Google Drive hat über zwei Milliarden monatliche Nutzer, aber die Hälfte von ihnen hat Schwierigkeiten, den verfügbaren Speicherplatz nachhaltig und effizient zu nutzen.
Da dieser Drive-Speicherplatz auch Daten aus Google Fotos, Gmail, Tabellen, Präsentationen und mehr enthält, kann es sehr zeitaufwändig sein, deren Speicherorte und Größe zu ermitteln. Wenn Sie den Speicherplatzverbrauch nicht überwachen, müssen Sie für zusätzlichen Drive-Speicherplatz bezahlen.
In diesem Artikel erfahren Sie verschiedene Strategien, um Ihr Google Drive aufzuräumen und wertvollen Speicherplatz zu sparen. Wir führen Sie durch die einzelnen Schritte jeder Methode und zeigen Ihnen sogar einige großartige Alternativen zu Google Drive für Ihre digitalen Speicheranforderungen.
Bleiben Sie dran, und los geht's! 🎢
Ein Blick auf die Speicherverwaltung von Google Drive
Obwohl es mehrere Google Drive-Hacks gibt, sind Grundkenntnisse über die Speicherverwaltung auf dieser Cloud-Plattform unerlässlich.
Aber schauen wir uns zunächst einmal an, was Speicherplatz auf Google Drive belegt:
- Google Slides: Präsentationen, die in Google Slides erstellt oder gespeichert werden, werden auf Ihr Google Drive-Speicherplatzkontingent angerechnet. Einzelne Diashows benötigen zwar weniger Speicherplatz, aber umfangreiche Präsentationen können im Laufe der Zeit viel Speicherplatz beanspruchen
- Gmail: E-Mails, insbesondere solche mit großen Anhängen, belegen einen Großteil Ihres Speichers in Google Drive. Darüber hinaus werden Elemente in Ihren Spam- und Papierkorb-Ordnern weiterhin auf Ihr Kontingent angerechnet, bis sie endgültig gelöscht werden
- Google Docs: In Google Drive erstellte Dokumente belegen Speicherplatz, ebenso wie Dateien, die in Formaten wie .docx, .pdf und anderen hochgeladen werden. Durch regelmäßiges Bereinigen oder Konvertieren unnötiger Dateien können Sie Speicherplatz freigeben
- Google Fotos: Fotos und Videos, die in Google Fotos gespeichert sind, verwenden Speicherplatz von Google. Während Google Fotos zuvor kostenlosen unbegrenzten Speicherplatz für Bilder in hoher Qualität angeboten hat, hat sich diese Richtlinie im Juni 2021 geändert, und alle neuen Uploads werden auf Ihr Google Drive-Kontingent angerechnet
- Backup und Synchronisierung: Dateien und Ordner, die mit dem Google-Tool "Backup und Synchronisierung" von Ihrem Computer oder Ihren Mobilgeräten gesichert werden, belegen Speicherplatz in Google Drive. Dazu gehören Fotos, Videos und Dokumente von Ihren verbundenen Geräten
- WhatsApp: Wenn Sie Ihre WhatsApp-Chats einschließlich Mediendateien in Google Drive sichern, belegen diese Speicherplatz. Die Verwaltung dieser Backups kann eine effektive Strategie zur Optimierung Ihrer Google Drive-Nutzung sein
👀Notiz: Google Docs, Fotos, Videos, Tabellen, Präsentationen, Zeichnungen, Formulare und Jamboard-Dateien, die nach dem 1. Juni 2021 erstellt wurden, werden in Ihrem Speicher berechnet. Alle Dateien, die nach diesem Datum nicht geändert wurden, werden nicht in Ihrem Speicherplatz berechnet.
