigkeiten und Zeiterfassung befinden sich alle an einem Ort, sodass Sie keine Zeit mit dem Wechsel zwischen Tools oder der manuellen Anpassung von Zeitleisten verschwenden.
KI-gestützte Terminplanung sorgt für flexible Pläne, während integrierte Vorlagen und Automatisierungen die Routineaufgaben übernehmen.
Melden Sie sich noch heute für ClickUp an! ✅