Clients verlangen nicht viel; sie brauchen nur Klarheit, Updates, einfachen Zugang zu Informationen und eine Möglichkeit, Sie bei Bedarf zu erreichen. Aber diese einfachen Bedürfnisse führen oft zu ständigen E-Mails, verstreuten Dateien und Meetings zum Status, die sich im Kreis drehen und auf beiden Seiten für Frustration sorgen.
Ein gut strukturiertes Kundenportal zentralisiert alles, sodass Kunden immer wissen, wo sie Updates, Dokumente und Mitteilungen finden.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie ein Kundenportal in ClickUp erstellen, der Alles-in-einem-App für die Arbeit! PS: Wir sehen uns einige gebrauchsfertige Vorlagen an, damit Sie im Handumdrehen loslegen können. 💁
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit ClickUp Kundenportale zu erstellen:
*schritt 1: Richten Sie einen dedizierten digitalen Space für Kunden ein
*schritt 2: Zentralisieren Sie Kundeninformationen mit ClickUp Docs
*schritt 3: Organisieren Sie Aufgaben und Projekte Ihrer Clients
*schritt 4: Verbessern Sie die Kommunikation mit Ihren Clients, indem Sie mit ClickUp chatten
*schritt 5: Erstellen Sie ein Dashboard für Clients für Echtzeit-Datenanalysen mit ClickUp Dashboards
*schritt 6: Automatisieren Sie sich wiederholende Workflows mit ClickUp Automatisierungen
schritt 7: *Integrieren Sie externe Apps für bessere Funktionen mit ClickUp-Integrationen
Was ist ein Kundenportal?
Ein Kundenportal ist ein sicherer, zentralisierter Space, in dem Organisationen und Kunden zusammenarbeiten, auf Dokumente zugreifen, den Fortschritt von Projekten nachverfolgen und effektiv kommunizieren können.
Systematisierte Kundenportale vermeiden verstreute E-Mails und beugen Missverständnissen vor, und mit ClickUp können Sie ganz einfach Portale einrichten, die zu Ihrem Workflow passen.
Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten. Mit den anpassbaren Berechtigungen in ClickUp können Sie genau festlegen, was Kunden sehen und worauf sie zugreifen können, und so für Transparenz sorgen, ohne zu viel preiszugeben.
Von der Nachverfolgung von Aufgaben bis hin zu automatischen Updates bietet die Plattform anpassbare Optionen zur Verwaltung mehrerer Clients.
💡 Profi-Tipp: Die Implementierung eines Kundenportals kann Herausforderungen wie eine geringe Akzeptanz seitens der Kunden mit sich bringen. Um dies zu überwinden, kommunizieren Sie die Vorteile des Portals, bieten Sie Anreize für frühe Anwender und bieten Sie gründliche Schulungen an, um sicherzustellen, dass sich die Kunden mit dem neuen System wohlfühlen und sich damit auseinandersetzen.
Wer nutzt ein Kundenportal?
Unternehmen wie Agenturen, Berater, Freiberufler, Anwaltskanzleien und Anbieter von Finanzdienstleistungen nutzen Kundenportale, um Informationen freizugeben, ohne sich auf endlose E-Mails verlassen zu müssen.