Informationen zu den Speicherverwaltungsrichtlinien von Google Drive
Google Drive verfügt über spezifische Richtlinien zur Speicherverwaltung, mit denen Benutzer ihren Speicherplatz effektiv optimieren und verwalten können. Hier sind einige wichtige Richtlinien und Vorgehensweisen:
- Speicherplatzzuweisung: Google stellt 15 GB kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung, der sich auf Google Drive, Gmail, Google Fotos und die erweiterten Tools von Google verteilt. Wenn Sie Ihr Limit von 15 GB Speicherplatz überschreiten und keinen Speicherplatz freigeben, kann Google nach einer entsprechenden Benachrichtigung Ihre Inhalte aus Gmail, Google Drive und Google Fotos löschen. Um dies zu vermeiden, können Sie über eine Google One-Mitgliedschaft zusätzlichen Speicherplatz erwerben
- Dateiaufbewahrung und -löschung: Elemente im Papierkorb werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Es ist wichtig, den Papierkorb regelmäßig zu leeren, um Speicherplatz freizugeben. Dateien, die für Sie freigegeben sind, werden nicht auf Ihren Speicherplatz angerechnet, es sei denn, Sie speichern eine Kopie in Ihrem Drive
- Speicher für hochauflösende Fotos: Google hat bisher kostenlosen unbegrenzten Speicher für hochauflösende Fotos angeboten, aber diese Richtlinie wurde im Juni 2021 geändert. Jetzt werden alle neuen Fotos und Videos auf Ihren Google Drive-Speicher angerechnet
- Tools zur Speicherverwaltung: Google Drive bietet mit " " einen integrierten Organizer, mit dem Sie Ihren Speicher löschen, sortieren und verwalten können. Im Google Workspace Marketplace finden Sie auch einen Duplikatsfinder für Drive
Das bringt uns zu der Frage: Wie können Sie Ihr Google Drive aufräumen?
Nun, das ist keine Raketenwissenschaft. Hier sind einige einfach umzusetzende Strategien, wie Sie Google Drive aufräumen können. 👇
10 effektive Möglichkeiten, Google Drive aufzuräumen
Hier sind 10 effektive Strategien, um Ihr Google Drive aufzuräumen und Speicherplatz freizugeben, ohne regelmäßig Geld ausgeben zu müssen:
1. Entfernen Sie alte Dateien und löschen Sie zuerst große Dateien
Diese Methode ist eine klassische Bereinigungsstrategie für die meisten Cloud-Speicherplattformen. Sie konzentriert sich darauf, alle Dateien und Ordner nach absteigender oder großer bis kleiner Dateigröße zu organisieren und dann diejenigen zu löschen, die den meisten Speicherplatz belegen.
So geht's:
Schritt 1: Öffnen Sie "Mein Drive"
Öffnen Sie Google Drive im Web oder in der Desktop-App und klicken Sie in der linken Menüleiste auf Mein Drive. So erhalten Sie Zugriff auf alle in Ihrem Drive gespeicherten Dateien.
Schritt 2: Klicken Sie auf den Pfeil für die umgekehrte Sortierreihenfolge
Klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben dem ausklappbaren Menü "Zuletzt geändert". Stellen Sie sicher, dass es nach oben zeigt, damit Ihre Dateien in der Reihenfolge vom ältesten zum neuesten Datum angezeigt werden.
Die Liste enthält eine Mischung aus Unterordnern, PDFs, Bildern, .xls- und Word-Dokumenten. Sehen Sie, welche Dateien die ältesten sind und welche zu den größten gehören, die Sie löschen möchten.
Schritt 3: Wählen Sie die Dateien aus, die Sie löschen möchten
Nachdem Sie eine Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte in der Ecke und dann auf In den Papierkorb verschieben, um die Datei zu löschen.
2. Fotos von Google Drive in Google Fotos verschieben
Automatische Backups von Fotos und Videos, die in Google Fotos gespeichert sind, verbrauchen enorm viel Speicherplatz auf Drive.
Das Speichern von Fotos und Videos in Google Drive in Originalqualität verbraucht mehr Speicherplatz. Wählen Sie stattdessen die Option "Speicherplatz sparen". Die Dateien werden mit einer geringfügig reduzierten Qualität gespeichert, sodass Sie mehr Medien speichern können.
So geht's:
Rufen Sie das Google Fotos-Dashboard auf Ihrem Desktop auf > klicken Sie oben rechts auf Einstellungen > Speicherplatz sparen.