Hier sind einige Berufe, die solche Portale für ein besseres Projektmanagement für Clients nutzen: ⚒️
- *marketing- und Kreativagenturen: Geben Sie Updates zu Projekten, Design-Assets und Kundenfeedback in einem organisierten Space frei
- *berater und Coaches: Bieten Sie Ihren Kunden strukturierte Pläne, Nachverfolgung der Fortschritte und einfachen Zugang zu Ressourcen
- Juristen und Finanzexperten: Geben Sie sensible Dokumente, Fallakten und Finanzberichte sicher frei und stellen Sie gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften sicher
- Kundensupport-Teams: Bieten Sie Ihren Kunden einen Self-Service-Hub für FAQs, Tickets und Echtzeit-Kommunikation
- IT- und SaaS-Unternehmen: Optimieren Sie die Einbindung von Clients, Anfragen zu Features und den laufenden Support über ein einziges Portal
- *bau- und Immobilienunternehmen: Stellen Sie Ihren Kunden in einer strukturierten Umgebung Informationen zu Immobilien, Verträge und Zeitleisten für Projekte zur Verfügung
So erstellen Sie ein Kundenportal in ClickUp
Die Einrichtung eines Kundenportals mit ClickUp CRM mag kompliziert klingen, ist aber eigentlich ganz einfach. Ganz gleich, ob Sie einen einfachen Space zum Freigeben von Dateien oder einen vollständig interaktiven hub mit Aufgaben, Updates und Automatisierung benötigen, die Plattform ermöglicht es Ihnen, ein Portal zu erstellen, das für Sie und Ihre Kunden funktioniert.
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines effektiven Portals. 👀
schritt 1: Richten Sie einen dedizierten Client Space in ClickUp ein*
Erstellen Sie einen dedizierten ClickUp-Workspace, um alle kundenbezogenen Informationen organisiert und zugänglich zu halten.
Melden Sie sich bei ClickUp an und erstellen Sie einen neuen Workspace mit dem Titel "Beispiel-Kundenportal" und einem Ordner für jeden Kunden in Ihrem bestehenden Workspace.
Anschließend können Sie in wenigen einfachen Schritten Kundeninformationen oder Projekte in ClickUp importieren.
Stellen Sie sicher, dass die Daten bestimmten Benutzerdefinierten Feldern in ClickUp zugeordnet sind, damit die Informationen zu Ihrem Projekt in einem ordentlichen Format angezeigt werden und sofort einsatzbereit sind.
Sobald die Daten des Projekts in ClickUp bereitstehen, können Sie oder Ihre Clients benutzerdefinierte Ansichten wie die Listenansicht verwenden, um die Informationen durchsuchbar zu machen
Andererseits können Sie mit benutzerdefinierten Status in ClickUp den Lebenszyklus eines Kundenprojekts markieren, z. B. "Ausstehend", "In Bearbeitung", "Überprüfung" und "Fertiggestellt". Erwägen Sie die Einstellung von Berechtigungen von Anfang an, um zu steuern, was Kunden anzeigen und bearbeiten können. So wird sichergestellt, dass sie nur auf relevante Aufgaben und Dokumente zugreifen.
🤝 Erinnerung: Implementieren Sie eine 2FA (zweistufige Authentifizierung) und SSO (Single Sign-on), um einen sicheren Zugriff auf sensible Informationen zu gewährleisten. Dies schafft Vertrauen bei den Kunden in Bezug auf den Datenschutz.
schritt 2: Zentralisieren Sie die Kundendokumentation*
Jedes Kundenportal benötigt eine strukturierte Wissensdatenbank, in der Kunden auf wesentliche Ressourcen wie Richtlinien und Berichte zugreifen können. Fügen Sie oben neben der Übersicht eine Dokumentansicht hinzu und speichern Sie dort alle wichtigen Dokumente.
Verwenden Sie einfach die Slash-Befehle in der Dokumentansicht, um mit ClickUp-Dokumenten Dokumentation zu erstellen oder einzubetten. Es dient als interaktiver Hub zum Speichern von Kundenverträgen, Angeboten, FAQs und Richtlinien an einem Ort. Sie können auch Projektpläne oder Onboarding-Leitfäden erstellen, die als einfache Referenz dienen.