Denken Sie daran, dass Google Fotos und Google Drive denselben Speicherpool von Google nutzen. Alle Fotos, die vor dem 1. Juni 2021 in hoher Qualität (jetzt als Speicherplatz sparend bezeichnet) hochgeladen wurden, werden jedoch nicht auf Ihr Google Drive-Speicherkontingent angerechnet.
3. Doppelte Dateien erkennen und löschen
Dateien mit einer oder mehreren Kopien sind eher versteckte Speicherfresser, die Ihren Speicherplatz in Google Drive belegen. Oft wissen Sie erst, wenn es zu spät ist, wo genau sie gespeichert sind.
Da diese Dateien ähnliche Namen haben, ist es außerdem schwierig, die richtige Version Ihres Dokuments zu finden.
Es gibt zwei super einfache Methoden, um doppelte Dateien zu entfernen.
Methode 1: Verwenden Sie das Suchfeld
Verwenden Sie die Suchleiste in Ihrem Google Drive, um "Kopie von" einzugeben
Sie sehen mehrere Dateien, die mit "Kopie von" beginnen. Beachten Sie, dass es sich bei diesen Dateien um Kopien des Originaldokuments handelt, das bereits in Drive gespeichert ist. Durch das Löschen dieser Dateien geben Sie Speicherplatz für unnötige Kopien frei.
Der größte Nachteil dieser Methode ist, dass sie manuell durchgeführt werden muss, und zwar nacheinander. Hier ist also eine andere Methode.
Methode 2: Verwenden Sie ein Tool zum Suchen von Duplikaten
Der Google Workspace Marketplace bietet Tools von Partnern zum Auffinden von Duplikaten, die mit Google Drive zusammenarbeiten. Diese Tools verwenden intelligente Technologien, um über Dateinamen hinaus zu scannen und versteckte Duplikate in jedem Format zu entfernen.
Filerev und DeDuplicate sind beliebte Programme zum Auffinden von Duplikaten in Google Drive. Es handelt sich um schnelle, ressourcenschonende und äußerst sichere Apps.
4. Leeren Sie den Papierkorb in Google Drive
Das Löschen von Dateien aus Ihrem Drive kann zwar Unordnung beseitigen, erhöht jedoch nicht Ihren Speicherplatz. Ja, Sie haben richtig gelesen!
Die meisten Benutzer wissen nicht, dass alle gelöschten Dateien weiterhin Speicherplatz in Google Drive belegen. Sehen wir uns an, wie Sie den Papierkorb in Google Drive leeren können.
Schritt 1: Rufen Sie den Papierkorb auf
Klicken Sie in der linken Navigationsleiste Ihres Google Drive auf Papierkorb.
Schritt 2: Dateien auswählen und löschen
Wählen Sie einzelne Dateien aus oder löschen Sie einfach den gesamten Papierkorb, indem Sie auf "Papierkorb leeren" klicken
Hier ist ein kurzes Video, das den Vorgang zeigt. 👇
Video-Anleitung:
5. Gmail-Speicher verwalten
All diese Newsletter, Werbe-E-Mails und zusätzlichen Nachrichten in Ihrem Gmail-Posteingang belegen Speicherplatz in Google Drive. Um alle unnötigen E-Mails zu organisieren, können Sie die Suchleiste in Gmail und Filter wie "Beschreibung", "Von", "An", "Anhang", "Datum", "Ungelesen" usw. verwenden.
Ich empfehle Ihnen, E-Mails zu löschen, die:
- Stammt aus dem Jahr 2019 und älter
- Größe über 15 MB
- Fügen Sie organisatorische Aktualisierungen mit Standard-Betreffzeilen hinzu
Sobald Sie diese E-Mails löschen, werden sie in Ihren Papierkorb verschoben. Denken Sie daran, sie aus Ihrem Papierkorb zu löschen, um sofort Speicherplatz freizugeben, oder warten Sie, bis Google sie nach 30 Tagen automatisch löscht.
Die andere Möglichkeit besteht darin, Tools zur Verwaltung des Posteingangs zu verwenden, um diese Gmail-Bereinigung routinemäßig durchzuführen. Wenn Sie wenig Zeit haben und eine nachhaltige Langzeitlösung benötigen, sollten Sie sich Gmail-Hacks ansehen, um diesen Prozess regelmäßig zu automatisieren.
6. Nicht verwendete Dateien bereinigen
Sie laden Dateien herunter oder erstellen sie, und dann ... puff! Sie verschwinden in den Untiefen Ihres Drive und sind nie wieder zu finden. Die Wahrheit ist: Wenn Sie sie eine Weile nicht geöffnet haben, brauchen Sie sie wahrscheinlich nicht mehr. 🤔
Aber hey, das Löschen von Dateien kann sich wie eine lästige Pflicht anfühlen. Hier ist eine superschnelle Methode, um ungenutzte Dateien ohne großen Aufwand zu bereinigen 👇
Schritt 1: Klicken Sie auf "Erweiterte Suche"
Klicken Sie auf die Suchleiste und dann auf die Schaltfläche Erweiterte Suche im Google Drive-Dashboard.
Schritt 2: Verwenden Sie die Filter
Auf dem nächsten Bildschirm können Sie den Dateityp, den Eigentümer, die enthaltenen Wörter, den Speicherort und weitere Suchfelder auswählen. Hier ein Ausschnitt:
Sehen wir uns nun an, was Sie in diese Felder eingeben müssen, um nur ungenutzte Dateien anzuzeigen, die Speicherplatz auf Drive belegen.
Klicken Sie zunächst auf die Dropdown-Schaltfläche der Registerkarte "Eigentümer" und wählen Sie "Mir gehört"
Die Sache ist die:
- Wenn Sie der Eigentümer der Datei sind, können Personen, für die Sie sie freigegeben haben, eine Kopie erstellen
- Wenn Sie nicht der Eigentümer der Datei sind, wird die Datei durch das Entfernen aus Ihrem Drive nur für Sie gelöscht
Geben Sie in diesem Fall ebenfalls "Untitled" in das Feld "Enthält die Wörter" ein. Denn wenn eine Datei unvollständig und ungenutzt ist, speichern Sie sie in 90 % der Fälle ohne einen eigenen Titel, sodass Google sie mit dem Standard-Tag "Untitled" speichert.
Wählen Sie anschließend weitere Parameter wie Speicherort und Änderungsdatum aus und klicken Sie auf Suchen.
Schritt 3: Löschen Sie nicht verwendete Dateien
Wenn Sie solche unbenannten Dateien finden, gehen Sie wie folgt vor.
Wählen Sie eine Datei aus, drücken Sie Strg+A, um alle Dateien auszuwählen, und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol in der temporären Symbolleiste, um nicht verwendete Dateien zu löschen.
7. Freigegebene Dateien in Google Drive verwalten
Die Dateien, die Sie für andere freigeben, werden auf Ihrem Google Drive-Speicherplatz angerechnet. Dateien, die von anderen freigegeben wurden, belegen hingegen keinen Speicherplatz.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Für mich freigegeben", um alle für Sie freigegebenen Dateien anzuzeigen.
Sie können die Dateigröße und Relevanz überprüfen, um festzustellen, welche Dateien entfernt werden können. Vergessen Sie nicht, große Dateien zu löschen, die Sie nicht mehr benötigen.
👀Notiz: Google Drive verschiebt verdächtige Dateien, die für Sie freigegeben wurden, automatisch in den Spam-Ordner. Sie können Spam weiterhin selbst melden
8. PDF-Dateien in Google Docs konvertieren
PDF-Dateien auf Ihrem Google Drive belegen weitaus mehr Speicherplatz als Google Doc-Dateien. Sie können dies mit zwei ähnlichen Dateien testen, eine im Word- und die andere im PDF-Format. Wir haben es ausprobiert, und was glauben Sie?
Während die Größe der Google Doc-Datei 12 KB betrug, stieg sie bei der Speicherung als PDF-Datei auf 91 KB.
So können Sie Speicherplatz sparen, indem Sie PDF-Dateien in Google Docs konvertieren. 👇
Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei > Öffnen mit > Google Docs.
Sobald Sie die Datei in Google Docs öffnen, wird sie auf Ihrem Laufwerk gespeichert. Sie können nun die PDF-Version entfernen, um enorme KB an Speicherplatz zurückzugewinnen.