Von der Einbettung multimedialer Inhalte und Links mit umfangreichen Formatierungsoptionen bis hin zum Hinzufügen relevanter projektspezifischer Aufgaben zentralisiert Docs Ihre Datenbank. Außerdem können Sie mit Dokumenten Beziehungen nutzen, um kundenbezogene Dokumente über Aufgaben und Projekte hinweg zu verknüpfen und so schnell zu navigieren.
schritt 3: Organisieren Sie Aufgaben und Projekte für Clients*
Die Arbeit mit Clients kann schnell unübersichtlich werden – verschiedene Projekte, wechselnde Prioritäten und eine endlose Liste von Aufgaben. Erstellen Sie ClickUp Aufgaben, um eine flexible Struktur für die Organisation interner Aufgaben, Projekte und Aufträge zu schaffen.
Erstellen Sie spezifische Aufgaben für verschiedene Projekte von Clients mit Prioritätskennzeichen, Mitarbeitern und Aufgabenbeschreibungen, um Ressourcen einfach zuzuweisen. Jede Aufgabe hat auch Unteraufgaben und Checklisten, die Ihnen helfen, sie in umsetzbare Schritte zu unterteilen.
Instanz: Eine Digitalagentur kann Checklisten für Aufgaben wie "Website-Entwicklung" mit Unteraufgaben wie "Design-Freigabe", "Hochladen von Inhalten" und "Abschlusstest" erstellen. Sie können auch Abhängigkeiten für Aufgaben zur sequenziellen Ausführung aktivieren. So sparen Sie Stunden durch Verzögerungen und vermeidbare Engpässe in den Workflows Ihrer Projekte.
💡 Profi-Tipp: Integrieren Sie die Markenfarben Ihres Unternehmens in das Client-Portal, um eine einheitliche Markenidentität zu schaffen. Verwenden Sie außerdem einen hohen Kontrast zwischen Text- und Hintergrundfarben, um die Lesbarkeit zu verbessern. Sie können beruhigende Farben wie Blau oder Grün für Hintergründe verwenden, um ein Gefühl von Vertrauen und Professionalität zu schaffen.
schritt 4: Verbesserung der Kommunikation mit dem Kunden*
Ein großartiges Portal macht die Kommunikation mühelos. Integrieren Sie ClickUp Chat, das in der linken Seitenleiste verfügbar ist, um die Unterhaltung im Flow zu halten, ohne sich in endlosen Threads in E-Mails zu verlieren.
Erstellen Sie dedizierte Kanäle für Projekte, geben Sie schnelle Updates ab, führen Sie Echtzeit-Diskussionen und verwenden Sie Threads mit Kommentaren, um alles mit den richtigen Aufgaben zu verknüpfen. Mit den integrierten Benachrichtigungen entgeht niemandem etwas. Es ist einfach, nahtlos und weniger chaotisch.
Hier sind einige weitere Möglichkeiten, wie Sie ClickUp nutzen können: Chatten:
- Verwandeln Sie Nachrichten in umsetzbare Aufgaben mit KI-generierten Details, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen
- Verknüpfen Sie relevante Aufgaben, ClickUp-Dokumente oder andere Ressourcen für einen einfachen Zugriff
- Verwenden Sie Posts, um wichtige Ankündigungen und Meilensteine freizugeben
- Starten Sie SyncUps direkt aus dem Chat für nahtlose Meetings mit Clients
📖 Lesen Sie auch: Die beste B2B-CRM-Software für Verkaufsteams
Möchten Sie besser mit Ihren Clients zusammenarbeiten? Verwenden Sie ClickUp Whiteboards! Erfahren Sie hier, wie. 👇🏼
💡 Profi-Tipp: Fügen Sie Ihrem Kundenportal eine Ansicht für ClickUp-Formulare hinzu , um die Prozesse zur Aufnahme von Projekten viel strukturierter und einfacher nachverfolgbar zu machen.
schritt 5: Erstellen Sie ein Dashboard für Clients zur Echtzeit-Datenanalyse*
Clients lieben Klarheit.
Wenn Sie ihnen Zugriff auf ein personalisiertes Dashboard für Clients gewähren, können sie jederzeit die Schlüssel-Metriken überprüfen – ohne Wartezeiten, ohne E-Mails hin und her zu schicken, nur die benötigten Infos.