Denken Sie daran, dass die Konvertierung einiger Word-Dateien in eine der vielen Vorlagen von Google Docs das Dokument nützlicher und kleiner machen kann.
9. Komprimieren Sie größere Dateien vor dem Hochladen
Das Komprimieren größerer Dateien kann in Ihrem Dateiverwaltungsprozess eine zusätzliche Minute in Anspruch nehmen, aber Sie sparen wertvollen Speicherplatz.
Erwägen Sie die Verwendung von Komprimierungstools, um größere hochauflösende Bilder und Videos in kleinere Dateien zu komprimieren, bevor Sie sie auf Drive hochladen.
- Wenn Sie Mac-Benutzer sind, sollten Sie die App Automater in Betracht ziehen, um kostenlos eine App zum Komprimieren von Dateien zu erstellen
- Für Windows gibt es unter anderem die Komprimierungstools WinZip, 7-Zip und WinRAR
👀Notiz: Sie müssen sie auf Ihrem lokalen Computer komprimieren, da diese Tools keine Cloud-Funktion haben.
10. Konvertieren Sie PowerPoint- und Excel-Dateien in Google Slides und Sheets
Native Google Suite-Tools wie Slides und Sheets benötigen weniger Speicherplatz als herkömmliche Microsoft Word- oder PowerPoint-Dateien.
Neben der Einsparung von Speicherplatz profitieren Sie von Features für die Zusammenarbeit in Echtzeit, automatischer Speicherung und Versionskontrolle. Diese Dateien sind außerdem von jedem Gerät mit Internetverbindung ohne spezielle Softwareinstallation leicht zugänglich.
Schritt 1: Laden Sie die PowerPoint-Datei hoch
Öffnen Sie Ihr Google Drive > klicken Sie auf Neu > Datei hochladen. Wählen Sie die PowerPoint-Datei (.pptx) aus, die Sie hochladen möchten.
Schritt 2: In Google Slides konvertieren
Klicken Sie nach dem Hochladen mit der rechten Maustaste auf die PowerPoint-Datei in Google Drive und wählen Sie Öffnen mit. Wählen Sie die Option Google Slides, um eine automatische Konvertierung durchzuführen.
Sie können diese neue Datei als Google Slides-Präsentation speichern und die andere Version löschen.
💡Tipp: Mit der Batch-Konvertierungsfunktion von Google Apps Scripts können Sie mehrere Dateien (PowerPoint und Excel) in die nativen Formate von Google konvertieren.
Alternativen zu Google Drive für digitalen Speicher
Google Drive ist eine bewährte Cloud-Speicherlösung für Privatpersonen und Unternehmen, aber es ist nicht der einzige Anbieter auf dem Markt.
Was den digitalen Speicher betrifft, gehören iCloud, OneDrive for Business und Dropbox Business zu den besten Alternativen zu Google Drive.
- iCloud ist ein Muss für Apple-Benutzer
- OneDrive for Business eignet sich am besten für Unternehmen, die Microsoft Office-Apps verwenden
- Dropbox Business eignet sich dank seiner nahtlosen Software zum Freigeben von Dateien, seiner Funktionen für die Zusammenarbeit und seiner Sicherheitsfeatures besonders für Teams
Ich habe eine Vergleichstabelle der gängigen Alternativen zu Google Drive erstellt:
| Feature | Google Drive | iCloud | OneDrive for Business | Dropbox Business |
| Speicher | 15 GB kostenlos, bis zu 10+ TB kostenpflichtig | 5 GB kostenlos, bis zu 10+ TB kostenpflichtig | 5 GB kostenlos, bis zu 20+ TB kostenpflichtig | 2 GB kostenlos, bis zu 15 + TB kostenpflichtig |
| Barrierefreiheit | Web-, Mobil- und Desktop-Apps | Apple-Gerät, Web, Windows | Web-, Mobil- und Desktop-Apps | Web-, Mobil- und Desktop-Apps |
| Freemium | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Tools für die Zusammenarbeit | Google Workspace-Integration | Integration in das Apple-Ökosystem | Integration mit Microsoft Office-Apps | Einfaches Freigeben von Dateien und Zusammenarbeit im Team |
| Dateien freigeben | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Sicherheit | 2FA (zweistufige Authentifizierung), Zero-Knowledge-Verschlüsselung | 2FA (zweistufige Authentifizierung), AES-256-Verschlüsselung | 2FA (zweistufige Authentifizierung), AES-256-Verschlüsselung, erweiterte Kontrollen | 2FA (zweistufige Authentifizierung), AES-256-Verschlüsselung |
Eine weitere getestete Alternative zu Google Workspace und Google Drive ist ClickUp.