Mit ClickUp Dashboards erhalten Ihre Clients einen Logenplatz für ihre Projekte. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Oberfläche mit Diagrammen und On-Demand-Metriken, damit sie bei Bedarf Aktualisierungen überprüfen können. Wählen Sie aus über 50 benutzerdefinierten Widgets, um den Prozentsatz der abgeschlossenen Projekte und Fortschrittsberichte zu aktiven Aufgaben oder Terminen anzuzeigen.
Möchten Sie es persönlicher gestalten? Fügen Sie ihr Logo hinzu, passen Sie die Farben an und ordnen Sie die Karten so an, wie es für sie am sinnvollsten ist. Sie können auch Karten zur Zeiterfassung hinzufügen, um abrechenbare Stunden zu protokollieren und Timesheets für Kunden freizugeben.
Zum Beispiel kann ein Beratungsunternehmen ein Dashboard einrichten, das Meilensteine von Projekten, Kundenrechnungen und Engagement-Analysen an einem Ort anzeigt.
🤝 Erinnerung: Verwenden Sie relevante Bilder oder Symbole, um Benutzer durch das Portal zu führen und Ihre Client-Portal-Software für das Projektmanagement optisch ansprechend und funktional zu gestalten.
schritt 6: Automatisieren Sie sich wiederholende Workflows mit ClickUp Automatisierungen*
Denken Sie an all die Zeit (und das Geld), die durch die ständige Wiederholung derselben Aufgaben verschwendet wird – Arbeit zuweisen, Erinnerungen senden und Rechnungen nachverfolgen. Das summiert sich schnell. Mit dem richtigen Workflow können Sie all dies automatisieren.
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie Ihre Workflows automatisieren, Auslöser und Aktionen einrichten und sich wiederholende Aufgaben wie die Aufnahme von Kunden, Nachfassaktionen und das Versenden von Updates zu Projekten verwalten.
Instanz: Sie können den gesamten Client-Onboarding-Prozess automatisieren. Wenn ein neuer Client zum Workspace hinzugefügt wird, erstellt ClickUp automatisch eine Liste "Client-Onboarding", weist die Aufgaben dem Onboarding-Spezialisten zu, legt Fälligkeitsdaten fest und ändert den Status der Aufgaben.
Ich bin auf ClickUp gestoßen, als ich nach einem Kundenportal gesucht habe; ich hatte keine Ahnung, dass es unser virtuelles Büro werden würde, weil es so viel mehr kann. Es hat mehrere andere Softwareprogramme und Kosten ersetzt und ist an die Prozesstypen jedes unserer Teams anpassbar. Ich benutze es persönlich und beruflich und habe auch andere dabei unterstützt. ClickUp for Life!
Ich bin auf ClickUp gestoßen, als ich nach einem Kundenportal gesucht habe; ich hatte keine Ahnung, dass es unser virtuelles Büro werden würde, weil es so viel mehr kann. Es hat mehrere andere Softwareprogramme und Kosten ersetzt und ist an die Prozesstypen jedes unserer Teams anpassbar. Ich benutze es persönlich und beruflich und habe auch anderen dabei geholfen. ClickUp for Life!
schritt 7: Integrieren Sie externe Apps für bessere Funktionen*
Die Drittanbieter-Integrationen von ClickUp ermöglichen Ihnen die Verbindung Ihres Kundenportals mit häufig verwendeten Tools für ein reibungsloseres Erlebnis. So können Sie die bevorzugte Software Ihrer Kunden synchronisieren und gleichzeitig Ihre Wertschätzung für ihre Vorlieben unterstreichen.
Sie können ClickUp-Integrationen verwenden, um andere tools zu integrieren, wie z. B.:
- google Drive und Dropbox:* Ermöglichen Sie das sichere und kostenlose Freigeben von Dateien im gesamten Unternehmen mit gemeinsam genutzten Ordnern in Google Drive
- *microsoft Teams: Informieren Sie Ihre Kunden über die von ihnen bevorzugte Kommunikationsplattform über Aktualisierungen zu Projekten
- CRM-tools (HubSpot, Salesforce usw.): Synchronisierung von Kundendaten für ein ganzheitliches Kundenbeziehungsmanagement
- Google Kalender: Synchronisierung von Terminen mit Google Kalender zur Automatisierung der Terminplanung
Zum Beispiel kann eine Anwaltskanzlei Google Drive integrieren, um Verträge und Unterhaltungen mit Mandanten zu speichern und sie automatisch mit den entsprechenden Aufgaben in ClickUp zu verknüpfen.
📮ClickUp Insight: 92 % der Arbeitnehmer verwenden inkonsistente Methoden zur Nachverfolgung von Elementen, was zu verpassten Entscheidungen und verzögerter Ausführung führt.
Ob Sie nun Notizen zur Nachverfolgung versenden oder Tabellen verwenden – der Prozess ist oft unübersichtlich und ineffizient. Die ClickUp-Lösung für Aufgabenverwaltung sorgt für eine nahtlose Umwandlung von Unterhaltungen in Aufgaben, sodass Ihr Team schnell handeln und auf dem Laufenden bleiben kann.
Vorlagen für Client-Portale in ClickUp
Die Vorlagen für das Kundenportal von ClickUp optimieren die Kommunikation mit Kunden und das Projektmanagement. Diese Vorlagen sind anpassbar und benutzerfreundlich und bieten Kunden einen zentralen Space, über den sie auf Projektdetails, Zeitleisten und Aufgaben zugreifen können.
Sehen wir uns einige an, die Sie verwenden können. 📝
1. ClickUp Quick Start Vorlage für Client Services
Die ClickUp-Vorlage für den schnellen Einstieg in den Kundenservice optimiert Ihre Kundenverwaltungsprozesse effektiv. Mit dem umfassenden Ansatz für die Verwaltung von Kundenkonten können Sie Anfragen einordnen und den Fortschritt von Projekten nahtlos nachverfolgen.
Die Vorlage enthält ein Beispiel für ein Projekt, das Ihnen als praktische Referenz dient und Ihnen schnell veranschaulicht, wie Sie die einzelnen Features in realen Situationen anwenden können.
Außerdem fördert das Wiki des Teams den reibungslosen Austausch von Wissen. Diese benutzerfreundliche Vorlage konzentriert sich auf Schlüsselelemente, die großartige Ergebnisse liefern, und ist ideal, um den Kundenservice zu verbessern, ohne dass ein komplexes Setup erforderlich ist.
2. Vorlage für ClickUp CRM
Die Vorlage " ClickUp CRM" verbessert das Kundenbeziehungsmanagement und bietet eine organisierte Möglichkeit, Leads zu verwalten und Kundenbeziehungen zu pflegen.
Ob Sie ein Start-up oder ein etabliertes Unternehmen sind, diese Vorlage bietet eine strukturierte und dennoch flexible Möglichkeit zur Nachverfolgung von Kundeninteraktionen, Fortschritten bei Verkäufen, fertiggestellten Leistungen und Folgemaßnahmen, ohne dass Sie sich mit verstreuten Tabellen oder nicht miteinander verbundenen Tools herumschlagen müssen.
*organisieren Sie Listen potenzieller und bestehender Kunden und überwachen Sie Ihre Kampagnen-Launch-Pipelines durch flexible Ansichten von Diagrammen. Mit der Vorlage für das Kundenbeziehungsmanagement können Sie auch die Beziehungen zu Ihren Kunden durch Metriken wie Zufriedenheitsbewertungen, Vertragsverlängerungen und gelöste Abfragen nachverfolgen.
3. Vorlage für die Zusammenarbeit zum Erfolg von Clients in ClickUp
Die Vorlage " ClickUp Client Success Collaboration Template" verfolgt Ihren Weg von der Ideenfindung über die Ausführung und Leistungsüberprüfungen bis hin zu Maßnahmen zur Kundenbindung.