ClickUp ist bekannt für sein End-to-End-Projektmanagement. Die meisten Menschen wissen jedoch nicht, dass seine Speicherverwaltungsfunktionen ideal für die Zusammenarbeit und Cloud-Speicherung sind.
Der integrierte Dokumentenspeicher, die Dateifreigabe und die Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit machen ClickUp zu einer All-in-One-Lösung für digitale Teams.
Am wichtigsten ist jedoch, dass kostenlose Pläne zwar 100 MB Speicher bieten, alle kostenpflichtigen Pläne jedoch unbegrenzten Speicher bieten. Sie können auch Dateien aus Tools von Drittanbietern wie Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive/SharePoint und Box an Aufgaben anhängen.
Mit der Google Drive-Integration von ClickUp können Sie persönliche und Team-Laufwerke direkt von der Plattform aus scannen. Dateien aus Ihrem Google Drive werden wie alle anderen Anhänge in ClickUp verarbeitet und in der Vorschau angezeigt.
Alle Ihre in ClickUp erstellten Tabellen, Präsentationen und Dokumente werden automatisch in Google Drive gespeichert. Starten Sie mit 7 $/Monat und arbeiten Sie mit mehreren Cloud-Apps, unbegrenztem Speicher und über 50 vollständig konfigurierbaren Features zusammen.
Mit dem Feature "Universal Search" von ClickUp können Sie in Ihrem ClickUp-Workspace nach Dateien auf Google Drive suchen. Dazu gehören Dateien, die von Ihnen, Mitgliedern Ihres Teams oder externen Mitarbeitern erstellt wurden.
Da das Feature "Universal Search" über Ihren Desktop, das Command-Center und die globale Aktionsleiste verfügbar ist, profitieren Sie von einer schnellen Such- und Abruffunktion. ⚡
Unabhängig davon, ob Ihr Tech-Stack GitHub, Slack, HubSpot oder Confluence umfasst, macht die Integration von ClickUp mit über 20 häufig verwendeten Cloud-Apps 99 % Ihrer Dateien durchsuchbar – und das mit nur einem Fingertipp.
Sie können alle Daten, die in isolierten Systemen gespeichert sind, für Ihre Teams leicht zugänglich machen. Sie können benutzerdefinierte Suchbefehle hinzufügen, um Ihre ClickUp-Suchergebnisse weiter zu personalisieren.
ClickUp Docs ist eine weitaus bessere Alternative zu Google Docs. Es verfügt über Funktionen zur Dokumentenverwaltung, mit denen Benutzer Dokumente innerhalb der Plattform erstellen, bearbeiten und freigeben können.
Sie können KI auch in Google Docs verwenden. ClickUp Docs lässt sich auch in ClickUp Brain, die proprietäre KI-Lösung des Unternehmens, integrieren.
Verknüpfen Sie Ihre Dokumente mit ClickUp-Aufgaben, um Kommentare hinzuzufügen und auf aufgabenspezifische Chat- und Aktivitätsfenster zuzugreifen. Dank dieser Kompatibilität zwischen den Features können Sie alle relevanten Daten zentralisieren und leicht abrufen.
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Die Pflege Ihres Drive kann Ihre Produktivität auf Cloud-Plattformen revolutionieren, von weniger Verzögerungen bis hin zu schnelleren Suchergebnissen und besser zugänglichen Ordnern.
Die Google Drive-Integration von ClickUp hilft Ihnen dabei, Dateien und Ordner zu organisieren, ohne sich Gedanken über Speicherplatz machen zu müssen, und die Projektmanagement-Features sind eine hervorragende Ergänzung für Ihren Google Drive-Workspace.
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