Sie können Karten und Unteraufgaben innerhalb von Aufgaben hinzufügen, um Notizen in verschiedenen Phasen der Zusammenarbeit zu machen, z. B. während des Onboardings, bei monatlichen Check-ins, nach der Vertragsunterzeichnung und mehr.
überwachen Sie die Kundenakquise und die Verlängerungsquoten* und informieren Sie Ihre Teams über Verbesserungsmöglichkeiten im Umgang mit bestimmten Kunden. Sie können auch Formulare hinzufügen, um Kundendaten während verschiedener Phasen eines Projekts zu sammeln, und Leitfäden für ein besseres Verständnis des Projekts erstellen.
⚙️ Bonus: Greifen Sie auf zusätzliche Vorlagen für die Kundenverwaltung zu, um sich einen Vorsprung bei der Erstellung eines funktionsreichen Kundenportals zu verschaffen.
Best Practices für die Verwaltung von Kundenportalen
Neben kontinuierlicher Optimierung umfasst ein effektives Kundenportal digitalisierte Kundenmanagementstrategien und unbegrenzte benutzerdefinierte Anpassungen.
Hier sind einige Best Practices für die Erstellung eines effektiven Kundenportals:
- Passen Sie das Portal an die Bedürfnisse Ihrer Kunden an: Passen Sie Dashboards, Ansichten von Aufgaben und Berechtigungen an die Präferenzen Ihrer Kunden und die Anforderungen der Branche an, um die Interaktion und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern
- *automatisieren Sie routinemäßige Interaktionen mit Kunden: Verwenden Sie ClickUp Automatisierungen, um Status-Updates zu senden, Aufgaben zuzuweisen und Erinnerungen auszulösen, was Zeit spart und eine zeitnahe Reaktion gewährleistet
- überwachen Sie die Leistung und Nutzung des Portals:* Verfolgen Sie die Aktivitäten der Kunden, die Bewertung der abgeschlossenen Aufgaben und das Feedback mithilfe von ClickUp Dashboards, um potenzielle Rückschläge zu erkennen und die Effizienz zu verbessern
- Stellen Sie einen sicheren Zugriff und rollenbasierte Berechtigungen sicher: Legen Sie benutzerdefinierte Berechtigungen fest, um die Sichtbarkeit von Daten zu steuern, und gewähren Sie Clients nur Zugriff auf relevante Dateien, Projekte und Mitteilungen
- Regelmäßige Aktualisierungen und Überprüfungen durchführen: Planen Sie wiederkehrende Audits, um Workflows zu verfeinern, Ressourcen zu aktualisieren und Features des Portals basierend auf dem Feedback der Benutzer zu verbessern
- Vereinfachen Sie die Kommunikation mit ClickUp Chat: Zentralisieren Sie Diskussionen, indem Sie Clients in Kommentaren zu Aufgaben taggen und in Echtzeit chatten, wodurch die Notwendigkeit verstreuter E-Mails reduziert wird
⚙️ Bonus: Entdecken Sie einige bewährte Geheimtipps, um Ihre Kunden mühelos im Auge zu behalten.
Öffnen Sie das Portal zum Erfolg mit ClickUp
Ein gut gestaltetes Kundenportal fördert Transparenz und eine bessere Kundenbindung. Tools wie ClickUp, die Alles-in-einem-App für die Arbeit, bieten die ultimative Flexibilität, um einen maßgeschneiderten, leistungsstarken zentralen hub für viele Kunden zu erstellen.
Mit Features wie ClickUp Docs für das Wissensmanagement, benutzerdefinierten Dashboards für die KPI-Überwachung und Chats für die interne und externe Kommunikation stellen Sie sicher, dass alles nach Plan läuft.
Sie erhalten außerdem vorgefertigte Vorlagen, um die Beziehungen zu Ihren Kunden auf einfache Weise zu pflegen.
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